SaaS-ERP? Das hat es mit ERP-Software aus der Cloud auf sich

Die Cloud ist in aller Munde. In unserer modernen, vernetzten Gesellschaft stellt sie nicht mehr nur einen Sehnsuchtsraum dar. Ganz im Gegenteil. Wo es in den frühen 2000er Jahren noch um Flexibilität und Kostenmanagement ging, hat sich die Cloud längst als Grundlage für Innovation unter Beweis gestellt. Das gilt nicht nur, aber speziell auch für ERP-Systeme, die auf Basis von Cloud-Plattformen Unternehmen unter die Arme greifen.

In diesem folgenden Beitrag wird es unter den Gesichtspunkten des Technologietreibers zuallererst einmal um eine Unterscheidung zu On-Premises-Systemen gehen. Danach werden wir aber ebenso noch die Cloud-inhärenten Differenzen herausarbeiten. Das alles, damit wir im Weiteren die essentiellen Funktionen von SaaS-ERP-Lösungen beackern können und den Vergleich bekannter Cloud-Anbieter abrunden. Schlussendlich werden wir uns noch dem heiklen Punkt des Datenschutzes widmen, um hier keine Interpretationsspielräume offenzulassen. Beginnen wir jedoch mit den allgemeinen Potentialen von Cloud-Technologie.

Die Implikationen von Cloud Computing

Prinzipiell sind Cloud-Services insofern disruptiv, als dass Sie dem Unternehmen eine technische Umgebung liefern, welche nicht in der eigenen Verantwortung liegt. Vielmehr stellt Cloud Computing Werkzeuge für das Betreiben verschiedener Systeme bereit. Das bedeutet, dass ich als Unternehmen einen Server zur Verfügung gestellt bekomme und auf diesem Server werden die notwendigen Systeme aktiv betrieben.

In der Vergangenheit (die noch gar nicht so weit zurückliegt, wenn man ehrlich ist) hatte noch jedes Firmengebäude einen Serverraum respektive ein Rechenzentrum. Die Cloud hat das dann im positiven Sinne durcheinandergebracht, indem diese physikalischen Zwänge abgeschafft wurden. Wie? Mehr dazu in den kommenden Abschnitten.

Der Unterschied zu On-Premises-ERP

Zunächst einmal, muss man sich vor Augen führen, dass man nicht einfach grob in On-Premises oder eine moderne Cloud-ERP-Lösung unterscheiden kann. On-Premise-Lösungen führen mit sich, dass das Unternehmen auf jedem einzelnen Client die zu nutzenden Programme installieren muss. Zusätzlich kann man aber noch von so etwas wie hybriden Lösungen sprechen: das vor allem dann, wenn eine Serverlandschaft angemietet wird und diese aber gleichfalls On-Premise Programme eingespielt bekommt. Dann hat man zwar die Server nicht vor Ort, aber dennoch ist man ebenso nicht komplett davon abgenabelt.

Ein gravierender Punkt ist weiterhin, dass es heutzutage ERP-Funktionen gibt, die beispielsweise in einer Lösung von Microsoft ausschließlich in der Cloud verwendet werden können. Das bringt Einschränkungen bei On-Premises mit sich, da die Anbieter den Ton stark in Richtung Cloud vorgeben. Nur mehr dann habe ich quasi den vollen Funktionsumfang garantiert. Obendrauf geht der Trend bei ERP-Systemen dahin, dass Forecasts im System evaluiert werden können, was wiederum für On-Premise-ERP-Software nicht funktioniert.

ERP-Cloud: Nicht jede Cloud-Lösung ist einerlei

Es ist nicht alles Gold, was glänzt. Diese Weisheit trifft insofern auf Cloud-ERP zu, weil der Anschein, dass dabei alles einerlei ist, eben nur ein Anschein verbleibt. Jeder Cloud-ERP-Anbieter macht sich in seiner Cloud verschiedene Cloud Services zu eigen. Und hinter jedem Modell stehen strategische Überlegungen des Herstellers. Ein klingendes Beispiel ist die iCloud, wo ich als Kunde für ein monatliches Entgelt von 0.99€ mit 50 GB auskommen darf.

Generell gesehen, steckt hinter Cloud-Enterprise Resource Planning (ERP) ein Server, der mir Sachen greifbar macht. Der Anbieter steuert jedoch, was er auch tatsächlich zur Verfügung stellt. Darüber hinaus gelten gewisse Industriestandards im Bereich Security eines ERP-Systems. Hierbei denke man nur an die bekannten Zertifizierungen, mit denen die Sicherheitsstandards validiert werden. Dass in diesem Zusammenhang verschiedene Levels vorherrschen, sollte sich von selbst verstehen.

Definition Software as a Service (SaaS) ERP

Die Devise bei SaaS lautet mieten statt kaufen. Stellen Sie sich kurz die folgende aussagekräftige Realität vor: wer damals Microsoft Office 2010 kaufte, der hatte den vollen Funktionsumfang für dieses Jahr. Für die Funktionen, die über diese Version hinausgehen, musste man dann aber wieder Geld zur Hand nehmen, um etwa Office 2011 zu erwerben. 

