Leistungsphasen in der Architektur: Vergütung der Leistung nach HOAI

Stellen Sie sich kurz einmal vor, Sie sind ein Architekt, der in den 60er-Jahren des 20. Jahrhunderts in Deutschland tätig ist. Sie geben alles, um Gebäude zu entwerfen und zu planen, die den Bedürfnissen Ihres Bauherrn entsprechen. Aber trotz Ihrer Bemühungen haben Sie Schwierigkeiten, Ihre Arbeit angemessen honoriert zu bekommen. Die Abrechnung Ihrer Leistungen ist ein ständiges Problem, das die Arbeitsbeziehung zu Ihren Kunden belastet. Klingt hypothetisch? Ist es aber nicht!

Dies war nämlich tatsächlich ein weit verbreitetes Problem in der Architekturbranche. Zumindest bis die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (kurz HOAI) in den 70ern eingeführt wurde, um die Planung sowie Abrechnung von Architektenleistungen zu vereinfachen. Die HOAI unterteilt den Prozess der Architekturplanung in verschiedene Leistungsphasen und -bilder. In Form einer Standardisierung schaffen diese neun Phasen somit eine klare und transparente Grundlage für die Honorarkalkulation.

In diesem Beitrag werde ich einen genauen Blick auf die Architekten-Leistungsphasen nach HOAI werfen und untersuchen, wie Branchensoftware Zustände wie in den Prä-1970er-Jahren endgültig vergessen macht.

Der Architektenvertrag als Basis der Architekt-Leistungsphasen

In de facto jedem Architektenvertrag wird als Basis der vom Architekten zu erbringenden Leistungen die HOIT mit deren zu Grunde liegenden Definitionen der Leistungsphasen festgehalten. Damit haben sowohl der Architekt als Auftragnehmer als auch Bauherr beziehungsweise Auftraggeber ein Regelwerk zur Verfügung. Dieses definiert sehr genau, welche Leistungen zu erbringen sind respektive erwartet werden können. 

Das beugt Missverständnissen von vornherein vor und vermeidet falsche Erwartungshaltungen. Darüber hinaus wird festgelegt, wie die zu erbringenden Leistungen honoriert werden und was passiert, wenn gegebenenfalls Zusatzleistungen anfallen. 

Das Zusammenspiel der HOAI und der AHO

Der Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten e.V. (AHO) ist ein Expertenstab, der sich für die Architekten um alle Themen rund um die Abrechnung deren Leistungen bemüht. Er erhebt unter anderem Daten zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit in Architekturbüros, erarbeitet aber auch Empfehlungen für die Durchführung von Vergabeverfahren. Vor allem vertritt er jedoch die Architekten in Bezug auf die Honorar- und Wettbewerbsinteressen und klärt für sie Grundsatzfragen zur HOAI. 

Somit genießen die Architekten gerade in Fragen der HOAI bestmögliche Unterstützung und Vertretung durch den AHO. 

Die HOAI-Phasen aus Sicht des Architekten

Leistungsphase 1: Grundlagenermittlung HOAI

In dieser Phase des Prozesses konzentriert man sich auf das Sammeln grundlegender Informationen, das Präzisieren der Projektanforderungen und das Durchführen von Bedarfsanalysen, zum Beispiel hinsichtlich des Leistungsumfangs. Zusätzlich können Überlegungen zur Erschließung des Projekts Teil dieser Phase sein. Abschließend werden die gewonnenen Erkenntnisse gebündelt und schriftlich festgehalten.

HOAI Leistungsphase 2 (Vorplanung)

In der LPH 2 findet eine detaillierte Analyse der vorhandenen oder bereitgestellten Grunddaten statt, auf deren Basis ein umfassendes Planungskonzept entwickelt wird. Dieses umschließt die Vorbereitung des Projekts und der Planung, einschließlich:

• der Untersuchung der Ausgangslage und der Koordination mit den Fachplanern,

• der Harmonisierung der Zielsetzungen,

• der Klärung und Darlegung wichtiger Aspekte, Anforderungen und Rahmenbedingungen in verschiedenen Bereichen wie Stadtplanung, Design, Funktionalität, Technik, Wirtschaftlichkeit, Umweltverträglichkeit usw.,

• der Weitergabe der Arbeitsergebnisse an alle Projektbeteiligten,

• sowie der vorläufigen Verhandlungen über die Genehmigungsfähigkeit des Vorhabens.

