Entdecken Sie ingo365 - Die Unternehmenssoftware für Ihr Ingenieurbüro

Der Einsatz von Business Software sollte unter den Gegebenheiten von Digitalisierung und Homeoffice in fast jedem Unternehmen inzwischen ein Thema geworden sein. Natürlich betrifft das aus gutem Grund auch die Abläufe in Architektur- und Ingenieurbüros. Viel zu oft beruft sich der Techniker noch auf den Status quo, wo man solchen Lösungen aus irrationalen Gründen ablehnend gegenübersteht. Oder gar nicht glaubt, dass es Lösungen gibt, die auf die eigenen, speziellen Anforderungen zugeschnitten sind. Und das, obwohl durch die Einführung von ERP-Software von A wie Abrechnung bis zu Z wie Zeiterfassung im Unternehmen das Steuerrad perfekt zum Autopiloten aufgerüstet werden kann. 

In diesem Artikel wollen wir explizit die Vorteile von Unternehmenssoftware im Architektur- und Ingenieurbüro herausarbeiten.

Architektur- und Ingenieurbüros haben ihre ganz eigenen Anforderungen 

Bei der Arbeit soll die Business Software für den Ingenieur Effizienz schaffen. Das tut sie, indem Sie ihm kaufmännische und administrative Geschäftsprozesse als Hinkelsteine abnimmt und diese automatisiert. Damit kann die technische Erfahrung und der Fokus auf Projekte effizient ausgespielt werden.

Unsere Kunden kennen das nur allzu gut, dass man vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sehen kann. Der Projektleiter wird durch administrativen Kleinkram davon abgehalten, sich auf voller Länge den gerade anstehenden Projekten zu widmen. Deswegen muss eine Unternehmenssoftware so intuitiv und einfach gestaltet sein, damit der ohnehin bereits stressige Arbeitsalltag von Ingenieuren nicht in Nebenaufgaben versandet. Ideal ist dafür eine Branchenlösung von Experten, die sich schon jahrzehntelang mit den Potentialen von datengeleiteter Optimierung beschäftigen. Und gleichzeitig die Anforderungen der Kunden sehr genau kennen: von Ingenieuren für Ingenieure ist die Devise!

Die Vorteile einer Cloud-Komplettlösung

Mit den speziellen Charakteristiken einer integrierten Unternehmenssoftware aus der Cloud haben wir uns bereits hinreichend anderswo auseinandergesetzt. Dennoch lohnt es sich, hier die essentiellen Vorteile einer Cloud-ERP-Lösung noch einmal hervorzuheben: 

Zentrale Basis für die Daten 

Wenn im Büro durch die Zettelwirtschaft weder der Projektleiter noch die Controller durchs Dickicht blicken können, ist die Unterstützung durch ERP unvermeidlich. Die Lösung stellt die eine und einzige Datenquelle dar, auf welche alle Mitarbeiter zugreifen. Dadurch kommt es zu keinen Missverständnissen mehr und Fehleranfälligkeit wird exponentiell verringert. 

Zugriff von überall auf der Welt 

Wir bekamen selbst aus dem Feedback eines Ingenieurbüros, das auf unsere Lösung vertraut, die folgende Rückmeldung: Die Assistentin der Geschäftsführung war auf Urlaub und musste dringend Zeiten buchen. Vom Wohnzimmer der Tante aus, konnte Sie friktionsfrei auf die nötigen Belege zugreifen und alles erledigen. Der Zugriff von überall und allzeitig mit jedem Device zu planbaren Kosten, ist eine immense Stärke der Cloud. Das bestätigt nicht nur dieser konkrete Fall repräsentativ.

Microsoft 365 Integration

Integrierte Business Software stellt ebenso weitere Produkte des Partners zur Verfügung. Im Fall von ingo365 von newvision, ist das das gesamte Microsoft Umfeld (Basis: Dynamics 365) inklusive aller dazugehörigen Schnittstellen, die Microsoft von sich aus liefert. Also Office 365, Teams und so fort. Für die integrierte Finanzbuchhaltung jedweder Ausprägung beinhaltet die Branchenlösung ebenfalls Schnittstellen zur Steuerberatung via BMD und DATEV.  

