Wie eine Software-Integration abläuft (um danach die Geschäftsprozesse zu optimieren)

Gewissen IT-Trends sollte man sich heutzutage nicht mehr verschließen, sofern man betriebswirtschaftlich erfolgreich sein und bleiben will. Die Transformation durch die Verknüpfung physischer Artefakte mit virtuellen Technologien zum Zwecke des (globalen) Datenaustausches ist unaufhaltsam. Im Konzept von Internet of Things (IOT) zählt dazu auch Software und in unserer Betrachtung nunmehr speziell Unternehmenssoftware. Also IT-Systeme, welche die Prozesse eines Unternehmens sinnhaft vernetzen, um damit eine zentrale Quelle an Daten herzustellen. Obendrauf werden damit Abläufe automatisiert und optimiert. 

In diesem Artikel werden wir uns jetzt mit eingehend mit den Dynamiken einer Software-Integration beschäftigen. Aus unseren eigenen Erfahrungen im Unternehmen, wissen wir genau, wo den Kunden in diesem Bereich der Hut brennt. Wir werden zunächst einmal eine Definition von Softwareintegration vornehmen, bevor wir deren Arten vorstellen. Dann elaborieren wir noch die einzelnen Schritte einer Software-Integration und sehen uns ebenso Fragen rund um die Datenübernahme an. Letztlich werden wir anhand der Branche der Ingenieurbüros praxisnah aufzeigen, welche Vorteile sich durch die Integration von ERP-Lösungen ergeben. 

Wovon man beim Prozess der Softwareintegration spricht

Unter Softwareintegration im engeren Sinn kann man das bloße technische Integrieren verschiedener Softwaresysteme oder -bausteine sehen. Wir spannen das Thema aber weiter und beschäftigen uns in diesem Beitrag mit der Gesamtimplementierung und was dafür notwendig ist. Prinzipiell geht es darum, dass eine Software bestimmte Geschäftsprozesse eines Kunden im Unternehmen abbilden und unterstützen soll. Die Software-Implementierung beschreibt den Prozess von der Auswahl der Software bis zum Go-Live sowie die darauffolgende Nachbetreuung. Generell sind folgende Schritte essentiell: 

1. Grobanforderungen definieren 

2. Software-Selektion, 

3. Spezifikation der Anforderungen, 

4. Implementierung (Konfiguration, Programmierung und Datenübernahme), 

5. Test und Abnahme (Schulung und Freigabe), 

6. Vorbereitung auf den Echtbetrieb, 

7. Support und Nachbetreuung. 

Welche Aufteilung der Schritte sinnvoll ist, hängt von mehreren Faktoren ab und muss im Einzelfall auf die jeweilige Art definiert werden. Eine allgemeine Checkliste für die Einführung von Software kann hierbei als Leitfaden dienen. 

Herausforderungen und Abhängigkeiten

Generell kann man die oberen Schritte mit einer Wasserfall-Methode oder agil umsetzen. Die Bestimmung der passenden Methode speist sich aus vielfältigen Faktoren: 

• Standardsoftware vs. Individualsoftware 

• Festpreis vs. Kostenrahmen 

• Klare Funktionalität vs. Erarbeitung des Funktionsspektrums 

• Fester Termin und/oder feste Funktionalität 

Erst die gemeinsame Reflexion besagter Themen führt die Integration auf den ihr vorgesehenen Weg. 

Die Arten von Software-Integration im Überblick

Nachdem wir gerade eben Methodiken zur Integration von Unternehmenssoftware schon erwähnten, wollen wir sie nunmehr detaillierte vorstellen:

• Wasserfall: Bei der Wasserfall-Methode wird ein Schritt nach dem anderen gegangen. Beginnend mit einer groben Analyse wird das Budget und die groben Anforderungen abgesteckt. In der Feinspezifikation darauffolgend werden alle Prozesse und Anforderungen detailliert beschrieben und festgelegt. Erst nach der vollständigen Definierung und Freigabe wird so mit der Umsetzung gestartet. Im Umsetzungsprozess werden die einzelnen Pakete nach Fertigstellung übergeben, getestet und abgenommen. Die Schulung vor Echtbetrieb sowie die Betreuung während der ersten Monate nach Echtbetrieb vervollständigt die Inbetriebnahme. Die Wasserfallmethode birgt den Vorteil, dass nach der Feinspezifikation eine höhere Budgetsicherheit existiert. Dennoch können sich die theoretisch definierten Prozesse auch während respektive nach der Realisierung als nicht funktional ergeben. Ebenso könnten sich Anforderungen auf Basis der länger dauernden Umsetzungszeit schon wieder adaptiert haben. Dies muss dann über einen Change-Request-Prozess abgehandelt werden. 

