15 Tipps für Mitarbeiterführung & Taskmanagement im Ingenieurbüro

Sich selbst zu organisieren ist schwierig. Andere zu organisieren, noch ungleich schwieriger. Dazu brauchen Sie kein Marketing, um das zu wissen. Diese Kompetenz müssen sich viele Projektleiter erst aneignen, besonders wenn sie noch ganz frisch in der neuen Sandwichposition sind. Auftraggeber, Führungspositionen/Geschäftsführer, interne und externe Mitarbeiter haben ihre ganz eigenen Bedürfnisse, für die es Know-how braucht.

Fehlen dem Projektleiter die nötigen Skills und Methoden, ist zumeist auch der größte Enthusiasmus nicht mehr ausreichend. Es kommt zu Problemen und Zuständigkeiten sind unklar, sodass Aufgaben und Inhalte des Projekts doppelt oder gar nicht erledigt werden.

Im Geschäftsalltag garantieren Mitarbeiterführung und Taskmanagement ein erfolgreiches Projektmanagement. Digitale Business Lösungen unterstützen Projektleiter maßgeblich beim Projektcontrolling, bei der Koordination der Mitarbeiter und der Steuerung durch alle Projektphasen. Im folgenden Artikel gehe ich auf diese Themen nun genauer ein.

Herausforderungen eines Projektleiters

Gerade am Beginn eines neuen Projekts fehlen häufig Daten und Zahlen, sodass der Projektstart immer wieder ohne eine nachhaltige Ressourcen- und Kapazitätsplanung erfolgt. Immerhin gibt es einen klaren Zeitplan und der Kunde will in der Folge lieber heute statt morgen Ergebnisse sehen.  

Die Leitung eines Projekts bringt neben technischen Aufgaben auch eine Reihe von organisatorischen und administrativen Herausforderungen mit sich. Technische Kompetenz als Führungskraft ist jedoch nicht gleichbedeutend mit Führungskompetenz. Leadership, also das Arbeiten am System, will ebenso gelernt sein, wie Management, das Arbeiten im System. Diesen Aspekt unterschätzen auch Arbeitgeber gerne, wenn Sie Ihren besten Techniker stolz zum Projektleiter ernennen, ohne ihm die notwendigen Schulungen für gute Mitarbeiterführung aus der Sandwichposition zuteil werden zu lassen.

Mitarbeiterführung Definition

Den korrekten Ton zu treffen, um Leistung des Mitarbeiters hervorzurufen, ist ein geflügeltes Sprichwort. Und tatsächlich kommt alles auf das Know-how über das angemessene Verhalten des Chefs in der Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern an. Von der Definition her, beeinflussen Führungskräfte über die Mitarbeiterführung direkt die Leistungen der Mitarbeiter. Das dahinterstehende Kredo ist, dass Vorgesetzte motivierend führen sollen, um den Erfolg der Arbeit wechselseitig zu garantieren.

Führung mit Qualität will gelernt sein...

Nicht immer ist die Position und der Aufgabenbereich des Projektleiters im Ingenieurbüro den Leuten gegenüber klar definiert. An einem Tag wird sie mit der Position des Büroleiters verwechselt, am nächsten Tag mit der Rolle der Kummerkastentante in der Gruppe. Auch fehlt es häufig am notwendigen Dialog, beispielsweise wenn die Projektleitung zu spät in Vertrags- und Kalkulationsthemen mit einbezogen wird. 

Im Projekt soll der Projektleiter zwar als integrale Aufgabe die Führungsrolle übernehmen, ein autoritärer Führungsstil als Vorgesetzter ist aber in den meisten Situationen ebenfalls fehl am Platz. Im Verhalten ziehen Fehler wie mangelnde oder übertriebene Mitarbeiterführung Verzögerungen, Missverständnisse und weitere Probleme wie einen langen Rattenschwanz nach sich. 

