Wie so oft hinkt im Architektur- und Ingenieurbüro die Theorie der Praxis hinterher. So auch beim Thema Honorarberechnung, die eine Kalkulation nach Herstellungskosten (§52 Honorarordnung für Ingenieure & Architekten1) seit 2009 nicht mehr vorsieht. Stattdessen sollen nun Leistungsbild, Honorarzonen und Honorartafeln als Basis der Angebotslegung herangezogen werden (§ 6 HOAI2).
Nicht nur aus diesem Grund ist die Erstellung eines professionellen Angebotes für Ingenieure eine echte Herausforderung. Bauchgefühl statt Datenbasis und fehleranfällige Excel Sheets statt integrierter Software erschweren die Projektplanung über Monate oder sogar Jahre hinweg.
Statt sich alles einzeln zusammenzusuchen und händisch aufzubereiten, gehören Daten, Verordnungen und Funktionen in eine zentrale Lösung. ingo365 ist genau das: eine Best-of-Suite-Plattform für Ingenieurbüros, wo alles zusammenläuft. Mit dem integrierten HOAI-Rechner erstellen Sie professionelle Angebote schnell und einfach und verwenden die eingegebenen Informationen direkt weiter, wie zum Beispiel für die Ressourcenplanung und Projektkoordination.
Die Angebotserstellung nach Aufwand ist weder für Architekt noch Ingenieur eine leichte Aufgabe. Das vor allem bei Projekten öffentlicher Auftraggeber, die oftmals über Jahre dauern. Bei der Kalkulation von Leistungsbildern, Kosten, Ressourcen und Zeiten müssen die Verantwortlichen an alles denken und frühe Fehler ziehen sich wie ein fataler Rattenschwanz durch die gesamte Berechnung. HOAI-Rechner und HOAI-Tools sind daher bereits seit einigen Jahren am Markt und kommen vielerorts zum Einsatz. Zurecht, denn die Angebotserstellung ist schneller, einfacher und verlässlicher.
ingo365 geht allerdings noch einen Schritt weiter, denn das HOAI-Tool ist direkt in die kaufmännische Software integriert. Welche Vorteile hat das?
ingo365 ist eine zentrale Plattform, wo die gesamte organisatorische und projektorientierte Abwicklung stattfindet, also Angebotserstellung, Ressourcenplanung, Projektcontrolling, Buchhaltung etc. Alle Daten, die über das integrierte HOAI-Tool eingetragen werden, stehen danach automatisch für alle folgenden Tätigkeiten zur Verfügung.
Statt Daten mehrfach eintragen zu müssen, etwa in ein Excel, ins Projektmanagement-Tool und in die Buchhaltungssoftware, werden sie nur einmal eingetragen und danach automatisch an allen anderen Stellen synchronisiert.
ingo365 ist extrem datenbasiert und lässt daher über die Projektlaufzeit hinweg wertvolle Learnings zu, etwa die Erkenntnis, in welchen Projektphasen zu viele oder zu wenige Ressourcen eingesetzt wurden. Diese Optimierungen lassen sich mit wenigen Klicks im integrierten HOAI-Tool anpassen, sodass Angebote immer besser werden.
Das HOAI-Tool in ingo365 ist ein mächtiges Tool, mit dem Sie weit mehr machen können als Angebote zu erstellen. Trotzdem wollen wir uns für den Moment auf dieses Thema konzentrieren und Schritt für Schritt die professionelle Angebotserstellung nachvollziehen:
Wie in jeder Angebotsphase müssen in der Vorbereitung die wichtigsten Kennzahlen und Vorgaben im HOAI-Tool eingetragen werden (beispielsweise Grundstückskosten und spezifische Herstellkosten). Hier stehen bereits grobe Richtwerte zur Verfügung, um alle Daten systematisch und strukturiert anzugeben, ohne etwas zu vergessen. Individuelle Anpassungen aufgrund praktischer Erfahrungen oder Vorgaben des Bauherrn sind jederzeit möglich.
Da es sich hierbei um eine unkomplizierte Auswahl handelt, ist die Festlegung der Honorarzonen auch im HOAI-Tool in ingo365 schnell erledigt. Grundsätzlich stehen verschiedene Kriterien zu Verfügung, um etwa den Schwierigkeitsgrad einer Zone zu ermitteln und Sie können sich spielerisch durch mehrere Möglichkeiten klicken, um Vergleiche zu ziehen.
