Wie New Work und Modern Workplace die Arbeitswelt disruptieren

Die Entwicklungen digitaler Technologien und des Modern Workplace schreiten in vielen Branchen rasant voran. Doch in der Baubranche, in Ingenieurbüros und Architekturbüros fällt die Digitalisierung eher schleppend aus. So erhielt etwa das Baugewerbe im Digitalisierungsindex 2021/2022¹ gerade einmal 53 von 100 möglichen Punkten. Und liegt damit weit hinter anderen Branchen im deutschen Mittelstand.

Viele Unternehmen haben durch die herausfordernde SARS-CoV-2-Situation nach einfachen Arbeitsplatz-Lösungen gesucht, um ihre Mitarbeiter schnell und kostengünstig aus dem Home-Office in laufende Projekte einzubeziehen. In den meisten Fällen ist hier direkt die Wahl auf Microsoft Teams gefallen. Dies wurde dann oft nach bestem Wissen, jedoch ohne umfassende Planung, eingeführt. Nach gut 3 Jahren, stellen viele Unternehmen fest, dass die fehlende Organisation sie nun vor Herausforderungen stellt.

Sowohl im Hinblick auf Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit als auch auf Compliance und Datensicherheit besteht deutliches Optimierungspotential.  Denn der Aufbau einer modernen, digitalisierten und effizienten Arbeitsumgebung mit einer zentralen Business Software spart Planungsbüros langfristig Zeit und Kosten. Im folgenden Beitrag werde ich mich mit den Chancen, die sich aus den neuen Arbeitswelten für Planungsbüros ergeben, befassen.

Was das New Work-Konzept auszeichnet

Das New Work-Konzept sollte grundsätzlich aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden. Meist wird der eigentliche Arbeitsplatz der Beschäftigten in den Fokus genommen. So soll ein New Work-Konzept in Bezug auf den Arbeitsort, die größtmögliche Flexibilität erlauben. Wenn Mitarbeitenden eine freie Wahl ihres Arbeitsplatzes ermöglicht werden soll, erfordert dies bestimmte technische Voraussetzungen der eingesetzten Hard- wie auch Software. Aber auch erhöhte Anforderungen der IT-Infrastruktur bezüglich der Einhaltung von Datensicherheits- und Compliance-Vorgaben.

Zusammenfassend setzt sich das New Work-Konzept das Ziel, keine spürbaren Unterschiede zwischen einem Arbeitsplatz im Büro und einem mobilen Arbeitsplatz aufzuzeigen.

Definition von Modern Workplace

Der Modern Workplace ist ein Baustein des New Work-Konzeptes. Was viele Unternehmen aber auch Mitarbeiter gerne übersehen: auch am Modern Digital Workplace gibt es Anforderungen in Bezug auf Arbeitssicherheit und Ausstattungen. Einige denken dabei oft an Dinge wie “Arbeiten am Baggersee” oder “Work and Travel”.

Grundsätzlich ist hierzu auch nichts einzuwenden, wenn hierdurch der Mitarbeitende keine Schäden erleidet, die auf dieses Arbeitsumfeld zurückzuführen sind. 8 Stunden in einer Hängematte zu arbeiten, ist vermutlich weder effizient noch aus ergonomischen Gesichtspunkten zu empfehlen.

Herausforderung durch Arbeitsplätze der Zukunft für Ingenieure und Architekten

Letztlich hat der Digitalisierungsschub und die Verheißungen durch Künstliche Intelligenz auch vor den Türen der Ingenieur- und Architekturbüros nicht Halt gemacht.  Doch der moderne Arbeitsplatz hält zahlreiche Herausforderungen bereit, die nicht nur diese Berufsgruppen meistern müssen: 

• Weniger direkte Kommunikation
  Vor dem digitalen Zeitalter hat die Kommunikation innerhalb eines Projekts vor allem direkt und physisch stattgefunden. Dadurch konnten kurze Fragen und Missverständnisse im Arbeitsumfeld schnell geklärt werden. Mit zunehmender Bedeutung der Remote Work ändern sich Kommunikationswege zwischen den einzelnen Stakeholdern und diese werden zunehmend durch digitale Kanäle ersetzt. Ingenieure und Architekten müssen sich daher mit der Frage beschäftigen, wie eine effiziente Kommunikationsstruktur den reibungslosen Informationsfluss gewährleisten kann. 

• Wachsende Informationsflut
  Eine der größten Herausforderungen des Modern Workplace ist die Flut an Informationen. Verschiedene Fachbereiche, Partner und Auftraggeber sind zur selben Zeit in ein und dasselbe Projekt involviert. Strukturprobleme sind so geradezu vorprogrammiert: In welcher Art und Weise muss intelligentes und effizientes Datenmanagement gestaltet sein, um der wachsenden Informationsflut Herr zu werden?

• Steigende Gefahr durch Cyber-Angriffe
  Mit der wachsenden Bedeutung digitaler Infrastrukturen für Wirtschaft und Gesellschaft steigt auch die Zahl der Cyberangriffe. Diese bedingen einerseits hohe Kosten, andererseits aber auch einen Imageverlust für das Unternehmen. Im Hinblick auf die Sicherheit sensibler Kundendaten müssen Ingenieurbüros also ein nachhaltiges IT Security Konzept entwickeln und etablieren.