...und verlangt nach Qualifikation des Teams

Um die Anforderungen der einzelnen Projekte erfüllen zu können, benötigt der Projektleiter ein Team mit passenden Qualifikationen für die Zusammenarbeit. In Zeiten von Fachkräftemangel ist das auch in Ingenieurbüros nur selten der Fall, sodass es gute Alternativen und Lösungen braucht, zum Beispiel ein starkes Subunternehmer Management.

Essentiell für ein erfolgreiches Projekt ist auch das richtige Timing. Den Mitarbeitern des Unternehmens sämtliche Aufgaben zur richtigen Zeit zuzuteilen, stellt eine permanente Herausforderung für den Projektleiter dar. 

Diesen und anderen Herausforderungen müssen sich Projektleiter im täglichen Projektgeschäft als Thema stellen. In Bezug auf Mitarbeiterführung und Taskmanagement haben sich daher folgende 15 Tipps bewährt:

Erfolgreiche Mitarbeiterführung: Tipps für die gute Führungskraft

• Tipp 1: Self-Leadership
  Ein guter erster Schritt ist der Self-Leadership Ansatz: sich selbst im Vertrauen auf die eigenen Kompetenzen in die gewünschte Richtung zu lenken, um damit die definierten Ziele zu erreichen.

• Tipp 2: Jour fixe & regelmäßige Meetings
  Zeit, die im Unternehmen gut investiert ist: Einmal pro Woche wird über den Projektstatus berichtet und Projektrisiken erörtert, die Arbeitsaufteilung festgelegt und mögliche Maßnahmen zur Gegensteuerung beschlossen.

• Tipp 3: Strukturiert & unstrukturiert
  Strukturierte Aufgabenzuteilung (nach der Wasserfall-Methode) ist nötig, um alle relevanten Tasks abzudecken. Genauso wichtig ist es aber, die Voraussetzungen zu schaffen, um agiles Arbeiten im Betrieb zu ermöglichen.

• Tipp 4: Mitarbeitermotivation
  Motivation ist ein Unternehmenswert, der viel Pflege braucht. Fingerspitzengefühl bei der Mitarbeiterführung ist dabei unerlässlich. Das heißt: Ressourcen freischaufeln für die menschliche Komponente, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.

• Tipp 5: Leadership lernen
  Führungskompetenz ist harte Arbeit. Doch die erforderlichen Skills für Projektleiter lassen sich in Phasen der Entwicklung erlernen und vertiefen.

• Tipp 6: Sinn kommunizieren
  Akzeptanz und intrinsische Motivation steigen, wenn Hintergründe im Umgang mit den Mitarbeitern transparent gemacht werden und das große Ganze im Blick bleibt.

• Tipp 7: Eigenverantwortung der Arbeitnehmer fördern
  Dazu braucht es Vertrauen aber auch das Verteilen von Entscheidungsmacht innerhalb der Unternehmenskultur, damit Entscheidungen auch tatsächlich getroffen werden, wenn sie nötig sind.

• Tipp 8: Coaching
  Der Projektleiter als Coach und Sparringpartner ist besonders für unerfahrene Mitarbeiter wichtig. Denn sie brauchen die Unterstützung und Anleitung der Führungskräfte, um in ihre Aufgaben hineinwachsen zu können.

• Tipp 9: Ziele klar formulieren und kommunizieren
  Nach der SMART-Formel sollen Ziele spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und mit einem Enddatum versehen, also terminiert sein. Auf diese Weise kennen alle Beteiligten ihre Aufgaben, Ziele und Zuständigkeiten.

Zusätzliche Tipps für erfolgreiches Taskmanagement

• Tipp 10: Arbeitspakete schnüren und delegieren
  Ist sich der Projektleiter bewusst, welche Arbeitspakete anfallen, lassen sich Einzelaufgaben herausarbeiten und an die Angestellten verteilen.

