14 gute Argumente für ein integriertes ERP-System (um effizienter zu arbeiten)

Schlagwörter wie Industrie 4.0 oder Bildung 4.0 sind heutzutage in aller Munde. Dass aber ein Ingenieurbüro 4.0 möglich ist, lassen viele außer Acht. Gerne besinnt man sich auf althergebrachte Arbeitsweisen. Die überdimensionierten Excel-Listen tun doch sowieso seit jeher ihren Job. Oder man klaubt sich für die Buchhaltung eine Lösung zusammen und macht die Zeitenerfassung lieber manuell.

Das alles muss jedoch nicht sein. Was hier wie ein Plädoyer klingt, hat einen ernsten Hintergrund. Durch die Vielzahl an kaufmännischen und administrativen Prozessen, mangelt es dem Ingenieur an Zeit für das Ursprüngliche: technische und projektrelevante Aufgaben. Deshalb ist es für allen in der Verantwortung stehenden Personen in dieser Branche angesagt, dass man eine Business Software in Betracht zieht. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit der Spezialform der integrierten Unternehmenssoftware. Und werden hierbei die Vor- und Nachteile solcher Lösungen praktisch skizzieren.

Gründe für die Einführung von ERP-Systemen im Unternehmen

Wissen

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning und ist demnach eine Software für die Optimierung der wichtigsten Unternehmensbereiche. Dies betrifft eine qualitative Vielzahl der Mitarbeiter in den Abteilungen, die alle zu jedem Zeitpunkt und von überall auf die gleiche Datenbasis zugreifen. Auch, wenn die Prozesse in der Buchhaltung oder dem Dokumentenmanagement unterschiedlich ausfallen, führt ein ERP-System alle Anforderungen in ein großes Ganzes über.

Die Unterstützung durch eine zentrale Datenbank wirkt schon auf den ersten Blick als Hauptgewinn. Nichtsdestotrotz kann man sich dem Eindruck nicht erwehren, dass Unternehmen oftmals noch lieber auf selbst gebastelte Excel-Sheets oder Insellösungen setzen. Wer aber erst einmal die Arbeit mit einer ERP-Software erlebt hat, der weiß über die wahren Hintergründe der Einrichtung von ERP-Lösungen Bescheid:

• das Unternehmen will sich auf die Kernbereiche konzentrieren,

• Angebotserstellung, Liquiditätsplanung usw. kommen aus einem Guss,

• die zentrale Datenverwaltung erlaubt den Überblick über Ressourcen und Finanzen,

• langes Suchen von Entscheidungsgrundlagen gehört der Vergangenheit an.

Das Ziel einer ERP-Software ist ergo die Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse. Inwiefern sie dabei behilflich und vorteilsbehaftet ist, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Die Vorteile einer integrierten Unternehmenssoftware

Mit der Frage nach der Definition einer integrierten Unternehmenssoftware haben wir uns anderswo schon sorgfältig beschäftigt. Jetzt soll die Basis der Bearbeitung vielmehr auf realen Abwägungen der Vor- und Nachteile eines ERP-Systems liegen. Und zwar aus der eigenen Praxis, welche uns aus der Pflege von Business Software erwachsen ist. Wo liegt also unter einem positiven Gesichtspunkt der Nutzen von integrierter Unternehmenssoftware?

1. Verfügbarkeit in Echtzeit

   • Der Datensatz von A wie zum Beispiel eine Menge oder Posten ist immer aktuell für alle anderen aufgelistet. Die Personen in den Abteilungen B, C, D etc. können darauf zugreifen. Das erleichtert eine Prozessoptimierung über die ERP-Software zweifellos ungemein.

2. Effektivität und Schnelligkeit

   • Generell bietet das ERP-System die richtigen Daten, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort. Durch die korrekte Datenpflege ergibt sich eine optimale Struktur der Daten. Der geteilte Pool an Informationen ist überall und jederzeit (24/7) verfügbar und darauf aufbauend kann ich als Anwender oder Geschäftsführer Entscheidungen treffen. Vorbei die Zeiten, wo Schritte nur bange unternommen wurden, da deren Konsequenzen nicht wirklich abschätzbar waren.