Strukturierung der Geschäftsprozesse 

Die Abläufe des Unternehmens werden durch die einheitlich abgebildeten Prozesse strukturiert. Nicht nur greift man von jeder Seite auf die synchronisierten Daten zu, sondern man wird durch User-Rollen präzise mit den jeweiligen Werkzeugen und Informationen ausgestattet. Dabei hat der Geschäftsführer natürlich andere Voraussetzungen als beispielsweise der Controller. Und genau dem wird entsprochen. 

Die Software-Branchenfunktionen für Ingenieurbüros 

Jeder der folgenden Aspekte verdient eigentlich für sich gesehen eine umfangreiche Betrachtung. Wir sind diese Themen bereits bei zahlreichen Anlässen in unserem newvision Blog angegangen. Demnach geht es hier um eine bündige Aufzählung der integralen Funktionen (6 Module) für Ingenieurbüros. 

1. Projektmanagement

Das Projekt steht im Mittelpunkt und zieht sich durch das gesamte System durch. Von der Anfrage eines Interessenten bis zum Archivieren des Projektes unterstützt ingo365.

Für das gesamtheitliche Projektmanagement eignet sich daher die Branchensoftware durch eine Vielzahl an Faktoren:  

• Angebotskalkulation,

• zentrale Projektverwaltung,

• Projekt- und Ressourcenplanung,

• Subunternehmer-Management,

• internes Projektcontrolling,

• Fakturierung,

• Forecast.

Dadurch werden auch noch so komplexe Zusammenhänge simplifiziert und nötige Anpassungen in der Projektkontrolle sofort ersichtlich.   

1.1 Projektkalkulation

Je nach Projekt können Sie für die Kalkulation verschiedene Ansätze wählen. Auf Basis von Herstellkosten können Sie nach HOAI oder AHO Ihre Leistungsbilder inklusive der Leistungsphasen (Grundlagenermittlung, etc.) kalkulieren und anbieten. Auch die Kalkulation von Pauschalen oder Aufwandspositionen über die hinterlegten Mitarbeiter oder Gruppen sowie externe Ressourcen (Subunternehmer, Freelancer) sind möglich. Obendrauf beschleunigen Vorlagen bei wiederkehrend vorkommenden Projekttypen die Angebotserstellung.

Das Angebot kann direkt aus dem System (zum Beispiel als PDF) per E-Mail versendet werden. Verschiedene Layout-Optionen erleichtern das individuelle Gestalten des Angebots (Vortexte, Nachtexte, Leistungsbeschreibungen usw.).

Zusätzlich bildet das Budget aus dem Angebot die Basis für die Projektabwicklung und steht jederzeit für Soll-Ist-Vergleiche im fortlaufenden Projekt zur Verfügung.

1.2 Projektdurchführung

Das in der Projektkalkulation entstandene Angebot wird auf Knopfdruck in einen Projektauftrag umgewandelt. Somit steht der Projektumsetzung nichts mehr im Wege. Hinter diesem Schritt stehen mehrere im Hintergrund automatisch ablaufende Prozesse:

• das Projekt inklusive Projektphasen stehen in der Zeiterfassung zur Auswahl

• das Projekt wird als Teams-Projekt unter Verwendung einer Vorlage spontan verfügbar gemacht (siehe DOCS)

• das Projekt kann aber ebenso für weiterführende Schritte (Bestellung Subunternehmer, etc.) nutzbar gemacht werden.

