Für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit möchten wir jedem Kunden den optimalen Support bieten. Dazu setzen wir ein Ticketsystem ein, welches eine strukturierte und nachvollziehbare Bearbeitung Ihrer Supportanliegen ermöglicht. Bei allen eingehenden Anfragen werden automatisiert Tickets erstellt und der Status der Bearbeitung kann transparent über unser Webportal jederzeit verfolgt werden.
Im folgenden Beitrag möchte ich Ihnen das newvision Ticketsystem näherbringen, die Funktionsweise beschreiben und die fünf Top-Vorteile präsentieren.
Was ist ein Ticketsystem?
Ein Ticketsystem bietet einen zentralen Kanal, in dem alle Kundenanfragen gesammelt und verwaltet werden. Mit jeder Anfrage wird ein neues Ticket erstellt, damit keine Informationen verloren gehen und die weiteren Prozesse automatisiert ablaufen.
Wie funktioniert das Ticketsystem bei newvision?
Alle Kunden, die einen Zugang zu unserem Webportal (Link Webportal AT Link Webportal DE) haben, können direkt über diesen Weg neue Tickets erstellen oder auch bestehende Einträge ergänzen.
Die zweite Möglichkeit besteht darin, dass Kunden jederzeit und rund um die Uhr Supportanfragen via E-Mail, an die eigens dafür vorgesehene E-Mail-Adresse support@newvision.eu (für Kunden aus Deutschland), senden können. Für österreichische Kunden handelt es sich bei der korrekten Anlaufstelle um das Äquivalent support@newvision.at. In diesem Fall wird automatisch ein Task im Ticketsystem angelegt und der Absender erhält eine Empfangsbestätigung mit einer Ticketnummer.
Erfolgt die weitere E-Mail-Korrespondenz mit dieser Ticketnummer im Betreff, speichern sich sämtliche Informationen direkt unter dieser Aufgabe und gewährleisten somit eine entsprechende Nachvollziehbarkeit. Damit ist sichergestellt, dass sämtliche MitarbeiterInnen, die das Ticket weiterbearbeiten, über alle relevanten Informationen verfügen und die Bearbeitung schnellstmöglich erfolgt.
Sollten Informationen fehlen oder nicht ganz eindeutig sein, wird beim Kunden nachgefragt und im Ticketsystem dementsprechend ergänzt. Zur verbesserten Darstellung ist es ebenso möglich, Dokumente und Bilder (z.B. Screenshots) beim Task zu hinterlegen.
Ihr Kundenportal – individuell und flexibel
Das Kundenportal hat stets geöffnet und über die oben genannten Links erreichbar. Für die Anmeldung benötigen Sie lediglich persönliche Zugangsdaten, welche Sie vom newvision-Supportteam via E-Mail aus dem Ticketsystem erhalten.
Bei der erstmaligen Nutzung des Webportals erhält zudem jeder Kunde eine Dokumentation und eine kurze Einführung über die Bedienung und anpassbare Einstellungsmöglichkeiten.
Das Webportal kann für und von jedem Kunden individuell eingerichtet werden, je nachdem welche Informationen der jeweilige User sehen soll.
Weiterer Vorteil: Zu jedem Task hat man stets die Möglichkeit sich die Beschreibung, d.h. die gewünschte Kundenanforderung bzw. die dazu von unserem Support erstellte Spezifikation, im Detail anzusehen und bei Bedarf zu ergänzen.
Zusätzlichen können neue Supportanfragen direkt im Portal erfasst werden.
Die 5 Top-Vorteile des Ticketsystems:
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Anfragen sind strukturiert und können je nach Priorität effizient abgewickelt werden
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Nachvollziehbarkeit aufgrund der Informationshistorie
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Lösungen sind dokumentiert
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Tickets können von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet werden
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Transparenz: der aktuelle Status ist jederzeit ersichtlich
Fazit und Zusammenfassung
Für das Supportteam ist unser Ticketsystem ein essentielles Instrument, um die Kundenanforderungen effizient abzuwickeln. Je genauer und detaillierte die Angaben unserer Kunden erfolgen, desto schneller können wir mit der Lösung beginnen. In unserer täglichen Praxis hat sich das Ticketsystem etabliert und zeitaufwendige Rückfragen konnten gezielt reduziert werden.
Werde Teil des newvision Supportteam: Junior ERP Support in DE und AT.
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Bilder: pixabay, Eigene Darstellung