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3. Effizienz im Sinne von Zeit- und Kostenersparnis

   • Unter Effizienz der ERP-Lösung versteht man, dass keine kruden Aktionen vorgenommen werden. Das kann heißen, dass richtige Preise genannt werden sowie auch Konditionen bekannt sind. Über die gemeinsame Datenbasis ist jeder auf dem gleichen Stand der Dinge und Workflows sind auf Linie gebracht. Langwierige und zeitraubende Suchprozesse gehören so ebenfalls der Vergangenheit an.

     Im Unternehmen bin ich mit organisierten Abläufen konfrontiert, die es mir als Anwender leichter machen, mich daran zu halten und somit Fehler zu vermeiden. Denken Sie nur etwa an saubere und korrekte Abrechnungsmethoden, da die Daten nicht mehrfach oder erneut für die Abrechnung erfasst werden müssen.

4. Einfachheit und Transparenz

   • Einfach sind ERP-Systeme deshalb, weil entsprechende Vorlagen vorhanden sind. Dadurch ist die Bedienung simpel, weil das System Daten vorgibt und gleichermaßen eine Fehlerminimierung ermöglicht. User-Rollen beziehungsweise -Profile geben eine ganz eigene Sicht auf Sachbereiche wieder. Hiermit haben die Abteilungen im Unternehmen den Blick auf exakt die Informationen und Handlungsmöglichkeiten, welche sie tatsächlich brauchen.

     Folglich kann das System leichter erlernt werden, da vorgegebene Rollen keine Unklarheiten offenlassen. Denn fraglos hat der Geschäftsführer andere Voraussetzungen wie der Einkäufer, Projektmanager oder Marketer.

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5. Durchgängigkeit in der Nutzung

   • Was ich beispielsweise im Support in A eingebe, hat auch in B Konsequenzen. Oder es bucht jemand etwas ein und alle anderen wissen, dass dieser Artikel verfügbar ist. Was das besagt, ist, dass alle Aktionen wechselseitige Auswirkungen nach sich ziehen. Im Gegensatz zu einer Insellösung, wo nur einer oder wenige Bescheid wissen. Die zentrale Datenbank ist responsiv und kanalisiert die Vorgänge im Unternehmen.

6. Saubere, einheitliche Daten

   • Einmal angenommen den Idealfall, dass alle Mitarbeiter ihre Daten sauber eingeben, ist die Datenbasis einheitlich. Somit hat man eine Grundlage sauber geführter Auftragsbestände, Ressourcen und so weiter. Das spielt dann zusätzlich noch eine Rolle in anderen Bereichen: Liquidität kann so seriös geplant werden, da alle Projekte in einem ordentlichen System eingegeben sind.

     Wiederum sind wir damit beim Thema der verringerten Fehleranfälligkeit, weil die Betreuung von Daten durch das ERP-System selbsterklärender ist.

7. Organisation/Prozessoptimierung der Unternehmensabläufe

   • Wenn definierte Workflows vorhanden sind, macht jeder das, was er am besten kann und dem Arbeitsprofil entspricht. Es werden keine unnötigen Energien in Aufgaben verschwendet, die anderswo platziert und gelöst werden sollten. Das erhöht die Durchflussgeschwindigkeit in den Arbeitsprozessen und führt zu besseren Ergebnissen. Und damit ebenfalls zu mehr Leistungsfähigkeit.

8. Planung und Überprüfbarkeit

   • Gute Daten erhöhen die Planungssicherheit und die Überprüfbarkeit durch den Soll/Ist-Vergleich. In einem modernen ERP-System ist die laufende Überprüfung auch grafisch sichtbar und automatisierte Warnmeldungen möglich. Damit einhergehend sind schnellere Eingriffe bei Abweichungen an der Tagesordnung.