• Tipp 11: Zuständigkeiten klar regeln
  Konflikte und Missverständnisse lassen sich auf diese Weise vorbeugen, während die Betroffenen sich im Gegenteil ihrer Verantwortung nicht entziehen können.

• Tipp 12: Deadlines & Prioritäten festlegen
  Ausreichend Zeitpuffer, die Einhaltung von Endterminen und die Priorisierung einzelner Tasks reduzieren im Team die Gefahr, sich in zeitaufwändigen Nebenschauplätzen zu verlieren.

• Tipp 13: Abhängigkeiten identifizieren
  Aufgaben, von denen der nachfolgende Erfolg abhängt, müssen prioritär erledigt werden, damit diese nicht blockiert werden. Das muss ein selbstverständlicher Teil der Arbeitsweise sein.

• Tipp 14: Raum für Kommunikation schaffen
  Meetings und der Einsatz moderner Kommunikationskanäle über die Abteilung hinaus fördern den Informationsfluss des Unternehmens.

• Tipp 15: Laufende Validierung implementieren
  Projekte lassen sich als Chef mithilfe eines einheitlichen, integrierten Systems für das Projekt- und Datenmanagement flexibler planen und bewerten.

Wie die Business Lösung ingo365 Projektleiter bei Mitarbeiterführung & Taskmanagement unterstützt

Eine zentrale Business Lösung wie ingo365 kann in mehrfacher Hinsicht die Leistungen in der Projektabwicklung maßgeblich verbessern:

• Als integriertes System für das Projekt- und Datenmanagement liefert es den Führungskräften verlässliche Zahlen für die Planung und Kontrolle von Zeit-, Personal- oder Sachressourcen sowie eine professionelle Angebotslegung.

• Bereits in frühen Projektphasen lässt sich der Bedarf feststellen sowie Kapazitäten und Rollen den einzelnen Mitarbeitern zuweisen.

• Teilaufträge und geplante Zeiten der Mitarbeiter werden in Echtzeit rückgemeldet und ausgewertet, sodass aktuelle Soll-Ist-Vergleiche keine Fragen übrig lassen.

• Die transparente und eigenständige Zeiterfassung ermöglichen eine wertschätzende und vertrauensvolle Mitarbeiterführung quer durch alle Positionen.

• Da Abweichungen vom Zeitbudget auf einfache Weise festgestellt werden, behalten Projektleiter jederzeit den Überblick über alle Fertigstellungsgrade. Das ermöglicht Input für die Entscheidung.

• Aussagekräftige Visualisierungen der Aufgaben lassen sich problemlos erstellen, sodass das Taskmanagement im Unternehmen effizient gestaltet werden kann.

• Anstehende und erledigte Aufgaben sind zu jedem Zeitpunkt von jedem Ort und jedem Gerät aus einsehbar, sodass alle Projektbeteiligten sich nahtlos informieren und konkret agieren können.

Fazit: Mitarbeiterführung & Taskmanagement im Planungsbüro verbessern

Je klarer die Aufgabenstellungen definiert sind, desto flexibler können Mitarbeiter ihre eigenen Tasks planen sowie ausführen. Informierte Mitarbeiter sind außerdem motivierter und engagierter, Aufgaben eigenverantwortlich und zufriedenstellend zu erledigen. Moderne Mitarbeiterführung und Taskmanagement sind Kompetenzen, die sich erlernen lassen.

Führen kann ein jeder, aber das Ziel muss die optimale Kommunikation im Team sein. Unterstützt durch eine moderne Business Lösung, die das Projektmanagement intelligent digitalisiert und automatisiert, heben Projektleiter das Planungsbüro der Zukunft auf ganz neue Ebenen. 

Möchten Sie mehr über erfolgreiches Projekt- & Büromanagement im Ingenieurbüro  erfahren?

Dann laden Sie sich gleich unser kostenloses Whitepaper herunter.

Tipps zur Mitarbeiterführung FAQ