ingo365: Die smarte Unternehmenssoftware für Architektur- und Ingenieurbüros

Die fortschreitende Digitalisierung, gestiegener Wettbewerbsdruck und der Trend zum Homeoffice haben Unternehmenssoftware in nahezu jeder Branche zu einem entscheidenden Faktor gemacht. Auch Architektur- und Ingenieurbüros profitieren von modernen Lösungen, die kaufmännische und administrative Prozesse effizienter gestalten. Von A wie Abrechnung bis Z wie Zeiterfassung können zentrale Geschäftsabläufe vereinfacht, optimiert oder sogar automatisiert werden.

Dennoch herrscht oft Skepsis gegenüber ERP-Lösungen – sei es aus Gewohnheit oder der Annahme, dass es keine Software gibt, die genau auf die speziellen Anforderungen zugeschnitten ist. Mit einer leistungsfähigen ERP-Software wie ingo365 können Ingenieurbüros ihre Effizienz steigern und sich voll und ganz auf ihre Projekte konzentrieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die Vorteile und Funktionen einer modernen Unternehmenssoftware speziell für Architektur- und Ingenieurbüros.

I) Warum Unternehmenssoftware für Architekten und Ingenieure essenziell ist 

Der Alltag eines Architektur- oder Ingenieurbüro ist geprägt von anspruchsvollen Projekten, engen Zeitplänen und hohem Verwaltungsaufwand. Der Projektleiter wird durch administrativen Kleinkram davon abgehalten, sich voll und ganz den laufenden Projekten zu widmen. Die Herausforderung besteht darin, kaufmännische und administrative Aufgaben so zu steuern, dass sie nicht zu Zeitfressern werden.

Der ohnehin stressige Arbeitsalltag darf nicht in unübersichtlichen Excel-Listen oder endlosen E-Mail-Ketten versinken. Hier setzt eine spezialisierte Unternehmenssoftware an: Sie sorgt für klare Strukturen, reduziert manuelle Arbeitsschritte und ermöglicht es, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die Projekte.

Ideal ist dafür eine Branchenlösung von Experten, die sich schon jahrzehntelang mit den Potenzialen von datengeleiteter Optimierung beschäftigen. Und gleichzeitig die Anforderungen der Kunden sehr genau kennen: Von Ingenieuren für Ingenieure ist die Devise! Und genau das trifft auf ingo365 zu.

Eine integrierte und cloudbasierte Unternehmenssoftware bietet zahlreiche Vorteile für Architektur- und Planungsbüros:

1. Reduzierung von Verwaltungsaufwand

Kaufmännische Prozesse wie Rechnungsstellung, Zeiterfassung und Ressourcenplanung werden vereinfacht.

2. Zentrale Basis für die Daten – in Echtzeit!

Alle relevanten Unternehmensdaten werden in einer einzigen, zentralen Plattform gebündelt. Alle Mitarbeiter greifen auf dieselbe, aktuelle Datenquelle zu, wodurch doppelte Datenpflege, Missverständnisse und Fehler drastisch reduziert werden. Ob Projektleiter, Buchhaltung oder Geschäftsführung – jeder hat Zugriff auf aktuelle und konsistente Informationen. Etwaige Planungsfehler und eine mühsame Dateien- oder Zettelwirtschaft gehört damit auch der Vergangenheit an.

3. Flexibler Zugriff von überall auf der Welt 

Ob im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice – die Software ist von jedem Gerät aus erreichbar. Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Assistentin musste während ihres Urlaub dringend Zeiten buchen. Mit der Cloud-Lösung ingo365 konnte sie das problemlos mit ihrem Laptop  im Wohnzimmer der Tante erledigen – flexibel und sicher.

4. Nahtlose Integration mit Microsoft 365 

Microsoft Dynamics 365 Business Central bildet die Basis, auf die ingo365 mit seinen branchenspezifischen Funktionen aufbaut. Durch die Anbindung an Office 365, Teams und weitere Microsoft-Tools wird die Zusammenarbeit effizienter. Auch sonst ist ingo365 keine Insellösung: Für die integrierte Finanzbuchhaltung gibt es Schnittstellen zur Steuerberatung via BMD und DATEV.

5. Automatische Updates

Dank automatischer Software-Updates sind immer auf dem modernsten Stand und profitieren von den neuesten Funktionen. Gleichzeitig wird dadurch für höchste Datensicherheit gesorgt, da alle sicherheitsrelevanten Aktualisierungen automatisch eingespielt werden und keine veraltete Version zu Risiken führt. 

6. Strukturierung der Geschäftsprozesse 

Im Zuge einer Software-Einführung werden die abgebildeten Prozesse einheitlich strukturiert. Nicht nur greift man von jeder Seite auf die synchronisierten Daten zu, sondern man wird durch User-Rollen präzise mit den jeweiligen Werkzeugen und Informationen ausgestattet. Dabei hat der Geschäftsführer natürlich andere Voraussetzungen als beispielsweise der Controller. Und genau dem wird entsprochen. 