Expertentipp:
Das HOAI-Tool in ingo365 ist auch für junge Ingenieure, die noch wenig kaufmännische Erfahrung haben, bestens geeignet. Denn die Zonen für das Honorar lassen sich mit der Software mit wenigen Klicks automatisch ermitteln.
Jede Leistungsphase lässt sich nun spezifisch planen und in ingo365 ausfüllen, also
1. die Grundlagenermittlung
2. der Vorentwurf
3. der Entwurf
4. die Einreichung
5. die Ausschreibung
6. die Führungsplanung
7. evtl. die Bauaufsicht
Das HOAI-Modul ermittelt die Kosten pro Phase automatisch ebenso wie den prozentualen Anteil, den jeder Projektbeteiligte in den jeweiligen Phasen der Leistungen an Budget verwenden darf.
Jetzt ist es eigentlich nur noch ein Klick und das HOAI-Tool in ingo365 erstellt Ihnen das fertige Angebot ganz automatisch.
Werfen wir nun noch einen Blick auf das Best Practice-Beispiel eines TGA-Planers, der das Angebot für ein neues Krankenhausprojekt mit dem HOAI-Tool erstellt. Schritt für Schritt wird er durch das intuitive Modul durchgeführt und füllt alle für ihn erforderlichen Informationen aus. Obendrauf wählt er dabei aus vordefinierten Auswahlmöglichkeiten oder trägt individuell passende Daten ein. Diese und weitere Angebotserstellungen sind für ihn schnell und einfach umgesetzt, denn er ...
… erstellt die Vorlagen für seine Gewerke (zum Beispiel Heizung-, Lüftungs- und Sanitäranlage) und hat dafür den gesamten HOAI-Katalog direkt im Tool zur Verfügung.
… verwendet die Vorlagen mit prozentualen Anteilen für die jeweiligen Faktoren (zum Beispiel 18% Vorentwurf, 15% Entwurf etc.) immer wieder und muss sich in Zukunft nur noch bei Optimierungsbedarf Gedanken um die Kosten machen.
… kann die anrechenbaren Honorarkosten und Ressourcen auf Basis der Gesamtleistung automatisch mit dem HOAI-Modul errechnen.
… hat nach Angebotserstellung direkt die Struktur für das Projekt in ingo365 geschaffen, sodass beispielsweise direkt Zeiten auf die entsprechenden Phasen gebucht werden können.
Das verringert einerseits den Aufwand der Arbeit an sich, da die Grundlagenermittlung und Vorplanung schon weitgehend implementiert sind. Und andererseits sind auch die Ergebnisse weniger fehlerbehaftet, da jeder Bereich im HOAI-Tool absolut eindeutig zum letztlichen Honorarsatz führt.
Anders als alle Alternativen am Markt ist das Modul "Honorarordnung für Architekten und Ingenieure" in ingo365 nicht nur ein mächtiges Werkzeug für die einfache Angebotserstellung, sondern auch der erste Schritt in die konkrete Projektplanung. Denn, nachdem das Angebot erstellt wurde, werden alle Informationen automatisch mit den anderen Modulen in ingo365 synchronisiert. Dadurch können alle Projektbeteiligten direkt weiterarbeiten und Entscheidungen treffen, da sie Zugriff auf die aktuellste Version sämtlicher Daten haben.
Zeitaufwändige Excel-Tabellen, die Übertragung der Daten in andere Tools und langatmige Absprachen fallen so einfach weg. Ein weiterer großer Pluspunkt ist, dass auch eigene Strukturen geschaffen werden können, wie unter anderem für andere Fachspezialisten ohne Gebührenordnung.
Puh, war das alles ziemlich viel Information und klingt es gerade noch etwas kryptisch? Keine Sorge, das geht jedem so, der sich mit der Anwendung einer neuen Software auseinandersetzt.
Werfen Sie doch einen Blick in unseren ingo365 Produktfolder und lassen Sie uns in einem persönlichen Gespräch Hilfe zwecks Fragen und Anforderungen leisten.