Abonnement-Modelle hingegen statten Office nicht nur mit der uneingeschränkten Nutzung aus, sondern haben neueste Funktionen All-Inclusive. Dadurch muss die Office-Lizenz nicht Jahr für Jahr neu erworben werden. Ein SaaS-ERP-System wie ingo365 entwickelt sich mit dem gleichen Hintergedanken ebenfalls kontinuierlich weiter. Neue Release-Versionen werden mit dem SaaS-Modell ausgespielt, ohne dass kostspielige und zeitaufwendige Implementierungsprozesse durchgeführt werden müssen.

Kompatibilität der ERP-Systeme - Windows vs. Mac

Kompatibilität ist gleichfalls ein Zauberwort. Während ein On-Premise-System noch stark davon abhängig war und ist, wo es lokal installiert ist, ist das bei der Cloud-Unternehmenssoftware völlig egal. Das deshalb, weil das Produkt nur mehr über den Browser aufgerufen wird (und an komplett anderer Stelle installiert ist). Früher hätte es noch eine eigene App gebraucht, damit das Unternehmen bei On-Premises einen systemübergreifenden Zugriff erzielen kann. Die Kraft des Cloud-ERP-Systems liegt aber in der Überwindung solcher Voraussetzungen.

IT-Infrastruktur und Hardwarevoraussetzungen

Ein integraler Vorteil (den wir im Hinblick auf die Vorteile von Cloud-ERP-Systemen detaillierter beleuchten) ist immerzu das Wegfallen von individuellen IT-Servern auf Unternehmensebene. Während für die On-Premise-Variante die komplette Infrastruktur selbst organisiert werden muss, ist das bei der Cloud absolut kein Thema. Ich brauche bloß noch ein internettaugliches Gerät und kann direkt und ohne Verzögerung auf die Module zugreifen.

Kosten der Produkte

Dieser Aspekt greift wieder auf die strategischen Überlegungen der Anbieter zurück. Die verschiedenen Modelle beinhalten nämlich Kosten abhängig von beispielsweise

• der Zahl der Benutzer

• bis zum lizenzierten Funktionsumfang.

Benutzer verwenden letztlich eine oder mehrere Funktionen und für die Ausgestaltung der individuellen und kollektiven Nutzung gibt es spezifische Preismodelle. Welche Funktionen das von einem sehr allgemeinen Standpunkt her sein können, betrachten wir im nächsten Abschnitt auf der Basis unserer eigenen Dynamics 365 Business Central-Lösung.

Zu den Funktionen von Cloud-ERP-Lösungen

Sieht man sich die globalen Features von Enterprise Resource Planning auf der Grundlage von Microsoft an, dann stechen folgende speziell hervor:

1. Business Central für die Abwicklung aller Geschäftsprozesse eines Unternehmens

2. Microsoft Office-Integration mit Word, Excel, PowerPoint etc.

3. Erweiterung von Prozessen/Workflows mit Power Apps und Business Intelligence

4. SharePoint und generelle Datenablagen für die Organisation und Struktur

5. Microsoft Teams für die interne Kommunikation

Bei alledem bedingt ERP-Software aus der Cloud einen besseren Datenschutz als eine selbstgebaute IT-Infrastruktur. Das allein schon deshalb, weil das Know-how bei selbstgebastelten Infrastrukturen simpel geringer ausfällt. Gerne wird als Konterargument vorgebracht, dass etwa Microsoft schon mehrmals Ziel von Hacking war. Doch im Umkehrschluss sollte folgende rhetorische Frage besonders resonieren: wer kann garantieren, dass man selbst mit der individuellen Infrastruktur noch nie Ziel einer Datendiebstahl-Attacke war?

Fakten und Module von Cloud-Lösungen

Cloud-ERP trägt eine Vielzahl an Modulen und potentiellen Add-ons in sich. An dieser Stellen wollen wir nur eine wirklich prägnante Auflistung beispielhafter Tools durchscheinen lassen:

Auftragsbearbeitung eines Unternehmens

Die Möglichkeiten von ERP-Software reichen hier von der Angebotsanlage bis hin zur Auftragsüberleitung. Inkludieren aber weiters die Durchführung des Auftrags mündend in der kaufmännischen Abwicklung (dem Legen einer Rechnung). Zusätzlich lassen sie die Funktionalität des Projektmanagements nicht vermissen. Das meint, die Chance sich jederzeit einen Status über die Aufträge und Projekte zu visualisieren.

E-Mail-Ablage/Dokumentenablage

Ein wesentlicher Vorteil von Cloud-ERP ist, dass alle Informationen an einem Ort gebündelt sind. Und zwar völlig unabhängig von Krankenständen und etwaigen Urlauben der Kollegenschaft. Damit habe ich jederzeit Zugriff auf die letzten Mails des Kollegen und bin damit nicht schon von vorneherein der fehlenden Übersichtlichkeit ausgeliefert.

