Stolpersteine erkennen, Aufwände besser einschätzen und belastbare Angebote stellen - die Projektbewertung ist ein wichtiges Werkzeug, um den betriebswirtschaftlichen Erfolg im Planungsbüro sicherzustellen. Allerdings geht die Erfassung, Analyse und Interpretation der projektbezogenen Daten in der Anwendung mit einigen Schwierigkeiten einher. Besonders dort, wo die digitale Infrastruktur die Abbildung komplexer Projektstrukturen in der Praxis noch nicht zulässt.
Wie der aktuelle Digitalisierungsindex des Mittelstands im deutschen Baugewerbe1 zeigt, nutzt bereits heute die große Mehrheit der Unternehmen in der Baubranche moderne Software-Lösungen, um sich im Wettbewerb um Kunden und Projekte zu behaupten. Eingesetzte Tools müssen in der Vorgehensweise allerdings zu den Anforderungen eines Ingenieur- oder Architekturbüros passen, um in allen Schritten nutzbar gemacht werden zu können. In diesem Beitrag haben wir daher 6 Tipps zur Bewertung und Abrechnung von Projekten sowie die Vorteile im Hinblick auf eine zentrale Business Lösung wie ingo365 für Sie zusammengestellt.
Die Projektbewertung ist ein wesentlicher Faktor im Projektcontrolling. Dabei soll über Fertigstellungsgrad oder Restkosteneinschätzung der Status des Projektes ermittelt werden. Sinnvollerweise erfolgt diese Bewertung phasengenau und wird dann hochaggregiert. Ziel ist es durch eine Projektprognose eventuelle Fehlentwicklungen oder Mehraufwände rechtzeitig erkennen und notwendige Maßnahmen einleiten zu können.
Projektleiter schätzen den Verlauf neuer Projekte auf Grundlage vergangener Projekte und aktueller Ressourcen ein. Die Erfassung und Auswertung dieser Daten bergen allerdings einige Herausforderungen:
Geleistete Stunden sind nicht unbedingt linear zum Projektfortschritt, sodass sich nicht immer konkrete Rückschlüsse auf die abgeschlossenen Leistungen ziehen lassen. Die richtige Einschätzung des Fertigstellungsgrades führt zu einer präzisen Projektprognose und beeinflusst so das Monats- und Jahresergebnis des Ingenieurbüros elementar.
In der Ressourcen- und Kapazitätsplanung eines Projekts existiert häufig eine Vielzahl von Variablen, die zum Zeitpunkt der Berechnung noch nicht eindeutig bestimmbar sind und deshalb geschätzt werden müssen.
Besonders Projekte mit öffentlichen Auftraggebern erstrecken sich des Öfteren über mehrere Jahre und verändern sich im Laufe der Zeit mehrmals. Ohne verlässliche Daten aus abgerechneten Projekten ist eine nachhaltige Planung am Anfang sehr schwierig.
Nicht eindeutig formulierte Verträge und unklare Kriterien für Leistungsdefinitionen lassen Raum für Missverständnisse und Unklarheiten im Projektverlauf.
Ein sachliches Projektverständnis ist nicht gleichbedeutend mit einem wirtschaftlichen Know-How. Nicht immer verfügen die Verantwortlichen im Ingenieurbüro über die nötigen betriebswirtschaftlichen Kompetenzen und Erfahrungen für das Projektmanagement.
Projektkalkulationen basieren auf verschiedensten Annahmen. Umso mehr schwer kalkulierbare Variablen ein Projekt allerdings enthält, desto wichtiger ist eine laufende Soll/Ist-Beurteilung, um bei Abweichungen schnell reagieren zu können.
Einige Ingenieurbüros verzichten in den Verfahren sogar ganz auf einen Gesamtplan und hangeln sich von Teilplanung zu Teilplanung. Ein Zwischenfazit der Ziele und Erkenntnisse im Rahmen der Projektbewertung zu ziehen, wird dabei ein Ding der Unmöglichkeit.