9. Einheitliches Layout

   • Durch eine ERP-Lösung kommt das Unternehmen zu einem einheitlichen Auftreten: Anschreiben für den Kontakt, Angebote usw. werden mit der richtigen Corporate Identity versehen. Im krassen Gegensatz dazu stehen individuelle Excel- oder Word-Angebote, wo zum Beispiel der Projektleiter schlecht zusammengewürfelte Angebote verschickt. Insgesamt verbessert das die Kundenbeziehung und das Image des eigenen Unternehmens, da ein durchgängiges CI einen sehr viel professionelleren Eindruck vermittelt.

10. Qualitätsmanagement (Vorlagen, einheitliche Arbeitsweisen und Abläufe)

    • Beim Qualitätsmanagement kommt vieles von dem zusammen, was wir schon zuvor erwähnt haben. Die Mitarbeiter halten sich aufgrund der einheitlichen Struktur des ERP-Systems an die klaren Vorgaben, Daten und Prozesse. Zu nutzende Vorlagen sind definiert und daraus bedienen sie sich. Das erhöht entsprechend zwangsläufig die Qualität, weil fehlerhafte Angebote fast schon bewusst, also mit Absicht verschickt werden müssten.

      

11. Digitalisierung und Automatisierung

    • Automatisiert bedeutet, dass das System automatische Abläufe durch wiederkehrende Buchungen/Abrechnung von Leistungen steuert. Ein gutes Beispiel ist der elektronische Zahlungsverkehr mit Bankkontenabstimmung. Das Ganze läuft also maßgeschneidert im Hintergrund mit.

      Obendrauf gibt die ERP-Lösung automatisiert Mahnungen aus. Ebenfalls sinnvoll ist eine automatisierte Ablage/Zuordnung von eingehenden Mails der Kunden im jeweiligen Projekt. Damit stehen Informationen nicht nur einem Mitarbeiter und auf dessen Rechner, sondern mehreren Projektverantwortlichen "automatisch" zur Verfügung.

12. Know-how-Transfer durch Kenner der Branchen

    • Gerade bei integrierten Branchenlösungen werden Best Practice-Methoden abgebildet, um möglichst viele Anforderungen der Kunden abzudecken und diese für sich zu begeistern. Somit ist eine Branchenlösung immer auch ein Ergebnis langer Erfahrung und Kompetenz in der Branche. Gerade bei Unternehmen, die noch keine einheitliche Lösung einsetzen, kann somit ein hoher Know-how-Transfer und Effizienzsteigerung erreicht werden.

      Mit Betonung auf Software-Lösung für Ingenieur- und Planungsbüros, beschäftigen wir uns in einem weiteren Artikel mit den jeweiligen Gegebenheiten in diesen Unternehmen.

13. Schnittstellen zum Produkt

    • Speziell bei Branchenanbietern von ERP-Lösungen sind die typischen Abläufe der Kunden/des Unternehmens bereits bekannt. Dadurch sind notwendige Schnittstellen zu anderen Systemen in der Regel bereits entwickelt und/oder integriert. Denken Sie nur an die Herstellung einer direkten Verbindung zum Steuerberater über BMD und Datev-Schnittstellen oder die Annehmlichkeiten von Microsoft 365 (ergo der Office-Tools).

14. Wettbewerbsfähigkeit

    • Es klingt leicht gesagt: der Kunde bleibt durch den Einsatz der ERP-Lösung wettbewerbsfähiger. Und dennoch gibt es gute Gründe für den Befunde, dass Enterprise Resource Planning die Effizienz sichert. Das folgt allein schon dem makroökonomischen Grundprinzip: höherer Ertrag mit weniger Ressourceneinsatz. Nimmt man sich den Fall eines Ingenieurbüros mit der Hauptressource der Mitarbeiter heran, werden produktive Potentiale nicht nur in Nebentätigkeiten verschwendet.

      Die Belegschaft ist durch die "Guidance" des ERP-Systems nicht ständig am Kontrollieren. Im Umkehrschluss führt dann die optimale Organisation zu steigender Kundenzufriedenheit und damit auch zum Wachsen der Reputation.