Prozesse der Buchhaltung

Die Prozesskette in der Buchhaltung ist durchgängig: eine Rechnung wird gelegt, welche mit den projektrelevanten Informationen versehen ist. Das Unternehmen weiß immerzu, welche Zahlungen schon getätigt wurden. Der Workflow und die Freigaben von Rechnungen sind obendrauf "streamlined": eine Rechnung wird im System angelegt, kann vom Projektleiter als valide eingestuft werden und die Buchhaltung kann die Rechnung umgehend bezahlen.

Es müssen also keine Stempel und Unterschriften mehr eingeholt werden. Das geht Hand in Hand mit der Dokumentenablage. Da der Beleg im Bestfall schon im System ist, kann ich mir diesen ohne Umwege ansehen. Erneut gilt der Erfolgsfaktor des integrierten Systems, wo alles miteinander kommuniziert.

Ausfallsicherheit der Cloud-ERP-Systeme

Durch die Services des Anbieters ist Ausfallsicherheit selbstverständlich gewährleistet. Sollte es aber doch zu einem Ausfall kommen, wird er anteilig rückvergütet. Das betrifft einen bestimmten Prozentsatz der monatlichen Kosten dafür, dass die Systeme zu diesem Zeitpunkt eben ausgefallen waren.

Datenschutz

Gerade Online-ERP-Systeme sehen sich fast durchwegs dem Vorwurf ausgesetzt, dass der Schutz von Daten zu wünschen übriglassen würde. Mit der Realität vereinbar sind derlei Beanstandungen aber gewiss nicht. Cloud-Anbieter als Partner müssen bestimmte Industriestandards erfüllen. Diverse Kunden beharren auch völlig zurecht darauf, dass die Lieferanten bestimmte Zertifizierungen innehaben. Es ist in diesem Zusammenhang dennoch überaus ratsam, dass Kunden sich die Zertifizierungen zu Gemüte führen, um mit ruhigem Gewissen die Systeme in der Cloud zu betreiben.

Sicherheit von ERP-Lösungen

Der Datenschutz geht aber noch weit darüber hinaus. Der eigentliche Zugriff auf die ERP sollte nämlich nur berechtigten Usern laut einem Berechtigungskonzept möglich sein. Ein Online-ERP-System offenbart die Option, nur einzelne Funktionen oder Ansichten den jeweiligen Mitarbeitern eines Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Dieser Zugriff entspricht dann nur dem wirklichen Umfang der Arbeit im System. Im Gegensatz zu x-beliebigen Eingriffschancen in Bereiche, die fernab der Tätigkeit liegen.

Vorteile mit einem SaaS-ERP-System

Vergleicht man On-Premises-ERP-Systeme mit Cloud-ERP-Software, stechen folgende Punkte hervor:

On-Premises-ERP

• Betrieb auf eigener Hardware

• Ausfallsicherheit muss durch den Kunden/IT selbst hergestellt werden

• Individuelles Backup- und Wiederherstellungskonzept muss kreiert werden

• Kein automatisches Up-/Downscaling der Hardwareleistung

• Meist Kauflizenzen in Verbindung mit einem Wartungsvertrag

• Zusätzliche Lizenzen für Serverbetriebssystem sowie Datenbanken erforderlich

• Meist keine automatischen Softwareupdates

• Einfachere Integration sowie Kommunikation mit lokaler Hard- und Software wie zum Beispiel Drucker und Storage

• Die Kommunikation mit SaaS-Anwendungen wie Microsoft 365, Power Platform und Co ist komplexer als bei SaaS-ERP

SaaS-ERP

• Sehr schnelle Bereitstellung, da keine lokale Hardware und Installation notwendig sind

• Einfaches Lizenzmodell. Benutzerbezogene Lizenzen. Wahlweise auch auf monatlicher Basis anpassbar.

• Garantierte Verfügbarkeiten größtenteils über 99%

• Betrieb, Update sowie Backup im Lizenzpreis enthalten

• Tiefe Integrationsmöglichkeiten in andere SaaS-Anwendungen

• Internationale Verfügbarkeit bei Einhaltung lokaler rechtlicher Rahmenbedingungen

Das Fazit: Ein ERP-System aus der Cloud schützt Daten und optimiert Geschäftsprozesse

Den vorliegenden Beitrag kann man ganz offensichtlich mit der Conclusio beschließen, dass der Trend massiv in Richtung Cloud geht. Diverse Softwareanbieter setzen auf die Cloud und das ist aufgrund der exklusiven Funktionen in der Cloud faktisch nachweisbar. Warum sich ein Unternehmen auf die Suche nach Cloud-Lösungen macht, ist ebenso einleuchtend. Denn nicht jede Firma hat ihre Kerngeschäfte in der IT. Ein cloudbasiertes ERP-System hat den Vorzug, dass Kopfschmerzen, die mit dem Aufbau einer IT-Infrastruktur ohne Know-how einhergehen, entfernt werden.

Noch dazu, wo vom EPU über den Mittelstand bis hin zum Großunternehmen über die ERP-Module eine Vielzahl an Prozessen abgebildet werden kann. Sei es nun der Einkauf, die Verwaltung des Lagers oder auch die Planung von Ressourcen. Durch den Wegfall von IT-Kosten steht der gedeihlichen Optimierung von Geschäftsabläufen dann nichts mehr im Wege.