Die Stärken einer Best-of-Suite-Software in Planungsbüros

Sie wissen es selbst: Professionelles Projekt- und Büromanagement sind essentiell für das Gelingen eines Bauvorhabens, denn das beste Projekt wird schnell zum Desaster, wenn die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen nicht stimmen. Doch kaufmännische und administrative Tätigkeiten sind nicht jedermanns Sache, schon gar nicht im stressigen Berufsalltag eines Planungsbüros. Was braucht es also, um alle Projekte im Auge zu behalten und betriebswirtschaftlich erfolgreich zu sein? Exzellente Software? Automatismen? Best-of-Breed-Strategie (viele hervorragende Programme) oder doch lieber Best-of-Suite-Ansatz (ein starkes zentrales Tool)?

Wahrscheinlich ein bisschen was von allem. Die eierlegende Wollmilchsau gibt es zwar auch im Ingenieurbüro noch nicht. Aber ingo365 kommt ihr schon verdammt nahe. Denn in der zentralen Business Lösung für Ingenieure von Ingenieuren sind die Funktionen und Stärken zahlreicher Software-Lösungen gewinnbringend vereint. Wie dies in der Praxis aussieht, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Welche Software im Ingenieur- und Architekturbüro zum Einsatz kommt

Die Digitalisierung schreitet auch in der Baubranche voran und der Markt an Ingenieursoftware wächst mit. Verständlich, dass auch Sie sich fragen, wie viel Software der Ingenieur 4.0 tatsächlich braucht. Denn so schön und vielversprechend die einzelnen Tools oftmals sind - nicht selten werden sie zum Zeit- oder Ressourcenfresser im Geschäftsalltag. 

Spezifische Programme, die Ingenieure, Architekten, Statiker etc. für die professionelle Ausübung ihrer Kernaufgaben benötigen, sind natürlich unerlässlich und machen als Best-of-Breed-Lösungen durchaus Sinn. Denken Sie nur beispielsweise an:

• CAD

• BIM

• QM-System 

• Microsoft Excel für technische Berechnungen und schnelle Kalkulationen

Andere Tools hingegen lassen sich perfekt zentralisieren, um in einer Best-of Suite-Umgebung effizient und produktiv arbeiten zu können, etwa:

• HOAI

• Projektmanagement

• Zeit- und Leistungserfassung

• Projektbewertung & -abrechnung

• Angebotserstellung & Rechnungswesen

• Dokumentenmanagement, E-Mail Ablage und Archivierung

• Kommunikation

• Urlaubsmanagement

Diese Software ist in die Gesamtlösung ingo365 integriert

ingo365 besticht als kaufmännische Software durch vorgefertigte modulare Lösungen, die auf bewährten Best-Practices aus Ingenieurbüros basieren. Seine zentrale Datenbasis und die nahtlose Integration mit Microsoft 365 ermöglicht eine produktive Zusammenarbeit aller Beteiligten am Modern Workplace.

ingoPROJECT: Projektmanagement leicht gemacht

Das Modul ingoPROJECT für die gesamtheitliche Projektabwicklung ist das Herzstück der All-in-One-Lösung. Alle Projekte, Angebote und Aufträge sind in ingo365 zentral erfasst und miteinander verknüpft, sodass Projektleiter und alle anderen Entscheider jederzeit den Überblick über Kosten und Erlöse behalten. Von der Kalkulation bis zur Schlussrechnung sind alle Daten in Echtzeit abrufbar und geben wertvolle Einblicke in die kaufmännische Projekt- und Ressourcenplanung. 

Mit ingo365 braucht das Ingenieurbüro der Zukunft also deutlich weniger einzelne Best-of-Breed-Tools, denn folgende Software ist bereits integriert:

• Zentrale Projektverwaltung & internes Projektcontrolling
  Statt gesonderte Software-Produkte für das Projektmanagement und die Projektbewertung einzusetzen, stellt ingo365 den zentralen Dreh- und Angelpunkt durch alle Projektphasen dar. Im benutzerfreundlichen Dashboard lassen sich dank aktueller Datenlage aussagekräftige SOLL/IST-Vergleiche in Echtzeit erheben, um gute datengestützte Entscheidungen treffen zu können.

