Es war der Beginn des EDV-Zeitalters, als ich das Ingenieurbüro meines Vaters übernommen habe. Rund 25 Mitarbeiter waren damals dort beschäftigt und die Bilanz wurde auf einigen DIN A4-Seiten zusammengefasst. Von halbfertigen Leistungen oder der Bewertung des Fertigstellungsgrades sprach zur damaligen Zeit kaum jemand.
Entsprechend überrascht und ein wenig hilflos saß ich dann auch vor unserem Steuerberater, als er mich zum ersten Mal um eine Bewertung der unfertigen Leistungen für die Jahresbilanz bat. „Ganz einfach”, erklärte mir der gewiefte Mann der Zahlen, „sag mir einfach, wie viel ihr vorausgearbeitet habt, ohne dafür bereits eine Rechnung gelegt zu haben.” Sein charmantes Lächeln konnte ich in dem Moment wirklich nicht erwidern, denn mein Gehirn schlug bereits Purzelbäume.
Was sind halbfertige Leistungen?
Als Ingenieur wissen Sie heutzutage wahrscheinlich, was halbfertige Leistungen sind: Als „unfertig” geltende (Teil-)Leistungen, die bereits abgeschlossen sind, aber noch nicht als Forderung mit Rechnung gelegt wurden. Aus diesem Grund fehlt ihnen die sogenannte Verkaufsfertigkeit und sie gehen in die Jahresbilanz als halbfertige Leistung ein.
Gesetzliche Grundlagen
Ingenieure ebenso wie Architekten sind von Gesetz wegen dazu verpflichtet eine saubere Jahresbilanz zu machen. Als Teil der Projektbewertung muss auch der Fertigstellungsgrad evaluiert werden, um die halbfertigen Leistungen einzeln in die Bilanzierung einfließen zu lassen. Dabei ist darauf zu achten, dass die Bewertung verlustfrei, nachvollziehbar und vergleichbar zu den Vorjahren ist. Daumen-mal-Pi Schätzwerte, die jedes Jahr irgendwie erhoben werden, führen zu einem vermeidbaren Aufhorchen der Finanz. Eine sinnvolle Bewertungsmethodik ist allerdings nur eine der Herausforderungen, die ich allzu gut kenne.
Herausforderungen mit (unfertigen) Leistungen
Nach der Übernahme des väterlichen Ingenieurbüros wuchsen wir auf rund 80 Mitarbeiter an und mit ihnen wuchs die Zahl an Projekten ebenso wie an unfertigen Leistungen. Nach mehreren eher kläglichen Versuchen, den Fertigstellungsgrad unserer Projekte für die Jahresbilanz über den verhältnismäßigen Monatswert zu beurteilen, musste ich mir schließlich eingestehen, dass ich es nicht konnte: Ich war nicht in der Lage, unsere halbfertigen Leistungen seriös und objektiv zu bewerten. Und so wie es bis heute vielen Ingenieuren geht, sah auch ich mich gleich mehreren Herausforderungen gegenüber:
- Uns fehlte eine aktuelle und saubere Datengrundlage.
- Unsere Informationen waren nicht zentral gespeichert, sondern in mehreren Tools verstreut, z.B. Excel, E-Mail-Accounts, Zeiterfassungssoftware und Projektmanagement-Tool.
- Nicht jeder unserer Techniker hat seine Zeiten regelmäßig und verlässlich erfasst, da es schlichtweg an geeigneten Werkzeugen fehlte, was ein transparentes Projektcontrolling extrem erschwerte.
- Kaum ein Projektleiter war in der Lage, seine Zahlen objektiv und ehrlich zu berechnen, da ihm eine systematische Technik fehlte und kaufmännische Tätigkeiten bis dahin eher vom Büroleiter oder der Geschäftsführung erledigt wurden.
- Wir hatten viele kluge Köpfe in unserer Belegschaft, aber ohne unternehmensweit durchgängige Berechnungsmethoden der einzelnen Fertigstellungsgrade konnten gar keine einheitlichen und damit verlässlichen Bewertungen garantiert werden.