      

Mögliche Nachteile einer ERP-Lösung

Es wäre vermessen zu sagen, dass ERP-Systeme nicht ebenso gewisse Nachteile mit sich führen. Von der objektiven Seite her, sind das:

1. Verlust an Flexibilität (individuelle Anpassungen)

   • Ein ERP-System strukturiert Prozesse in Form eines bestimmen Workflows. Dadurch gibt es eine Leitlinie vor, die man nicht einfach außer Kraft setzen kann. Abweichungen sind nämlich oftmals beziehungsweise in der Regel nicht vorgesehen. Damit wird Flexibilität/Individualität ein Stück weit aufgegeben. Man hält sich an die vermeintlich optimalen Best Practice-Prozesse des Softwareherstellers. Ob diese auch für das Unternehmen optimal sind, ist aber nicht in Stein gemeißelt. Selbstverständlich stellt gerade dieser Determinismus einer Enterprise Resource Planning-Lösung ein wichtiges Kriterium für die Auswahl von Software dar.

2. Bindung an ein ERP-System (Partner)

   • Die Entscheidung für eine ERP-Software ist immer mittel- bis langfristig. Ein ständiger Wechsel wäre teuer und ineffizient: jedes Mal müsste eine Schulung der Key User durchgeführt, Workshops vereinbart und allgemein die Einführung bezahlt werden. Hier muss sich das Unternehmen schon im Vorhinein Gedanken machen. Wie stark ist der Partner im Branchensegment? Wie stark ist der ERP-System-Anbieter auch finanziell? Und wie geht er mit Weiterentwicklung (der Produktstrategie mittel- und langfristig) um?

     Klarerweise ist ein ERP-System von einer finanziell an der Kippe stehenden Plattform keine weise Investition. Genauso braucht eine Software bestimmte Funktionen sowie Module, welche den zugeteilten Branchen einen Mehrwert offerieren.

3. Geänderte Verantwortlichkeiten durch ERP-Lösungen

   • Durch die Integration eines ERP-Systems verschieben sich die Prozesse weg von der einen Stelle und hin zur anderen (zum Beispiel von der Finanzbuchhaltung zum Einkauf). So hat unter anderem der Lagerarbeiter schon alle notwendigen Daten, die früher noch ausschließlich bei der Buchhaltung angesiedelt gewesen wären. Das bedingt auch eine Offenheit gegenüber den neuen Verantwortungsbereichen und Aufgaben.

     Eine Sorge oder gar Abneigung aufseiten der Mitarbeiter muss hier proaktiv angegangen werden.

Das Fazit: Sinn und Nutzen überwiegen alle Nebengeräusche

Wie Sie den praktisch geleiteten Informationen aus unserem Artikel entnehmen konnten, sind die Vorteile von ERP-Systemen beeindruckend. Ein ERP-System unterstützt Sie in all Ihren Prozessen und letztlich werden Sie zum Manager von Daten. Die gemeinsame Basis und Transparenz der Dateien, Dokumente etc. kennt keine Grenze zwischen den Abteilungen und liefert Entscheidungsgrundlagen. Gleichzeitig hat jeder Mitarbeiter des Unternehmens seine klar festgelegten Rollenverteilungen im ERP-System und beschäftigt sich dadurch nicht mit Nonsens.

Alles in allem, hat eine ERP-Lösung den riesigen Vorteil, dass Sie automatisiert alle Geschäftsprozesse visualisieren können. Und verbunden damit das Wachstum im Unternehmen auf standhafte Beine stellen. Wie wir Ihnen aber ebenso gezeigt haben, sollten Sie sich die Wahl eines ERP-Systems nicht leicht machen. Eine Unternehmenssoftware holt man sich auf Dauer und der Nutzen hängt ein Stück weit vom eigenen Einschätzungsvermögen der passenden ERP-Funktionen für die Anforderungen der Branchen ab. Hier sind die einen ERP-Systeme vom Charakter her einfach mehr angetan, Unternehmensbereiche (Warenlager usw.) optimaler abzubilden als andere.