• Zunehmende Erwartungen von Mitarbeitern
  Auch im Hinblick auf die Personalgewinnung sehen sich Ingenieurbüros mit wachsenden Herausforderungen konfrontiert. Die Mitarbeitenden erwarten im Berufsalltag denselben Komfort, den sie als Menschen aus dem privaten Leben kennen. Das ergab beispielsweise die Microsoft Studie "Digitalisierung für alle". Hiernach denken 51 % der befragten Mitarbeiter, dass der Einsatz digitaler Technologien sich positiv auf Ihre eigene Work-Life-Balance auswirkt. Der Faktor Mensch zählt mehr denn je.

• Effizienz sicherstellen
  Die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen am Modern Workplace wird für Ingenieure und Architekten schnell zum Effizienzproblem. Denn ohne eine einheitliche Business Software kostet das Ablegen, Finden und Suchen von Dokumenten viel Zeit und Nerven bei der Arbeit. Damit einher gehen Auswirkungen wie ineffiziente Prozesse und höhere Kosten. Die Ressourcen- und Kapazitätsplanung, aber auch die Liquiditätsplanung werden so zum absoluten Effizienz-Killer.

• Qualitätsmanagement & Compliance aufrechterhalten
  Der Erhalt der ISO-Zertifizierung für das Qualitätsmanagement setzt ein hohes Maß an Standardisierung voraus, was in einer gewachsenen Infrastruktur herausfordernd sein kann. Planungsbüros sollten daher ein zentrales Datenmanagement in Betracht ziehen, um Dateien richtig und einheitlich abzuspeichern.

• Digitalisierung von Geschäftsreisen und Meetings
  Die Pandemie, der Klimaschutz und der Kostenfaktor haben zur Folge, dass immer mehr Meetings online (beispielsweise über Social Collaboration Tools) stattfinden. Die Herausforderung am digitalen Arbeitsplatz von morgen wird in der Entscheidung liegen, welche Geschäftstermine physisch und welche virtuell ablaufen können. Zudem brauchen Ingenieur- und Architekturbüros gute Lösungen für strukturelle Fragen, um beispielsweise die Stechuhr durch eine digitale SaaS-Zeiterfassung zu ersetzen.

• Realistische Kalkulation nach Aufwand
  Ingenieurbüros kalkulieren Ihre Preise nach Aufwand, wodurch in einer zerfaserten digitalen Infrastruktur viel Zeit und Ressourcen verloren gehen. Denn die zugrundeliegenden Daten müssen vollständig und aktuell sein sowie mit Blick auf vergangene Projekte wertvolle Einblicke für Preis- und Leistungsanpassungen zulassen.

7 Tipps, um am Digital Workplace Zeit und Kosten zu sparen

1. Best-of-Suite-Lösung wählen

Ingenieurbüros und Architekten stehen grundsätzlich zwei Wege offen, um Unternehmensstrukturen und -prozesse zu digitalisieren. Beim Best-of-Suite-Ansatz vereint eine einzige digitale Lösung basierend auf einem zentralen Datensatz über intelligente Schnittstellen alle relevanten Tools. Im Gegensatz zu einer Best-of-Breed-Umgebung, in der viele verschiedene Programme zum Einsatz kommen, lassen sich mit einer zentralen Unternehmenssoftware Kosten und Zeit sparen.

2. Effizienz steigern

Die Deckungsbeiträge für Ingenieure sinken seit einigen Jahren. Da der Umsatz sich nicht beliebig steigern lässt, müssen Prozesse effizienter gestaltet werden, um so Kosten und Zeit sparen zu können. Process Mining, modernes Büromanagement und einheitliche digitale Lösungen helfen dabei, Arbeitsabläufe in den Organisationen besser zu verzahnen und einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.

3. Unterschiedliche Arbeitsweisen vereinen

In Planungsbüros treffen zwei Welten aufeinander: die der strukturierten Arbeitsweisen, etwa in standardisierten Prozessen, und die der unstrukturierten Arbeitsweisen, beispielsweise in der spontanen Kommunikation oder freien Kreativarbeit. Am Modern Workplace müssen beide Welten auch über größere Distanzen hinweg gewinnbringend miteinander vereint werden. Zum Beispiel durch bewährte Office-Anwendungen oder mehrere kleinere Büros statt eines großen Headquarters.

4. Systematische Ressourcenplanung etablieren

Mit der zunehmenden Komplexität der Zusammenarbeit und internen Kommunikation wächst der Bedarf nach einer systematischen Ressourcenplanung. Diese stellte aufgrund langjähriger und vielschichtiger Projekte bereits vorher eine Herausforderung für Ingenieure und Architekten dar. Cloud Services bestechen dabei durch ihr Potential. In einer zentralen ERP-Software, wie ingo365, laufen alle Daten in Echtzeit zusammen, während automatisierte Reportings erstellt werden können. Auf dieser Basis sparen sich Projektleiter und Büromanager viel Zeit und Kosten bei der Planung sämtlicher Kapazitäten und Ressourcen.