Schon bald wurde mir bewusst, dass diese Herausforderungen nicht nur die Bewertung der halbfertigen Leistungen erschwerte. Uns gingen auch verrechenbare Leistungen verloren, Rechnungen wurden immer mal wieder fehlerhaft gelegt, die Ressourcen- & Kapazitätsplanung war spürbar schwierig und eine objektive Einschätzung der Projekte sowie Fertigstellungsgrade schier unmöglich.
Das war der Moment, als ich beschloss etwas zu ändern.
3 Ansätze für die Bewertung des Fertigstellungsgrades
Mein Weg führt vom errechenbaren Pi-Mal-Daumen Ansatz über eine selbst entwickelte Software hin zur professionellen Business Lösung ingo365:
- Verhältnismäßige Einschätzung:
In den ersten Jahren schätzte ich den Fertigstellungsgrad unserer Projekte so ein, dass ich mir ausrechnete, wie viele Wochen wir mit unseren Rechnungsleistungen hinterherhinkten, z.B. 8 Wochen. Aus dieser Einschätzung ergab sich schließlich der Wert unserer halbfertigen Leistungen, den ich unserem Steuerberater damals sogar noch in Schilling mitteilte. Wie erwähnt ließ ich diesen Ansatz schon sehr bald hinter mir.
- Eigene kaufmännische Software:
Da ich im Herzen schon immer ein Tüftler war, habe ich angesichts fehlender Alternativen eine eigene kaufmännische Software entwickelt. Diese ermittelte mithilfe einer Matrix über die Projektphasen sowie einer prozentualen Einteilung der Gesamtleistungen den Fertigstellungsgrad unserer Projekte. Auf Grundlage dieser Datenbasis konnten wir ziemlich objektiv und verlässlich unsere halbfertigen Leistungen bewerten. - Professionelle Business Lösung für Ingenieure:
Was als Hobby vor vielen Jahren begann, endete schließlich mit Michael Stritzinger und newvision in einer professionell designten Branchenlösung für Ingenieure. Mit ingo365 entwickeln wir eine Software, die sämtliche kaufmännische und organisatorische Prozesse in Planungsbüros abdeckt, inklusive der objektiven Bewertung halbfertiger Leistungen in Echtzeit.
5 Tipps für die Bewertung halbfertiger Leistungen
Als Freund von Erfahrungsaustausch und gemeinsamen Learnings möchte ich folgende 5 Tipps mit Ihnen teilen, die mir wirklich dabei geholfen haben, den Fertigstellungsgrad von Ingenieursprojekten zu bewerten:
- Nutzen Sie eine zentrale Software.
In einer zentralen Business Software laufen alle Informationen in einer einheitlichen Datenbasis zusammen, was Fehler und Fälschungsversuche spürbar reduziert. Einerseits lässt sich daraus der Fertigstellungsgrad schnell ermitteln, andererseits frühzeitig auf Peaks oder Probleme reagieren. Eine Ingenieursoftware wie ingo365 berechnet den Fertigstellungsgrad sogar automatisch, was rasch für eine hohe Akzeptanz unter den Mitarbeitern und vor allem den Projektleitern nach sich zieht, z.B. bei der Durchsetzung der digitalen Zeiterfassung.
- Bewerten Sie halbfertige Leistungen nicht erst am Jahresende.
Eine regelmäßig gepflegte zentrale Datenbasis sorgt dafür, dass sich alle Projektbeteiligten schnell einen Überblick verschaffen können und die monatlichen Bewertungen schnell oder sogar automatisch in den Jahresabschluss übertragen werden. - Fordern Sie Reportings von Projektleitern ein und geben Sie dazu die Strukturen möglichst einfach und selbsterklärend vor.
Wenn die Verantwortlichen ihre Projekte und Leistungsphasen kontinuierlich und im besten Fall mit einer ausgereiften Software bewerten, dann gibt es keine Ausreden mehr. In einem System wie ingo365 sind einerseits Reportings bereits integriert, andererseits basiert es auf einer einheitlichen Methodik, die mit sehr wenig Aufwand für den Projektleiter verbunden ist. Das schafft Akzeptanz!
- Weiten Sie Ihre Beurteilungsmethodik auf Partner & Subunternehmer aus.