• Agil: bei der agilen Methode wird ein Grobrahmen der zu erfüllenden Prozesse und Anforderungen abgestimmt. Auf dieser Basis gibt es ein ungefähres Budget, das für die Umsetzung verlangt wird. Die sogenannten User Stories beschreiben die notwendigen Prozessanforderungen und werden von den definierten Key-Usern erstellt. In der Sprintplanung werden jeweils festgelegte und priorisierte User-Stories umgesetzt und am Ende des Sprints als funktionale Einheit ausgeliefert. Dieser Prozess wiederholt sich iterativ so oft wie für den gewünschten Ziel-Umfang notwendig. Die agile Methode hat den Vorteil, dass der User relativ schnell die Software kennenlernt und dynamisch die sich ändernden Geschäftsprozesse umgesetzt werden. Wichtig dabei ist, dass sich das Budget ändern kann, da die Flexibilität der Prozesse in den einzelnen Sprints auch erhalten bleibt.

Es ist daher wichtig, vor Beginn des Projekts die Methode durchdacht auszuwählen und allen Beteiligten im Projekt die Vor- und Nachteile näherzubringen.

Der Einfluss von Integrationsstrategie und Nutzungsstrategie

Die verschiedenen Strategien beeinflussen sich wechselseitig. Aus der Nutzersicht sollen natürlich alle Prozessanforderungen abgedeckt werden. Aus der Integrationssicht spielen andererseits das Budget, der Termin sowie unterschiedliche Nutzersichten eine andere Rolle. Die verschiedenen Anforderungen müssen in einer Softwareintegration in Einklang gebracht werden. Insbesondere spielt dabei die Kommunikation zu allen Projektbeteiligten (User, Projektauftraggeber plus Projektsponsor) eine wesentliche Rolle. 

Funktionen einer Software im Unternehmen

Generell bietet jede Software bestimmte Funktionen an. Die User verwenden diese Funktionen für die Abbildung von Prozessen. Bei newvision haben wir uns an anderer Stelle schon eingehend mit den Services und Anwendungen von ERP-Lösungen beschäftigt. Deswegen werden wir hier eher den Charakter der datengetriebenen Verwaltung durch die Software in den Vordergrund stellen.  

Management von Daten

In jeder Software werden Daten gehalten, die eingegeben, gesichert und auch manipuliert werden können. Redundanz von Daten sollte in der Regel vermieden werden. Der Zugriff auf diese Informationen sollte einfach und übersichtlich zur Steuerung der darin abgebildeten Geschäftsprozesse möglich sein.

Optimierung von Geschäftsprozessen

Eine optimal eingesetzte ERP-Software unterstützt den User in der Abbildung eines für ihn notwendigen Geschäftsprozesses. Als Beispiel bekommt der Abteilungsleiter von seinen MitarbeiterInnen einen Urlaubsantrag, den er auf Knopfdruck freigeben oder ablehnen kann. Die Software unterstützt dabei, dass der Prozess medienbruchfrei und ortsunabhängig funktioniert. 

Fokus auf Schnittstellen

Keine Software steht für sich allein. Sehr oft gibt es Berührungspunkte beziehungsweise gleiche Daten in unterschiedlichen Programmen. Durch Schnittstellen können diese Systeme miteinander verbunden werden. Dabei ist auf eine Definition eines führenden Systems sowie auf das Fehlerhandling des Datenaustausches zu achten. Die Kompatibilität der Systeme kann in diesem Zusammenhang einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil begründen.

Onboarding der Benutzer

Nicht alle Benutzer, die mit der Business Software dann arbeiten sollen, sind Mitglieder des Softwareintegrationsprojektes. Repräsentative User aus den verschiedenen Bereichen nehmen daher eine Schlüsselrolle ein. Die frühestmögliche Einbindung aller Benutzer ist sehr wichtig für den Erfolg der Implementierung. Die Kommunikation mit den Benutzern (Anforderungserhebung, Test, Schulung und Unterstützung) trägt ungemein zur positiven Erfahrung mit der Integrationslösung bei.

Die Rolle von Tests

Testpläne und das darin abgebildete systematische Durchführen von realistischen Tests ist erfolgskritisch. In der Regel beginnt man mit Tests von einzelnen Funktionalitäten (Software-Changes) und weitet diese dann auf Tests zusammenhängender Geschäftsprozesse aus. Den Abschluss bildet der sogenannte „User Acceptance Test“, bei dem von den Fachabteilungen die Abnahmen und Freigabe für den Go-Live erteilt wird.