Die Feinplanung der Ressourcen basiert auf den bereits aus dem Angebot übernommen Daten. Hier stehen mehrere Möglichkeiten (GANTT-Planung oder Ressourcenauslastungshistogramm) zur Verfügung, um jederzeit einschätzen zu können, wann zusätzliche Ressourcen oder Aufträge benötigt werden. Eine direkte Änderung der Kapazitäten durch Urlaube oder sonstige Abwesenheiten der Mitarbeitenden wird durch die integrierte Zeiterfassung automatisch abgebildet:

Teile der Projekte können jederzeit auch extern an Subunternehmer vergeben werden. Dies kann auf der einen Seite fachliche Gründe (Spezialisierungen) oder auch kapazitäre Gründe (Über-Auslastung) haben. Durch die Integration in die Beschaffung sowie den Eingangsrechnungsprozess kann der Status der Fremdleistungsbeschaffung transparent verfolgt werden.

Ablage und Zusammenarbeit in Projekten

Die operative Projektabwicklung ermöglicht über die kaufmännischen Prozesse hinaus auch das projektorientierte Ablegen von Dokumenten, Dateien und Plänen sowie das manuelle und automatisierte Ablegen von E-Mails (siehe DOCS). Für die Projektplanung bietet sich in Teams beispielsweise ein KANBAN Board (siehe Teams), mit dem auch die operativen To-Dos an einem zentralen Ort gesteuert werden können.

Fakturierung

Die Rechnungslegung von Ingenieuren erfordert spezielle Fähigkeiten eines integrierten Systems. Typischerweise werden Projekte in kumulierten Anzahlungs-, Teil- oder Schlussrechnungen an den Kunden gestellt. Abzüge in Form von Deckungs- oder Haftrücklässen spielen dabei ebenso eine Rolle und können unterschiedlich berücksichtigt werden. Daneben gibt es aber auch Projekte, die nach Aufwand und/oder in Einzelrechnungen fakturiert werden. Durch die Integration in die Finanzbuchhaltung (siehe Finance) sind die Rechnungen auch über Buchungsregeln bereits gebucht und ein schematisiertes Mahnwesen sorgt für Unterstützung.

Projektcontrolling

Eine ERP-Branchenlösung beendet das ständige Suchen nach jeweiligen Informationen. Alle kaufmännischen Informationen (Zeiten, Kosten, Erlöse, Fertigstellungsgrade) sind in unterschiedlichen Detaillierungsgraden auf Knopfdruck bereitgestellt. Die Reaktionsschnelle steigert sich aufgrund der singulären Datenquelle im Produkt spürbar. Soll-Ist-Vergleiche auf Phasen-, Projekt- oder Gesamtunternehmensebene ermöglichen ein effizientes Steuern des Ingenieurbüros. Durch das beständig aktualisierte System haben alle Stakeholder Einsicht in die Vorgänge.

2. CRM

Alle Anfragen Ihrer Kunden/Interessenten sammeln sich an einem zentralen Punkt und werden dort verwaltet. Sofern der Kunde noch nicht existiert, wird dieser mit allen relevanten Informationen im System angelegt:

• Unternehmensinformationen

• Zugehörige Kontaktpersonen-Informationen

Dies betrifft sowohl allgemeine Adressinformationen (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail usw.), als auch ergänzende Beschlagwortungen (Branche, Weihnachtskarte-Adressaten, etc.), auf die in den jeweiligen Prozessen zugegriffen werden können. Unterstützende Dublettenprüfung erhöht gleichzeitig die Datenqualität.

Durch die Office365 Outlook-Integration bleiben die Informationen auch allen berechtigen MitarbeiterInnen im Outlook nicht verwehrt. Dadurch entfällt eine Mehrfachpflege und die Adressen sind korrekt und vollständig aufgrund Ihrer Unternehmensvorgaben gepflegt. Dies etabliert zusätzlich mobil über Ihr Smartphone jederzeit den Zugriff auf Informationen:

Durch die Vernetzung von Outlook mit ingo365 können Sie sich auf relevante Informationen bei eingehenden E-Mails verlassen. So werden etwa eventuell vorhandene offene Forderungen direkt in Outlook angezeigt und Sie können so Ihre Kundenbeziehungen aktiver und besser pflegen.