Zu diesem Schritt zählen ebenso die Erstellung von Kostenschätzungen und die Ausarbeitung von Zeitplänen, jeweils entsprechend der geforderten Detailliertheit (2. Ebene gemäß DIN 276).

Leistungsphase 3 HOAI: Entwurfsplanung

In der Leistungsphase, die als System- und Integrationsplanung bekannt ist, wird das Planungskonzept unter Einbeziehung aller relevanten Aspekte, Richtlinien und Anforderungen – beispielsweise in Bezug auf Städtebau, Design, Funktionalität, Technik, Wirtschaftlichkeit, Ökologie, Soziales und öffentliches Recht – zu einem vollständigen Entwurf ausgearbeitet. Dies umfasst:

• Die Anfertigung von Plänen und Zeichnungen, etwa im Maßstab 1:100,

• Die Weitergabe der Arbeitsergebnisse an die Fachplaner,

• Eine detaillierte Objektbeschreibung,

• Verhandlungen bezüglich der Genehmigungsfähigkeit des Vorhabens,

• sowie die Erstellung von Kostenberechnungen gemäß DIN 276 und die Aktualisierung der Zeitpläne.

Die erzielten Ergebnisse werden abschließend zusammengeführt, erörtert und dokumentiert.

Leistungsphase 4: Genehmigungsplanung HOAI

Die Genehmigungsplanung beinhaltet die Erstellung und Kompilation der erforderlichen Unterlagen und Belege für die Einholung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen oder Zustimmungen, abhängig von der Art und dem vorgesehenen Einsatz des Bauvorhabens.

Diese Dokumente werden den zuständigen Behörden zur Überprüfung vorgelegt und sind Gegenstand mündlicher Aushandlungen. Die Planungsunterlagen werden dementsprechend überarbeitet oder modifiziert, was auch die Anpassung der dazugehörigen Beschreibungen und Berechnungen einschließt.

LPH 5: Ausführungsplanung

In dieser Phase werden auf Grundlage der Erkenntnisse aus den Leistungsphasen 3 und 4 detaillierte, ausführungsbereite Lösungen für die verschiedenen Fachplanungen entwickelt. Die Termin- und Ausführungspläne erfahren dabei eine kontinuierliche Aktualisierung.

Somit bildet die abgeschlossene Ausführungsplanung das fundamentale Gerüst für die von den ausführenden Firmen vorzunehmende Montage- oder Werkstattplanung. Diese Montage- und Werkstattpläne werden in einem weiteren Schritt mit der Ausführungsplanung abgeglichen, was ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil dieser Leistungsphase ist.

LPH 6: Vorbereitung der Vergabe

In dieser Phase werden sämtliche Tätigkeiten behandelt, die für die Erstellung der Leistungsverzeichnisse erforderlich sind: Das schließt das Abstimmen und Koordinieren der Schnittstellen mit anderen Fachplanern, das Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen sowie die Kostenermittlung und die Kostenüberwachung ein.

LPH 7: Mitwirkung bei der Vergabe

Zu den typischen Aufgaben im Rahmen der Mitwirkung bei der Vergabe, wie sie in den Leistungsphasen der HOAI vorgesehen sind, gehören:

1. Das Koordinieren der Vergabeprozesse der Fachplaner,

2. Das Einholen und Überprüfen von Angeboten,

3. Das Erstellen von Preisspiegeln,

4. Das Durchführen von Gesprächen mit Bietern,

5. Das Abgleichen der Ergebnisse der Ausschreibung mit den vorherigen Kostenberechnungen,

6. Das Ausarbeiten von Vorschlägen für die Vergabe,

7. bis hin zur Erstellung der Vertragsdokumente und der Beteiligung an der Vergabe des Auftrags.