Es sollen während der Tests möglichst alle in der Praxis vorkommenden Geschäftsfälle getestet und abgenommen werden. Da ein hundertprozentiger Parallelbetrieb selten kaufmännisch abbildbar ist, ist das richtige Auswählen von repräsentativen Geschäftsfällen sehr relevant. Hier sollte der Fokus auf die Standard-Fälle (80:20 Regel) und besonders kritische Prozesse gelegt werden. 

Alles, was in einem Testszenario entdeckt wird, kann in der Regel ohne großen Druck behoben werden. Wenn jedoch Fehler erst im Echtbetrieb erkannt werden, dann entsteht ein großer Zeitdruck sowie möglicherweise auch größere Datenkorrekturen im Live-System. Die zeitliche Belastung in der Testphase und dadurch eingeteilte Durchlaufzeit sollte nicht unterschätzt werden. 

Entwicklung der Produkte sowie Updates

Auch die meisten Standardsysteme (speziell Software as a Service/SaaS-ERP) werden laufend weiterentwickelt. Das bedeutet, dass Updates und Fehlerbehebungen in regelmäßigen Abständen eingespielt werden. Nicht zu unterschätzen und deswegen gezielt zu veranlassen, ist hierbei die Organisation und Kommunikation mit den Usern.  

Testpläne, Anleitungen sowie forcierte Schulungen sollten dabei Teil des Standardprozederes sein. Nur dadurch kann auf gut Deutsch der erfolgreiche Einsatz der Software gewährleistet und laufend optimiert werden. 

Die Vorteile in der Praxis: Das Beispiel von Ingenieurbüros

Beim Einsatz einer Standardsoftware (wie zum Beispiel ingo365) sind in der Regel viele Systemanforderungen bereits abdeckt. Best-Practice-Prozesse ermöglichen das Anpassen von Geschäftsanforderungen an die Software. Dies ist kostengünstiger und das Risiko bei den Softwareintegrationen ist durch hundertfachen Einsatz geringer.  

Zudem werden kontinuierlich kundenübergreifende Anforderungen in die Software eingebracht. Das erlaubt eine immer am Stand der Technik befindliche Software im Ingenieurbüro.

IT-Integration und die Vermeidung nachträglicher Probleme

Die Software-Integration ist nicht mit dem Go-Live beendet. Das laufende Optimieren in allen Bereichen (Weiterentwicklung, Fehlerbehebung und User-Schulungen) sollte systematisch eingerichtet werden. Dabei sind neben den klassischen Supportthemen auch diverse Schulungskreise sinnvoll. Die Kommunikation ist das absolute A und O in der Zusammenführung der sich ergebenden Herausforderungen. 

Das Fazit: Die gelungene Integration einer Lösung kann den Unterschied ausmachen

Das Design einer Softwareintegration verfolgt nicht umsonst den Ansatz, dass damit im Unternehmen nachträgliche Schwierigkeiten vermieden werden sollen. Gerade Branchenlösungen beziehen ihre Stärken aus der praxisnahen Architektur der Funktionen. Wir haben Ihnen hier den Ablauf einer Integration von Software von der erforderlichen Methodik bis hin zu Testszenarien und Updates vorgelegt. Differenziert werden kann in Wasserfall-Methode (starres Modell) und agile Methoden (beständiges Anpassen).

Beide Methodiken können jeweils individuell für das eine Unternehmen vorteilhaft, aber das nächste schon wieder nachteilig ausfallen. Das Hauptaugenmerk der Integration ist von daher die Notwendigkeit, dass alle Stakeholder im Unternehmen die gleiche Sprache sprechen. Was sind die tatsächlichen Anwendungsfälle? Bis zu welchem Grad sollen unterschiedliche User in der Nutzung des Systems involviert sein? Das sind durchaus kritische Fragen, welche ohne Selbstreflexion des Unternehmens nicht allgemein beantwortbar sind.

Genauso weiß man, dass alle Jahre wieder ein neuer Anbieter für ERP-Lösungen gefunden werden will. Sofern solche Technologien schon vorhanden sind. Über unsere mehr als zwanzigjährige Erfahrung mit Branchenlösungen, können wir diesbezüglich sowohl im Falle einer Neuaufstellung als auch der kompletten Neuetablierung beistehen. Informieren Sie sich über unser Angebot und lassen Sie uns die Zusammenarbeit beginnen.