• Angebotskalkulation inklusive HOAI, AHO und GAEB
  Die Zeiten von Copy-Paste sind dank der Business Lösung für Ingenieure vorbei. Die Angebotskalkulation findet dank HOAI (mitsamt der zugehörigen Leistungsphasen), AHO, GAEB, Excel-Anbindung etc. direkt in ingo365 statt, ohne zusätzliche Software zu benötigen.

• Faktura
  Die zeitnahe und vollständige Rechnungslegung stellt einen essentiellen Faktor für den betriebswirtschaftlichen Erfolg im Ingenieurbüro dar. Ganz gleich, ob Akonto-, Teil- oder Schlussrechnungen, mit ingo365 wird Fakturieren leicht gemacht. 

• Nachhaltige Ressourcenplanung:
  Eine nachhaltige Ressourcen- und Kapazitätsplanung garantiert erfolgreiche Projektabschlüsse mit zufriedenen Projektbeteiligten auf allen Seiten.  Diese komplexe Entscheidungssituation bewältigt ingo365 mit Bravour, denn Projektdaten stehen jederzeit aktuell und vollständig zur Verfügung. Das integrierte System liefert alle relevanten Kennzahlen in Echtzeit sowie grafisch aufbereitet und bietet eine automatische Datenauswertung.

• Subunternehmermanagement
  Das benutzerfreundliche Einkaufsmodul in Business Central ermöglicht einen professionellen Beschaffungsprozess. Das Management von Bestellungen, Informationen und Aufträgen an Subunternehmer beziehungsweise Lieferanten wird spürbar beschleunigt, da Daten zentral gepflegt und gesteuert werden.

• Forecasting
  Ist- und Planwerte sind durch die integrierte ERP-Software auf strukturierte Art und Weise auf Knopfdruck abrufbar. Basierend auf der Methode (etwa Restkosteneinschätzung oder Fertigstellungsgrad) lassen sich die relevanten Daten wie Projektbudget, Teilrechnungen usw. per Forecast in die Zukunft hochrechnen.

ingoCRM: Optimale Kunden- und Kontaktverwaltung

Ein potentieller Kunde, der merkt, dass in Ihrem Unternehmen keine Konsistenz hinsichtlich Kommunikation herrscht, ist bald darauf ein verlorengegangener Kunde. Umgemünzt auf die internen Unternehmenszweige ist ein CRM-Tool ebenso Gold wert, da die Frustration ins Endlose steigen kann, wenn man benötigten Informationen permanenent hinterherlaufen muss.

Eine zentrale Komplettlösung wie ingo365 ermöglicht mittels integriertem CRM-Modul den vollen Überblick über kundenspezifische Belange:

• Addressverwaltung
  Da sämtliche Daten zentral an einer Stelle gespeichert werden, ist der Zugriff auf einen aktuellen Datensatz in jedem Unternehmensbereich gewährleistet.

• Segmentierung
  Durch Segmentierungsprozesse lässt sich der Kundenstamm unter anderem nach Branchen aufgliedern. Das sorgt für den vollen Überblick, da alle Anfragen an Ort und Stelle verwaltet werden können.

• Integration in Outlook
  Über die Outlookintegration sowie Berechtigungskonzepte wird der (fehlerhaften) Mehrfachpflege von Daten ein Riegel vorgeschoben. Adressen sind entlang der Richtlinien makellos hinterlegt.