Was bei Ihnen im Ingenieurbüro bereits hervorragend funktioniert, sollte auch über den eigenen Tellerrand hinaus kommuniziert und eingefordert werden. Auch hierfür ist eine zentrale Business Lösung wie ingo365 optimal geeignet, da Subunternehmer und Partner direkt in der Software mitarbeiten können. - Vergessen Sie die Bilanzverschönerung am besten direkt wieder.
Nicht nur fordert die Finanz eine objektive und logische Bilanzierung Ihrer Projekte am Jahresende ein, auch Sie selbst tun sich keinen Gefallen damit, die Bilanz zu verschönern.
Fazit: Bewertung halbfertiger Leistungen leicht gemacht
In den letzten Jahren wurde ich immer wieder gefragt, wie wir in unserem Ingenieurbüro erfolgreich agieren konnten. Als Geschäftsführer habe ich meine Hauptaufgabe immer darin gesehen, unseren Mitarbeitern möglichst optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen. Denn dort, wo ich einen Prozess um 5% verbessern konnte, haben letztlich 80 Mitarbeiter diese Optimierung um den Faktor 80 verbessert. So auch bei der Bewertung der halbfertigen Leistungen mit einer Software, die mit wenigen Mausklicks einen objektiven Überblick in Echtzeit ermöglicht.
Teilfertige Arbeiten FAQ
Definition
Was sind halbfertige Arbeiten?
Halbfertige Arbeiten sind diejenigen Leistungen, welche zwar bereits erbracht wurden, aus irgendeinem Grund jedoch noch nicht „verkauft“, also in Rechnung gestellt werden konnten. Wenn man so will, sind das die auf Lager liegenden, bereits erzeugten Produkte eines projektorientierten Unternehmens, wie eines Architektur- oder Ingenieurbüros (zum Beispiel teilweise fertiggestellte Planungsphasen eines Projektes).
Bewertung
Wie bewertet man unfertige Leistungen?
Halbfertige (oder auch unfertige) Leistungen müssen speziell in projektorientierten Unternehmen laufend bewertet werden. Ansonsten ist das kaufmännische Ergebnis innerhalb des Projektes aber auch des gesamten Unternehmens zum bewerteten Zeitpunkt nicht korrekt.
Bei der korrekten Bewertung ist zum einen zu ermitteln, wie hoch die bereits erbrachten Leistungen tatsächlich sind (etwa Stundenaufzeichnungen). Zum anderen, welchen tatsächlichen monetären Wert diese Leistungen für das Unternehmen aller Voraussicht nach erzielen werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass keine Gewinn- oder Wagnisaufschläge etc. in dieser Bewertung enthalten sein dürfen. In der Praxis gestaltet sich aus diesen Gründen eine saubere Bewertung als für die Unternehmer oft sehr schwierige, wenn nicht fast unlösbare Aufgabe, die daher oft gescheut wird.
Nur speziell auf die Branche zugeschnittene, clevere Unternehmenssoftware ist daher tatsächlich in der Lage, dies unkompliziert zu leisten.
Position in der Bilanz
Wo stehen halbfertige Arbeiten in der Bilanz?
In der Bilanz findet man diese Zahl bei den Erträgen unter der Rubrik "Veränderung des Bestands an unfertigen Erzeugnissen“.
Rolle von Anzahlungen
Wie gehe ich bei halbfertigen Arbeiten mit erhaltenen Anzahlungen um?
Bei erhaltenen Anzahlungen unterscheidet man genau genommen zwischen Teilrechnungen und Akontozahlungen. Akontozahlungen sind dabei Zahlungen für noch nicht erbrachte Leistungen, also tatsächliche Vorauszahlungen. Diese sind bei der Bewertung von halbfertigen Arbeiten nicht zu berücksichtigen, sondern beeinflussen lediglich die Liquidität des Unternehmens.
Sind dagegen Teilrechnungen erstellt worden, so sind sämtliche darin ausgewiesenen Leistungen natürlich keine halbfertigen Arbeiten. Das ist entsprechend bei der Bewertung dieser zu berücksichtigen.