Eine Business Software stellt die Werkzeuge für eine erfolgreiche Projektbewertung bereit, aber die verantwortlichen Leiter des Projektes müssen sie auch richtig anwenden. Folgende 6 Tipps ermöglichen eine noch bessere Projektbewertung im Ingenieurbüro:
Der Vertrag ist über seinen Inhalt die formale Basis jeder Zusammenarbeit. Je genauer das Projekt umrissen und der Leistungsumfang konkretisiert wird, desto weniger Raum bleibt für Missverständnisse mit Kunden und Partnern. Die frühzeitige Einbindung des Projektleiters ist dabei der Schlüssel zur Konzeption genauer Verträge, denn er kennt als Bindeglied die fachliche Seite des Projekts und kann unrealistische Planungen sowie praktische Probleme bereits in der Vertragsgestaltung identifizieren.
Mit einer zentralen Business Software schaffen Sie eine einheitliche, aktuelle und umfassende Datenbasis, die für die Vorbereitung realistische Projektkalkulationen und vollständige Projektbewertungen deutlich vereinfacht.
Unklar definierte Leistungen sind nicht nur keine große Hilfe, sondern führen im schlimmsten Fall auch zu Verwerfungen mit Kunden. Durch eine professionelle Angebotserstellung verhindern Sie das Entstehen falscher Erwartungen und lenken die Zusammenarbeit in erfolgreiche Bahnen. Etwaigen Projektrisiken greifen Sie dadurch vor.
Die Verteilung der definierten Leistungsumfänge innerhalb des Projektteams ist mitentscheidend für die erfolgreichen Ergebnisse des Projekts. Wenn einzelne Akteure in der Navigation zu viele Aufgaben erhalten, entstehen an manchen Stellen Verzögerungen, während es an anderen zu Leerlauf kommt. Die präzise Verteilung der Leistungsumfänge schafft so die Grundlage einer effektiven Kapazitäts- und Ressourcenplanung.
Auch die genaueste computergestützte Planung hält nicht immer den sachlichen Gegebenheiten der Projektrealität stand. Aufgrund der zahlreichen Variablen in der Projektplanung- und durchführung sind Soll-Ist-Abweichungen der Projektergebnisse zu erwarten und regelmäßige Bewertungen des Projekts ratsam.
Mit einer zentralen Business Software wird es leicht, den Projektleiter mit wertvollen Projektdaten zu unterstützen. Er weiß zu jedem Zeitpunkt, wie viel Stunden in jedes Projekt geflossen und wie viele Stunden noch zu leisten sind. Entspricht der Fortschritt nicht dem geplanten Fertigstellungsgrad, lässt sich eine entsprechende Priorisierung zügig treffen.
Excel ist noch immer ein beliebtes Planungstool in Ingenieurbüros. Gerade in der Projektbewertung zeigt dieser Ansatz in den Methoden aber klare Schwächen, was immer mehr Firmen auch wissen lernen und deswegen davon weg wollen. So sahen mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen in einer Studie der PMA das Fehlen einer einheitlichen Business Lösung als Grund für höhere Kosten und Verzögerungen. Eine zentrale Business Lösung wie ingo365 hat hingegen klare Vorteile bei der Projektbewertung:
Alle Verträge der Projekte sind im System hinterlegt und jederzeit von allen Verantwortlichen abrufbar. Unklarheiten lassen sich dadurch schnell klären bzw. entstehen erst gar nicht als verzögernde Themen.
Alle Projektparameter laufen in ingo365 zusammen, sodass jede Projektphase und alle damit verbundenen Faktoren von Anfang an in der Projektkalkulation berücksichtigt werden können.
ingo365 unterstützt die Projektmitglieder bei der Datenerfassung auf Kopfdruck. Da alle Arbeitsschritte innerhalb des Systems stattfinden, ist beispielsweise eine detaillierte Zeiterfassung für die einzelnen Arbeitsschritte innerhalb des Projekts möglich. So lassen sich beispielsweise Mehrleistungen gegenüber dem Vertragsumfang entsprechend markieren und dem Auftraggeber gegenüber transparent darstellen sowie verrechnen.