E-Mail-Ausgang und -Eingang zu dem betreffenden Kontakt sind hier zu jederzeit ersichtlich und können entsprechend abgerufen werden. Damit ist es auch möglich, auf E-Mails zuzugreifen, wenn die Kollegen krank sind. Um die Daten für verschiedene Exporte filtern zu können, werden entsprechende Markierungen (Verteiler, Branchen) gesetzt.

3. Zeit- und Leistungserfassung

Die Mitarbeiterstammdaten werden an einem zentralen Ort verwaltet. Dies betrifft neben den Adress- und Kontaktinformationen auch andere Bereiche wie das Arbeitszeitmodell und die dazugehörigen Vereinbarungen. Neben den Daten können auch relevante Dokumente bei den Mitarbeitenden mitgespeichert werden. Die Berechtigungen sind hier natürlich einschränkbar, sodass nur HR-Administration oder etwa die Geschäftsführung damit hantieren können.

Anwesenheiten

Die Zeiten werden über verschiedene Erfassungsmethoden (Uhrzeit, nur Mengen) auf die Projekte, Projektphasen und optional auch auf Tasks/Tickets erfasst. Dadurch werden zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen:

• Anwesenheitszeit

• Leistungszeit

Business Software wie ingo365 verfügt über eine benutzerfreundliche Zeitmaske, die problemlos auch einen vollen Monat darstellt. Von jedem Gerät aus - ob nun Smartphone oder Desktop - kann man darauf datenschutzkonform zugreifen und die Anwesenheitszeit ergibt sich über die Erfassung. Es werden automatisch eventuelle Mehr- oder Minderstunden auf die jeweiligen Zeitkonten gebucht.

Dadurch ist unentwegt gegeben, einen Überblick über die Mitarbeiterzeiten zu haben und die Basis, um diese Daten an die Lohnverrechnung für eventuelle Auszahlungen zu übergeben. Gängige Modelle wie All-In oder Überstundenpauschalen können dabei individuell eingerichtet werden.

Abwesenheiten

ingo365 verwaltet ebenfalls vollständig die Abwesenheiten. Urlaubsansprüche und Verbräuche werden entsprechend laufend mitgeführt. Bei den Abwesenheitsanträgen (Urlaub, Zeitausgleich etc.) können entsprechende Freigabeworkflows digital abgebildet werden. Vollständige Transparenz ist immer vorhanden:

Abwesenheiten reduzieren automatisch die Kapazität in der Projektressourcenplanung. Durch die 100%-Erfassung landen die Zeiten automatisch auf den Projekten. Und zwar im gewünschten Detaillierungsgrad. Jederzeitige Soll-Ist-Vergleiche (siehe Projektdurchführung) ermöglichen Entscheidungen auf Basis von aktuellen Daten. Das Datenübertragen und aufwändige Sammeln von Informationen gehört der Vergangenheit an.

Das System unterstützt durch die integrierte Zeiterfassung beim schnellen Verrechnen von Honoraren und ermöglicht entsprechende Mehrkostenforderungen rechtzeitig zu erkennen. Dadurch wird das Ergebnis und auch die Liquidität verbessert.

4. Finanzen

Angefangen von

• der Buchhaltungsvorbereitung, die mittels Schnittstelle an den Steuerberater übergeben wird (BMD/DATEV)

• bis hin zur vollintegrierten Finanzbuchhaltung

gibt es je nach Unternehmensgröße verschiedene Möglichkeiten, ingo365 zu verwenden. Bei der integrierte FiBu werden Abläufe automatisiert. So werden beispielsweise beim Buchen und Versenden einer Ausgangsrechnung alle notwendigen Buchungen (Erlöse, USt, Forderungen) automatisiert durchgeführt. Durch diese Automatisierungen behalten Sie Ihre administrativen Gemeinkosten im Griff. 

Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen werden direkt aus dem Projektmodul (siehe Projekt) vorbereitet und können so nach einem eventuellen Freigabeprozess nahtlos elektronisch an ihre Kunden gesendet werden. Durch die hinterlegten Fälligkeiten in den Rechnungen wird die zeitkonforme Zahlung der Kunden überwacht. Kunden können manuell oder automatisch durch Zahlungserinnerungen oder Mahnungen daran erinnert werden. Dadurch steigert sich Ihre Liquidität. 

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen werden zentral, manuell oder automatisch in ingoFINANCE erfasst und in einen Freigabeprozess übergeführt. Nach der elektronischen Freigabe durch den Projektleiter und/oder Kostenverantwortlichen erfolgt die fristgerechte Übergabe an den Zahlungsprozess (siehe Zahlungsverkehr). Gleichzeitig ist auch das Projekt sowie die darunterliegende Projektphase mit den Kosten belastet. Projektcontrolling basiert daher immer auf Live-Daten.

Zahlungsverkehr

Freigegebene Eingangsrechnungen werden dann fristgerecht unter Berücksichtigung von eventuellem Skonto durch den Zahlungsvorschlag dargelegt. Mittels der integrierten Schnittstelle werden diese direkt an Ihr Banking-System übertragen. Nach der erfolgten Freigabe gehen die Überweisungen direkt an Ihre Geschäftspartner und die Kontoauszüge von der Bank können Sie in ingo365 importieren. Das System lernt mit und ziffert alle erkannten Bewegungen wie zum Beispiel offene Forderungen automatisch aus.

Liquiditätsplanung 

Wir sprechen also von der Finanzplanung vom reinen Zahlungsplan bis zur kompletten Liquiditätsplanung. Geplante Einzahlungen aus Fakturaplänen oder geplante Auszahlungen aus dem Budget (beispielsweise Personalkosten) können dabei automatisiert herangezogen werden, um Ihren Cashflow stets im Blick zu haben: 

Controlling

Erstellen Sie Projekt/Profitcenter oder Unternehmensauswertungen, bewerten Sie Ihre halbfertigen Leistungen, verfolgen Sie den Fortschritt über regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche und treffen Sie Entscheidungen auf Basis fundierter Daten. Neben Ergebnisauswertungen können Sie regelmäßig einen Blick in die Zukunft werfen:

• der Projektstand ist zu jedem Zeitpunkt übersichtlich einsehbar, 

• Problemlagen werden frühzeitig erkannt, 

• vom Angebot bis zur Endabrechnung des Projekts sind die Daten und Prozesse durchgängig abgebildet, 

• dadurch wir der Gesamtdurchlauf optimiert, weil alle Informationen zentral gebündelt auffindbar sind. 

5. Dokumentenmanagementsystem

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt in folgenden Bereichen:

• Automatische Eingangsbelegverarbeitung 

• Automatische Belegarchivierung 

• Digitale Akten 

Eingehende Belege wie zum Beispiel Eingangsrechnungen können auf Wunsch über OCR oder XML automatisch eingelesen werden. Das erspart manuellen Aufwand, reduziert Fehler und ermöglicht eine schnellere Verarbeitung der Belege. 

In ingo365 erzeugte oder eingelesene Dokumente/Belege wie etwa Ausgangsrechnungen, -gutschriften, Eingangsrechnungen und -gutschriften sowie Angebote werden vollautomatisch im digitalen Projektakt abgelegt. Je nach Beleg kann dies auch revisionssicher erfolgen. 

Wird ein Projekt in ingo365 angelegt, wird automatisch ein neues Teams-Projekt unter Verwendung einer definierten Vorlage angelegt: 

Dadurch steht das Teams-Projekt im definierten Unternehmensstandard bereit und die Projektdurchführung wird vollumfänglich unterstützt. Interne und externe Projektbeteiligte werden digital synchronisiert und bekommen je nach Berechtigungsgruppe Zugriff auf die relevanten Bereiche. 