• Prüfung auf Dubletten
  Das System prüft ebenso automatisch auf Dubletten, damit die Qualität Ihrer Daten nicht unter mehreren nebeinander existierenden Einträgen leidet.

ingoFINANCE: Rechnungswesen mit Freude

Von der Belegerfassung bis zur Bilanzierung - das ausgereifte Modul ingoFINANCE schließt die Lücke zwischen Projektmanagement und Rechnungswesen nahtlos. Passgenau für die Bedürfnisse von Planungsbüros konzipiert und zugleich individuell an die Anforderungen des einzelnen Unternehmens anpassbar ist ingo365 eine unschlagbare Unternehmenssoftware für jedes Ingenieur- und Architekturbüro. 

Inbesondere, da folgende Features bereits integriert sind:

• Fakturierung: 
  ingo365 bietet eine integrierte Buchhaltung und gewährleistet die gesetzeskonforme Fakturierung aller Leistungen. Also sowohl Pauschalverrechnung sowie Rechnungserstellung nach Aufwand. Rechnungen werden direkt aus der Best-of-Suite-Software heraus versendet und automatisch archiviert. Teil- und Schlussrechnungen können unter Berücksichtigung von Teilzahlungen gelegt werden.

• Elektronischer Zahlungsverkehr & automatisiertes Mahnwesen:
  Aus ingo365 heraus lassen sich Zahlungen direkt ins E-Banking übertragen und Zahlungsziele automatisiert überwachen. Somit bleiben mehr Zeit und Ressourcen für entscheidungsträchtige Aufgabenbereiche der Finanzplanung.

• Vollintegrierte FIBU:
  Dank der voll integrierten Finanzbuchhaltung lassen sich Abläufe, wie das Buchen und Versenden von Ein- und Ausgangsrechnungen, automatisieren und damit beschleunigen.

• BMD & DATEV Schnittstelle
  Bei Bedarf existieren Schnittstellen für Datenübertragung zu Steuerberatung, Lohnverrechnung oder Finanzamt sowie zu DATEV & BMD.

ingoTIME: Transparente Zeiterfassung im Unternehmen

Neben der Aufzeichnung von An- und Abwesenheit der Mitarbeiter liefert ingo365 auch detaillierte Informationen über Projektzeiten. Die Zeit- und Leistungserfassung erledigt sich innerhalb des cloudbasierten und geräteübergreifenden Systems fast von alleine. 

Folgende Software ist in ingo365 bereits integriert und ersetzt verstreute Best-of-Breed-Software:

• Mitarbeiterverwaltung:: 
  Alle Stammdaten, Zeitmodelle und weitere Daten werden zentral abgelegt und gepflegt, sodass spürbar Zeit und Ressourcen gespart werden.

• An- und Abwesenheitsverwaltung: 
  Einerseits lassen sich in ingo365 Zeiten geräteunabhängig erfassen und in Echtzeit auf Fehler überprüfen. Urlaube, Krankenstand oder Zeitausgleich lassen sich mit wenigen Klicks erledigen und sind rund um die Uhr schnell einsehbar. Damit lassen sich etwa Ressourcen zügig und nachhaltig planen.

• Projektzeiterfassung: 
  Ihre Mitarbeiter können Ihre Zeiten mit Tätigkeitsbeschreibung direkt auf das jeweilige Projekt erfassen, sodass Sie Ihren Kunden detaillierte Leistungsnachweise vorlegen können. 

ingoDOCS: Modernes Dokumentenmanagement

Maßgeschneidert auf die Bedürfnisse von Planungsbüros ermöglicht ingoDOCS ein nachhaltiges, sinnvoll automatisiertes Dokumentenmanagement ergänzt durch moderne Kommunikationsmöglichkeiten.

Mit ingo365 sind damit alle relevanten Softwarelösungen im Bereich Dokumentenmanagement in einer zentralen ERP-Lösung abgebildet:

• integrierte Dokumentenablage:
  Das Planungsbüro profitiert von der einfachen und strukturierten Speicherung von Dokumenten, die in ingo365 erzeugt wurden. Kaufmännische-Dokumente können per drag & drop einfach abgelegt und sicher in der Cloud verwahrt werden.