5. Daten analysieren und bessere Entscheidungen treffen

Durch die Digitalisierung stehen Ihnen heute umfangreiche Daten über Märkte, Kunden und interne Prozesse zur Verfügung. Ausführliche Datenanalysen lassen sich mithilfe passender Tools mit geringem Aufwand durchführen. Damit lassen sich Optimierungspotenziale identifizieren, Prozesse am Modern Workplace effizienter gestalten sowie datenbasierte Entscheidungen treffen, welche die Performance im Unternehmen steigern.

6. Mut zum Wandel

Viele Ingenieurbüros und Architekten scheuen sich davor, eine gewachsene Infrastruktur und Arbeitsweise durch eine neue, einheitliche Lösung zu ersetzen. Einerseits fürchten sie einen hohen Zeit- und Kostenaufwand, andererseits ein aufwendiges Onboarding für alle Mitarbeiter im Modern Office. Die Entscheidung wird maßgeblich erleichtert, indem Sie die Implementierungskosten ins Verhältnis zu den Zeit- und Kostenersparnissen setzen, die eine einheitliche ERP-Lösung langfristig bietet.

7. Kundendaten schützen und Cyber-Angriffe verhindern

Um ein sicheres Datenmanagement und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen im Planungsbüro zu gewährleisten, brauchen diese ein durchdachtes und nachhaltiges IT Security Konzept. Hierzu zählen unter anderem die Wahl von Business Lösungen und Cloud-Anbietern mit hohen Standards in der IT-Sicherheit, regelmäßige Penetrationstests sowie Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter.

Beispiele für die proaktive Gestaltung durch Collaboration-Tools

Tools für den Arbeitsplatz der Zukunft sind schon längst keine x-beliebigen Trends mehr. Sie verändern die Form der Zusammenarbeit und bieten zahlreiche Vorteile für die Belegschaft und Führungskräfte. Im Folgenden beziehe ich mich dabei auf die bekanntesten aus der Microsoft 365/Office 365-Welt:

• Microsoft Teams

Microsoft Teams ist die zentrale Anlaufstelle für das Thema Collaboration am Modern Workplace. Zu Beginn der Coronapandemie wurde Teams vor allem für Online-Meetings verwendet. Doch Teams kann so vieles mehr. Projekte strukturieren, interne wie externe Mitarbeitende an einer zentralen Stelle zusammenbringen oder auch Telefonie. Das sind nur ein paar wichtige Funktionen. Microsoft Teams kann ebenfalls durch Apps erweitert werden und ermöglicht so über eine zentrale Collaboration-Oberfläche den Zugriff auf Anwendungen außerhalb der Microsoft Suite.

• SharePoint

Der Microsoft SharePoint ist das “Backend-System” für eine strukturierte Dateiablage und Dokumentenprozesse. Ob Microsoft Teams oder auch OneDrive - alle diese Dienste nutzen den Microsoft SharePoint für die Ablage, Strukturierung und Verteilung von Dokumenten. Mit etwas Einrichtung und Anpassung, kann der Microsoft SharePoint auch die Rolle als wichtiges Speicherelement für eine revisionssichere Dokumentenablage übernehmen.

Mit ingo365 können Sie diese Vorteile im Handumdrehen nutzen. Alle ihre projektbezogenen Dokumente können automatisch im Microsoft SharePoint abgelegt und per Drag & Drop durch manuelle Dokumente ergänzt werden.

• Planner

Neben der Projektverwaltung mit ingo365 bietet Microsoft Project oder auch der Microsoft Planner eine komfortable Planung und Steuerung von Projekten an. Alle diese Lösungen arbeiten aktiv mit Microsoft Teams und unterstützen Sie somit in der Realisierung des Modern Workplace-Konzepts.

Das Fazit: Die Dynamiken im modernen Büro nutzen

Digitalisierung und digitale Transformation erfordern ein Umdenken in Ingenieur- und Architekturbüros. New Work und Modern Workplace benötigen neue Strukturen, neue Arbeitswelten und neue Konzepte. Die Umstellung auf einen Best-of-Suite-Ansatz, effizienzsteigernde Maßnahmen, automatische Datenverwaltung und -auswertung, aber auch Mut zur Transformation sind potentielle Optimierungsmöglichkeiten, um am Arbeitsplatz der Zukunft Zeit und Kosten zu sparen. Prozesse effizienter zu gestalten ist eines der wichtigsten Potentiale des Modern Workplace.

Möchten Sie mehr Details über erfolgreiches Projektmanagement im Ingenieurbüro erfahren? Dann lesen Sie gerne unser Whitepaper mit Praxisbeispielen und Erfolgsgeschichten:

¹ https://telekom-digitalx-content-develop.s3.eu-central-1.amazonaws.com/Telekom_Digitalisierungsindex_Baugewerbebericht_9ea2d97d8f.pdf

New Work und Modern Workplace FAQ