Da der Projektstatus sich zu jedem Zeitpunkt per Knopfdruck abfragen lässt, brauchen die Projektbeteiligten nicht länger mühsam alle wichtigsten Informationen für eine Entscheidung zusammensuchen. Dabei sinkt außerdem das Fehlerrisiko, da Probleme frühzeitig identifiziert und die Projektplanung entsprechend angepasst werden können.
Weil alle Daten im System transparent vorliegen, kann der Projektleiter mehr Zeit auf die Interpretation der zur Verfügung stehenden Daten verwenden. Über standardisierte Dashboards lassen sich Datensätze benutzerfreundlich und anwendungsspezifisch visualisieren. Besonders gut oder schlecht performender Projektnutzen wird so schnell identifiziert.
Wenn Daten manuell in verschiedenen Systemen abgelegt werden, besteht immer die Möglichkeit für Fehler bei der Übertragung oder Messung. Mit einer zentralen Business Lösung können sich alle Entscheider auf die Validität der Daten verlassen, weil sie innerhalb des Systems automatisch synchronisiert werden.
Als zentrales digitales System für das Projektmanagement bietet es Ingenieurbüros ein Grundgerüst für die kaufmännische Projektorganisation und legt den Grundstein für genaue Kalkulationen und belastbare Planungen.
Die Projektbewertung liefert Informationen über Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft des Projekts und gibt Projektleitern ein detailliertes Zustandsbild. Eine Business Software verbindet alle Bereiche des Ingenieurbüros miteinander, indem sie alle Daten zwecks der Analyse intelligent vernetzt. In der Projektbewertung nutzen Sie so immer aktuelle und vollständige Daten und treffen die bestmöglichen Entscheidungen, um das Projektportfolio profitabel, pünktlich und zur Zufriedenheit des Kunden abzuschließen.
Die zwei wichtigsten Varianten hierfür sind: einerseits nach dem Fertigstellungsgrad, der in Prozent auf Phasenebene definiert wird. Er wird auf Basis der Ist-Kosten dann linear hochgerechnet. Wenn beispielsweise zu einem Stichtag 100 Stunden geleistet wurden und der Fertigstellungsgrad 50% beträgt, wird davon ausgegangen, dass bis zur Finalisierung der Phase erneut 100 Stunden zu leisten sind.
Andererseits kann man auch eine Restkosteneinschätzung auf Phasenebene durchführen. Das bedeutet, dass vom Projektleiter eingeschätzt wird, wie viele Stunden und damit auch Kosten noch notwendig sind um diese Phase fertigzustellen. Die einzelnen Phasen werden dann nach Auftragswert gewichtet hochgerechnet und somit ergibt sich ein Gesamtfertigstellungrad.
Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben mit definiertem Start und Ende. Es ist beeinflusst durch den Umfang (Scope), die Zeit und die Kosten. Da eine Veränderung des Umfanges oder auch des Zeitplanes Auswirkung auf die Kosten hat und umgekehrt ist das Steuern des Projektes eine wesentliche Aufgabe. Das Projektcontrolling hilft dabei das Projekt zeitnah, dem Umfang angemessen und kostenneutral einzuführen.
Der Projekterfolg misst sich an unterschiedlichen Kriterien und Zielen. Kaufmännisch sind die Projektkosten und ein daraus erzielter Deckungsbeitrag meistens ein wichtiges Kriterium. Das heißt, ein Soll-Ist-Vergleich von Kosten/Erlösen/Zeiten ermöglicht hier den Überblick über das Projekt und sollte immerzu automatisch gemessen werden können. Der Projekterfolg kann aber auch über den zeitgerechten Abschluss oder an der Zielerreichung gemessen werden.
In jedem Unternehmen gibt es wichtige und weniger wichtige Projekt. Auch andere Bezeichnungen wie strategisch oder kritisch können hier verwendet werden. Die Priorisierung hängt von den individuell gesteckten Zielen ab. Wenn die Deckungsbeitrags-Maximierung oberste Prämisse ist, wird eine andere Priorisierung sinnvoll sein, als wenn die Kundenzufriedenheit oder die Gliederung von A-B-C Kunden eine Rolle spielt.