Integrierte Dateiablage

Die Bearbeitung und das Speichern von Dokumenten aus verschiedenen Programmen ist nativ integriert und kann direkt im jeweiligen Projekt erfolgen:

Die Standardfunktionen vom SharePoint wie Co-Authoring (gemeinsames Bearbeiten von Office-Dokumenten mit internen und externen Beteiligten) sowie das Teilen der Informationen werden intelligent verwendet. Automatische Versionierung und Volltextsuche stehen ebenfalls zur Verfügung. Sie als User bemerken gar nicht, dass im Hintergrund ein SharePoint verwendet wird, da die jeweiligen Konfigurationsschritte selbstständig aus der Unternehmenssoftware ingo365 heraus erfolgen. 

Automatische projektorientierte E-mail-ablage

E-Mails, welche die Projektnummer im Betreff enthalten oder an eine Projekt-Email-Adresse gesendet werden, werden ohne eigenes Zutun beim Projekt abgelegt. Sie können von den berechtigten Usern jederzeit eingesehen werden. Durch das automatisierte Hinzufügen von Projektnummern bei den Mails kann hier eine Verselbstständigung des Email-Ablagesystems von über 90% erreicht werden. Die verbleibenden Emails können durch die User dann manuell den jeweiligen Projekten zugeordnet werden:

Modernste Sicherheitsstandards ermöglichen die sichere Aufbewahrung Ihrer Daten, natürlich DSGVO-konform. Die Daten können jederzeit auch offline exportiert und gespeichert werden. 

ingo365 bietet zusammengefasst eine vollständige digitale Ablage aller Dokumente, E-Mails und Dateien. Die intuitive Bedienoberfläche und die Volltextsuche samt Revisionssicherheit sprechen für sich. Durch die Lagerung in der Cloud müssen sich die Mitarbeiter nicht mehr mit langer Recherche umherschlagen.

6. Collaboration in Teams

Microsoft Teams ist DER zentrale Ort für Teamarbeit. Neben der Datenablage wird hier auch die Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitenden immer intensiver. So können hier To-Dos in einem Kanban-Board abgearbeitet werden:

Direkte Kommunikation aus dem ERP-System aus jeder Maske ermöglicht problemlos Ad-hoc-Austausch. Stellen Sie sich vor, dass die Finanzbuchhalterin vom Projektleiter wissen möchte, warum bestimmte Rechnungen nicht bezahlt wurden. Auf Knopfdruck kann über ingo365 eine Nachricht mit einem Link erstellt werden: 

Der Empfänger ist ohne Umwege an der richtigen Stelle im System (ohne Suchen, etc.). Das spart viel Zeit und ermöglicht ortsunabhängige Kommunikation auch auf der Baustelle. 

Relevante Informationen aus ingo365 können umweglos in Teams veranschaulicht werden: 

Dies ermöglicht Transparenz auf allen Ebenen und verbessert das Miteinander in den Projekten.

Das Fazit: ERP-Software erleichtert die Steuerung im Ingenieurbüro

Triftige Gegenargumente zum Einsatz einer branchenspezifischen Unternehmenssoftware in Architektur- und Ingenieurbüros kann eigentlich keiner vorbringen. So weit sollte darüber Konsens bestehen, dass überlange Excel-Listen vom Controlling über die Abrechnung bis zur Liquiditätsplanung und der Erfassung von Zeiten keine (Langzeit-)Lösung sind. Sie stellen selbst nur Zeit- und damit Kostenfresser dar, weil Sie den Stress kaufmännischer und buchhalterischer Abläufe nicht oder nur unmerklich reduzieren.

Integrierte ERP-Software wie ingo365 ist hingegen die All-in-One-Lösung für Angebotserstellung, Ressourcenplanung, Projektmanagement, Zeit- und Leistungserfassung etc. Ingenieure und Architekten bekommen damit eine kombinierte Datenbasis an die Hand. Und stellen somit nicht nur intern saubere Praktiken sicher, sondern können auch extern gegenüber Auftraggebern und Subunternehmen mit Selbstgewissheit und Zuverlässigkeit Reputation aufbauen.