Tipps und Tricks für nachhaltige Liquiditätsplanung in Ingenieurbüros

Ingenieurbüros in Deutschland sahen sich seit dem globalen Ausbruch von Covid-19 großen Verwerfungen in puncto Liquiditätsplanung ausgesetzt. Erwarteten noch im April 2020 viele coronabedingt einen Auftrags- und Umsatzrückgang für 2021, konnte sich die Situation aber seitdem verbessern. Der kontinuierliche Rückgang negativer wirtschaftlicher Folgen konnte sich Mitte 2021 auf 30% einpendeln. Zu diesem Ergebnis kam eine groß angelegte Umfrage der Bundesingenieurkammer und Bundesarchitektenkammer¹ im April 2021 unter 5100 Planerinnen und Planern.

Nichtsdestotrotz scheint jedes fünfte Planungsbüro zudem unter ausbleibenden Aufträgen bis hin zu existentiellen Liquiditätsproblemen zu leiden. Der LBBW-Mittelstandsradar² zeigt, dass auch andere Branchen von starken Umsatzrückgängen ausgehen oder bereits betroffen sind. Besonders in Krisenzeiten ist eine nachhaltige Liquiditätsplanung daher essentiell. In unserem Artikel widmen wir uns jetzt der Definition und den Problemstellungen der Finanzplanung. Und zeigen obendrauf durch Tipps Wege in Ingenieurbüros auf, um die Zahlungsfähigkeit auf solide Beine zu stellen.

Der Liquiditätsplan und seine Relevanz für die Branche

Die Zahlungssicherheit und Gewinnmaximierung sind die zwei wichtigsten Ziele eines jeden Planungsbüros. Denn das eine Ziel bedingt das andere: ohne nachhaltige Gewinne ist die Liquidität nicht gesichert und ohne Zahlungsfähigkeit sind notwendige Investitionen unmöglich. Letzteres gilt besonders für Projekte mit öffentlichen Auftraggebern wie Krankenhäuser, Schulen oder Sport- und Freizeiteinrichtungen.

Da Unternehmen ohne nachhaltige Liquidität kaum überlebensfähig sind, tragen wir unseren Teil bei und geben wertvolle Tipps von Ingenieuren für Ingenieure.

Geldflüsse und deren Herausforderungen für Ingenieurbüros

Egal, welche Branche, welche Größe oder welcher Kunde - Zahlungssicherheit über die liquiden Mittel ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Projektgeschäfte. Ingenieurbüros müssen sich in Sachen Liquiditätsplanung besonderen Herausforderungen stellen:

• unregelmäßige Zahlungseingänge bei regelmäßigen Kosten
  Im Projektgeschäft sind auch bei guter Ressourcen- und Kapazitätsplanung unregelmäßige Einnahmen an der Tagesordnung, denn Projekte werden geändert oder verschoben. Dies hat automatisch Auswirkungen auf die Zahlungsströme, denn die Mitarbeiter und externen Dienstleister eines Ingenieurbüros müssen regelmäßig bezahlt werden.

• langfristige Zahlungsziele
  Besonders öffentliche Auftraggeber sind für langfristige Zahlungsziele bekannt. Daher muss in der Liquiditätsplanung dringend einkalkuliert werden, dass die Projekte vorfinanziert werden. Das kann wiederum schnell spürbare Auswirkungen auf die Zahlungssicherheit eines Ingenieurbüros haben.

• kein klar definierbarer Leistungskatalog
  Anders als bei Produktbeschreibungen sind manche Leistungen, die von Ingenieuren erbracht werden, während der Angebotsstellung noch nicht genau definiert. Beziehungsweise können diese erst im Laufe des Projekts klarer abgegrenzt werden. Das führt mitunter zu einer unklaren Leistungserfüllung zwischen Kunde und Ingenieurbüro sowie nicht bezahlten Tätigkeiten.

• Gefahr nicht fakturierter Leistungen
  Im oftmals etwas chaotischen Projektgeschäft werden verrechenbare Leistungen schnell einmal vergessen, da eine strukturierte, zentrale Dokumentenablage fehlt. Der geplante und vereinbarte Leistungsumfang wurde zwar erbracht, aber nie fakturiert. Beispielsweise deswegen, weil die Zeit- und Leistungserhebung noch händisch in lokalen Dokumenten vorgenommen wird, was schnell zu Fehlern führt.

• Subunternehmer-Management
  Neben internen Leistungen, die von den eigenen Mitarbeitern eines Ingenieurbüros erbracht werden, müssen auch externe Dienstleister in die Zahlungspläne einbezogen werden. Werden Leistungen fremd vergeben, müssen sie in vielen Fällen bezahlt werden, bevor der Auftraggeber bezahlt hat. Das Subunternehmer-Management darf in einem nachhaltigen Finanzplan also in keinem Fall fehlen. 

Die Qualität des Liquiditätsplans ist also ein Thema, das den 360°-Blick auf alle Risiken erfordert.