LPH 8 HOAI: Objektüberwachung

In der als Bauüberwachung bekannten Phase konzentriert sich die Arbeit auf die Kontrolle der Bauausführung, um sicherzustellen, dass diese mit den zuvor getroffenen Planungsentscheidungen und erteilten Genehmigungen übereinstimmt. Dies beinhaltet die Koordination aller am Bau beteiligten Akteure sowie das Management der Zeitpläne, die Führung des Bautagebuchs, die Prüfung von Aufmaßen und Rechnungen, die Kontrolle und Feststellung der Kosten, bis hin zur Abnahme der Bauarbeiten, der systematischen Zusammenstellung der Dokumentationen und der Überwachung der Mängelbeseitigung.

LPH 9: Objektbetreuung und Dokumentation

Im Rahmen der Leistungsphase 9, die sich über den Gewährleistungszeitraum erstreckt – üblicherweise drei oder fünf Jahre –, werden vor dem Ende der Verjährungsfristen finale Inspektionen des Objekts zur Identifikation von Mängeln durchgeführt. Diese Phase umfasst ebenso die Beteiligung an der Mängelbehebung und der Freigabe von hinterlegten Sicherheiten.

Die Berechnung des Architektenhonorars

Die Berechnung des Architektenhonorars basiert auf den in der HOAI detailliert dargelegten Leistungsphasen, die eine spezifische Verteilung des Honorars auf diese Abschnitte definieren. Die Berechnung des Honorars orientiert sich primär an den veranschlagten Herstellkosten, einschließlich jener der speziellen Gewerke, die Gegenstand der Fachplanung sind.

Entscheidend für die Höhe des Honorars sind dabei nicht ausschließlich die Herstellkosten selbst, sondern auch Faktoren wie der Komplexitätsgrad der Planung, der durch die bauspezifischen Anforderungen bedingt ist.

Vorteile für Architekten bei der Abbildung der HOAI-Leistungsphasen durch Branchensoftware

Die Teilnahme an Ausschreibungen im Gepäck mit der Angebotserstellung erfordert von Architekten ein hohes Maß an Einsatz, sowohl finanziell als auch zeitlich. Gemeinsam sind sie entscheidend für den geschäftlichen Fortschritt des Büros. Eine spezifisch angepasste ERP-Software wie ingo365 kann hier signifikante Vorteile einbringen, abseits der üblichen Angebotserstellungs- und HOAI-Berechnungstools. Solche integrierten Lösungen heben sich durch besondere Merkmale ab, unter anderem:

• Eine direkt aus der Kalkulation generierte Projektstruktur

• Die Verknüpfung mit einer vorausschauenden Ressourcenplanung (Reporting The Future)

• Die Festlegung von SOLL-Werten direkt aus dem HOAI-Modul, einschließlich der geplanten Stunden und Kosten für Ressourcen

• Die Integration der Zeiterfassung für Soll-IST-Vergleiche und Phasenplanung

• Klare Kostenübersicht zu Projektbeginn, inklusive der Vorlaufkosten

• Die Möglichkeit, aus Erfahrungswerten früherer Projekte zu schöpfen, um Benchmarks zu setzen

• Eine durchdachte Kalkulation von Gemeinkosten und Stundensätzen je Ressource

Das Fazit: Die Kombination aus Gebührenordnung und Branchensoftware macht den Unterschied

Eine Gebührenordnung für zu erbringende Leistungen im Bauwesen bietet zahlreiche Vorteile für alle an einem Bauvorhaben Beteiligten und gilt als überaus erstrebenswert. Die Übersicht durch sie erleichtert nicht nur den direkten Angebotsvergleich, sondern stärkt auch das Vertrauen in die zu erwartenden Leistungen und verbessert die Strukturierung des gesamten Fachgebiets.

Allerdings wird der damit verbundene Aufwand bei der Erstellung von Angeboten nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) sowie die Beteiligung an Ausschreibungen oft verkannt. Noch immer greifen zahlreiche Architekten auf individuell zugeschnittene Lösungen zurück, die sie in Programmen wie Microsoft Excel selbst erstellen, ohne sich der Existenz von am Markt erhältlichen, maßgeschneiderten Softwarelösungen bewusst zu sein.

Wie ich das meine? Das können Sie in unserem Produktfolder zur Business Software ingo365 entdecken: 

Leistungsphasen Architektur FAQ