• Archivierung:
  In ingo365 sind alle Belege elektronisch reproduzierbar und auf Wunsch relevante Dokumente revisionssicher ablegbar. Das endlose Suchen in Aktenordnern oder elektronischen Verzeichnissen hat ein Ende, denn Belege sind den einzelnen Projekten zugeordnet und unmittelbar auffindbar. Auch Änderungen an Dokumenten werden als entsprechende Versionierungen gespeichert und so alle Schritte lückenlos dokumentiert.

• Projektorientierte E-Mail-Ablage
  Kommunikation und Zusammenarbeit sind dank der Verknüpfung mit Microsoft Outlook und Microsoft Teams im digitalen Zeitalter angekommen. Dank der automatisierten E-Mail Ablage & Verwaltung ist das papierlose Büro zum Greifen nahe. 

ingoTEAMS: Die Realisierung des Modern Workplace

Die digitale Transformation verschafft New Work und Modern Workplace auch in Ingenieur- und Architekturbüros Auftrieb. Durch Remote Work wird es umso wichtiger, dass der wechselseitige Informationsfluss effizient kanalisiert wird. Damit einhergehend bedroht die Streeung von Daten und Dokumenten nachhaltige Geschäftsprozesse bezüglich Ressourcen-, Kapazitäts-, sowie Liquiditätsplanung.

Eine Best-of-Suite-Lösung Marke ingo365 vereint hingegen die Vorteile des medienbruchlosen mobile work-Gedankens:

• Teams Integration
  Die Microsoft-Plattform bietet den Komfort der Social Collaboration in den Projekten. Videotelefonie, die Einbindung sowohl interner als auch externer Mitarbeiter und die Erweiterbarkeit per Apps sind nur einige der hervorstechenden Faktoren.

• Projektkommunikation
  Eine Rechnung ist noch nicht bezahlt? Völlig ohne Medienbruch lässt sich aus dem System heraus ein Link via Teams versenden, der den Verantwortlichen direkt zum Anlassfall leitet. Zeitraubende Recherchen sind somit kein Stressfaktor mehr.

• Externe Beteiligung
  Der Webzugriff über die App ermöglicht die problemlose Mitarbeit per Smartphone und Tablet. Ortsunabhängig kann damit beispielsweise von der Baustelle kommuniziert werden und BYOD ist dementsprechend kein Feigenblatt mehr.

Software-Strategie mit Best-of-Suite im Ingenieurbüro

In ingo365 sind zahlreiche kaufmännische und organisatorische Software Features zentral vereint, sodass der Ingenieur 4.0 deutlich weniger Best-of-Breed-Tools an seinem Arbeitsplatz benötigt. Mit Best-of-Suite spart er sich Zeit, da manuelle Datenaktualisierungen, mehrfache Logins und unnötige Fehlerquellen wegfallen. 

Eine einheitliche Datenbasis, zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten sowie vordefinierte Prozesse für kaufmännische und organisatorische Workflows machen das Ingenieurbüro fit für die Zukunft.

Das Fazit: Best-of-Suite-Lösungen wie ingo365 entsprechen den Anforderungen

Der Slogan Von Ingenieuren für Ingenieure ist keine leere Phrase, sondern ein Versprechen: ingo365 ist die zentrale Softwaresuite, in der kaufmännische und administrative Prozesse in Ingenieurbüros sowie Architekturbüros nahtlos zusammenlaufen und effektiv abgebildet werden. Ob Projektkalkulation oder Ressourcenplanung, Reporting, Vertragsverwaltung oder Zeiterfassung - ingo365 beinhaltet eine Fülle von hochspezialisierten Software-Modulen, die aufgrund jahrelanger Praxiserfahrung perfekt jeder Herausforderung in Planungsbüros gewachsen sind.

Überzeugen Sie sich selbst von ingo365:

Best-of-Suite FAQ