7 Profi-Tipps für einen nachhaltigen Liquiditätsplan

Das Beratungsunternehmen greenturtle aus Wien kam in einer im November 2020 durchgeführten Umfrage zur coronabedingten Wirtschaftslage in deutschen und österreichischen Unternehmen sowie Banken zu folgendem Ergebnis: Liquidität wird in beiden Sektoren als momentan größte Herausforderung empfunden. Eine Bank setzt aber primär auf strategische Maßnahmen in Bezug auf Kreditstundungen und Inanspruchnahme von staatlichen Hilfsgeldern. Die befragten Firmenmanager andererseits ziehen eher Personalkostenoptimierungen als Krisenmanagement in Betracht. 

Wie in allen Unternehmen setzt Zahlungssicherheit auch in Ingenieurbüros verschiedene Maßnahmen voraus. In einem so projektlastigen Umfeld lassen sich Liquiditätsprobleme allerdings schon durch eine ordentliche und konsequente Projektplanung und -verwaltung gut vorbeugen. 

Folgende Tipps möchte ich Ihnen daher geben:

1. Vereinbaren Sie von Anfang an einen konkreten Zahlungsplan mit dem Kunden.

2. Gehen Sie bei der Berechnung strukturiert vor und kalkulieren Sie von Anfang an einen Puffer in der Ermittlung mit ein.

3. “Hamstern” Sie in wirtschaftlich stabilen Zeiten, um in Krisenzeiten auf Rücklagen zurückgreifen zu können. 

4. Verrechnen Sie regelmäßig Teilleistungen, um die Time-to-cash zu optimieren.

5. Kennzeichnen und verrechnen Sie Mehrleistungen direkt als solche, damit diese nicht vergessen werden und untergehen.

6. Nutzen Sie ein einheitliches, automatisiertes Tool (vgl. Best-of-Suite versus Best-of-Breed) für die Liquiditätsplanung, um den Gewinnertrag nicht durch zu hohe administrative Kosten zu belasten.

7. Beziehen Sie alle vorhandenen Daten in Ihre Liquiditätsplanung mit ein, ergo Planwerte, (nicht) gelegte Rechnungen, geplante Investitionen etc. 

Nachhaltig planen und Liquidität sichern mit ingo365

Das Projektgeschäft mit all seinen Einzelkomponenten macht die Liquiditätsplanung entsprechend schwierig. Umso wichtiger, dass Sie als Unternehmer die Dinge beeinflussen, die in Ihrem Handlungsspielraum liegen. Hierzu zählt neben einem strukturierten Projektmanagement auch die zentrale Datenablage und -verarbeitung.  ingo365 ist ein System, in dem alle Informationen eines Unternehmens zusammenlaufen und rund um die Uhr von überall aus eingesehen sowie bearbeitet werden können. 

Im Vergleich mit Excel hat ingo365 vielseitige Vorteile:

• zentrales Datenmanagement und intelligente Vernetzung aller relevanten Tools

• standardisierter Zahlungsplan von Anfang möglich

• präzise Ressourcenberechnung inklusive Puffer dank strukturierter Phasen und Budgetplanung (Zeit, Kosten plus Erlöse)

• über das Dashboard alle Zahlen 24/7 im Überblick inklusive Reportings

• einfaches Erstellen und Versenden von “Halbfertigen” (Zwischenrechnungen)

• dank moderner SaaS-Zeiterfassung verrechenbare Leistungen in Echtzeit sichtbar 

• automatisiertes Rechnungs- und Mahnwesen 

ingo365 wurde gemeinsam mit den Experten von newvision in seinen Funktionen von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt. Neben der hoch modernen Software profitieren die Nutzerinnen und Nutzer also auch von vertieftem Branchen- und Fachwissen, beispielsweise im Bereich Buchhaltung für Ingenieurbüros. In vielen Fällen müssen unsere Kunden die Herausforderungen ihrer Branche nicht erst erklären, sodass wir uns gemeinsam direkt auf die jeweilige Problemstellung sowie Lösungsfindung fokussieren können. 

Eine grafische Übersicht am Beispiel des Business Tools ingo365

Grafikinhalt: Darstellung des Cashflows nach Monat und Jahr

Fazit: Nutzen Sie ein intelligentes Tool für die Liquiditätsplanung

Die Absicherung vor Zahlungsunfähigkeit ist in den vergangenen Jahren in vielen Planungsbüros verstärkt in den Fokus gerückt. Mit einem einheitlichen System wie ingo365 planen Sie nicht nur nachhaltig, sondern sorgen auch für eine spürbare Liquiditätsverbesserung. Dafür sorgen die kurze Rechnungsstellung, automatisierte Prozesse zur Zeiterfassung, Mahn- und Rechnungslegung sowie beschleunigte Zahlungseingänge durch regelmäßige Fakturierung von Teilleistungen.

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¹https://bak.de/presse/pressemitteilungen/4-corona-kurzbefragung-zeigt-planungsbueros-stemmen-sich-gegen-auswirkungen-der-pandemie/² https://www.lbbw.de/konzern/research/2022/mittelstandsradar/lbbw-mittelstandsradar-2022_aezn797ua5_m.pdf

Liquiditätsplanung FAQ