1 https://www.buzer.de/gesetz/6733/a95983.htm
2 https://www.buzer.de/gesetz/10775/a182999.htm
Die HOAI ist eine Rechtsverordnung, die eingeführt wurde, um Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen zu regeln. Seit 2021 gibt es jedoch keine verbindlichen Mindest- und Höchstsätze mehr, die einzuhalten wären. Das Honorar von Ingenieuren und für Architektenleistungen kann demnach frei vereinbart werden. Dennoch empfiehlt sich häufig, die HOAI sozusagen als bekanntes und bewährtes System zur Angebotserstellung heranzuziehen, weil dadurch oft Missverständnisse vermieden werden können.
VorgehensweiseDas Honorar nach HOAI wird entsprechend den Regelungen in der Verordnung beziehungsweise den darauf basierenden Tabellen, Klassen und Gruppen je nach Fachgebiet berechnet. Um diese Prozesse zu vereinfachen und nicht selbst diese Berechnungsmethoden etwa in Excel „nachbauen“ zu müssen, gibt es Software, die diese Dienstleistungen abdeckt. Idealerweise sollte man hier Ausschau nach einem integrierten System halten, welches nicht nur die Angebotserstellung nach HOAI für sich anbietet. Sondern vielmehr als den ersten Schritt innerhalb einer gesamtheitlichen Projektabwicklung.
So erhält man beispielsweise durch die Erstellung eines Angebotes auf Basis der HOAI in solchen Branchenlösungen quasi kostenfrei und auf Knopfdruck bereits die fertig vorbereitete Projektstruktur. Darin findet man die entsprechenden Sollwerte je Projektphase und kann sofort mit der eigentlichen Arbeit loslegen.
Leistungsbild - was ist das?Leistungsbilder innerhalb der HOAI beschreiben je nach Branche und Fachgebiet die Leistungen je Projektphase, welche etwa ein Architektur- oder Ingenieurbüro zu leisten imstande ist. Beispielsweise wird dabei im Entwurf eines Heizungsplaners beschrieben, dass er die Leistung der Heizlastberechnung je Raum zu erbringen hat. Somit wird möglichst klar und unmissverständlich die Leistung beschrieben. Auf Basis dieser Beschreibung hat der Auftraggeber Erwartungen während der einzelnen Projektphasen an seinen Planer und kann diese auch einfordern.
Ermittlung der HonorarzonenDie Honorarzone bildet den Schwierigkeitsgrad einer Planungsleistung ab. In der jeweils für das Fachgebiet zuständigen HOAI wird definiert, welche und wie viele Honorarzonen es gibt. Sowie in welche Honorarzone das gewünschte Werk fällt. So wird zum Beispiel die Planung von Krankenhäusern als Tätigkeit mit sehr hohen Planungsanforderungen erachtet und somit ist für solche Planungsleistungen die höchste Honorarzone (V) heranzuziehen.
Baukosten-BerechnungBaukosten bilden die Basis für die Honorarermittlung nach HOAI. Als Grundlage für die Berechnung dient die DIN 276. Die DIN 276 ist eine Norm zur Ermittlung von Projektkosten. Sie kann für zahlreiche Arten von Bauwerken angewendet werden und basiert auf Erfahrungswerten, die für einzelne Teilbereiche. Das können etwa Erschließungskosten, Hochbaukosten oder Kosten für die technische Gebäudeausrüstung sein, die dann herangezogen werden können.
Legitimes HonorarWie hoch ein Architektenhonorar sein darf, kann nicht pauschal beziehungsweise generell beantwortet werden. Grundsätzlich gibt es seit 2021 keine verbindlichen Mindest- und Höchstsätze mehr für Honorare. Das Architektenhonorar unterliegt daher ausschließlich der zivilrechtlichen Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Unter anderem in Form der Annahme eines Angebotes durch den Auftraggeber.
Integrierte Software vs. ExcelEin integriertes HOAI-Tool ist (erster) Bestandteil einer ERP-Lösung, welche nicht nur die Angebotserstellung nach HOAI Stand-alone anbietet. Konträr dazu reicht sie bis in die gesamtheitliche Projektabwicklung hinein. So können Mitarbeiter sofort ihre Leistungen je Projektphase dokumentieren, sowie ihre Arbeitszeiten einfach und flexibel zuweisen und abrechnen.