III) Branchenspezifische Funktionen für Architekten und Ingenieure

Eine moderne Unternehmenssoftware muss die spezifischen Anforderungen eines Architektur- oder Ingenieurbüro abdecken. ingo365 bietet sechs zentrale Module, die alle wesentlichen Geschäftsprozesse optimal unterstützt. Weitere detaillierte Informationen zu einzelnen Funktionen finden Sie auch in unserem newvision Blog.

1. Projektmanagement

Projekte sind das Herzstück eines jeden Architektur oder Ingenieurbüros – und genau dieses Prinzip spiegelt sich in der gesamten Software wider. ingo365 begleitet den gesamten Projektlebenszyklus: von der ersten Anfrage über die Umsetzung bis hin zur Archivierung. Dabei stellt die Software sicher, dass alle relevanten Prozesse nahtlos ineinandergreifen und optimal gesteuert werden können.

Durch die folgenden branchenspezifischen Funktionen wird ein ganzheitliches Projektmanagement  gewährleistet - auf einige Teilaspekte wird nachfolgend näher eingegangen:

• Angebotskalkulation

• Zentrale Projektverwaltung

• Projekt- und Ressourcenplanung

• Subunternehmer-Management,

• Internes Projektcontrolling

• Fakturierung

• Forecast

Angebotskalkulation

Für die Kalkulation stehen verschiedene Ansätze zur Verfügung. Auf Basis von Herstellkosten können Sie Ihre Leistungsbilder inklusive der Leistungsphasen (Grundlagenermittlung, etc.) nach HOAI oder AHO kalkulieren und anbieten. Ebenso können Pauschalpreise oder Aufwandspositionen kalkuliert werden, basierend auf hinterlegten Mitarbeiter- oder Gruppenstunden sowie externen Ressourcen wie Subunternehmern oder Freelancern. Zur weiteren Effizienzsteigerung ermöglichen Vorlagen eine schnelle und standardisierte Kalkulation für wiederkehrende Projekttypen.

Angebote können direkt aus dem System generiert und beispielsweise als PDF per E-Mail versendet werden. Dabei stehen verschiedene Layout-Optionen zur Verfügung, die eine individuelle Gestaltung der Angebote ermöglichen – inklusive Vortexten, Nachtexten und detaillierter Leistungsbeschreibungen.

Zusätzlich dient das aus dem Angebot abgeleitete Budget als Grundlage für die Projektabwicklung und ermöglicht jederzeit transparente Soll-Ist-Vergleiche während des gesamten Projektverlaufs.

Projektdurchführung

• Zeiterfassung: Das Projekt mit seinen Phasen ist sofort für die Zeiterfassung verfügbar.
• Microsoft Teams-Integration: Das Projekt wird automatisch in Teams mit einer vordefinierten Vorlage angelegt (siehe DOCS)
• Nahtlose Weiterverarbeitung: Das Projekt kann direkt für weitere Schritte wie die Beauftragung von Subunternehmern genutzt werden.

Die Feinplanung der Ressourcen erfolgt auf Grundlage der bereits im Angebot hinterlegten Daten. Hier stehen mehrere Möglichkeiten (GANTT-Planung oder Ressourcenauslastungshistogramm) zur Verfügung, um jederzeit einschätzen zu können, wann zusätzliche Ressourcen oder Aufträge benötigt werden. Eine direkte Änderung der Kapazitäten durch Urlaube oder sonstige Abwesenheiten der Mitarbeitenden wird durch die integrierte Zeiterfassung automatisch abgebildet:

Projektteile lassen sich jederzeit extern an Subunternehmer vergeben. Das erfolgt entweder aufgrund spezifischer Fachanforderungen oder zur Entlastung eigener Kapazitäten. Dank der Integration in die Beschaffungs- und Eingangsrechnungsprozesse bleibt der Status der Fremdleistungsbeschaffung jederzeit transparent und nachvollziehbar.

Ablage und Zusammenarbeit in Projekten

Fakturierung

Die Rechnungslegung von Ingenieuren erfordert eine spezielle Fakturierungslösung basierend auf einen integrierten System wie ingo365. Typischerweise werden Projekte in kumulierten Anzahlungs-, Teil- oder Schlussrechnungen an den Kunden gestellt. Abzüge in Form von Deckungs- oder Haftrücklässen spielen dabei ebenso eine Rolle und können unterschiedlich berücksichtigt werden. Daneben gibt es aber auch Projekte, die nach Aufwand und/oder in Einzelrechnungen fakturiert werden. Durch die Integration in die Finanzbuchhaltung (siehe Finance) sind die Rechnungen auch über Buchungsregeln bereits gebucht und ein schematisiertes Mahnwesen sorgt für Unterstützung.

Projektcontrolling

Mit einer integrierten ERP-Branchenlösung wie ingo365 gehören mühsame Recherchen und das manuelle Zusammensuchen von Informationen der Vergangenheit an. Alle relevanten kaufmännischen Kennzahlen – von Arbeitszeiten über Kosten und Erlöse bis hin zum Fertigstellungsgrad – sind in unterschiedlichen Detaillierungsgraden auf Knopfdruck abrufbar. Durch die zentrale Datenquelle von ingo365 steigert sich die Reaktionsgeschwindigkeit erheblich.

Detaillierte Soll-Ist-Vergleiche auf Phasen-, Projekt- oder Unternehmensebene ermöglichen eine präzise Steuerung und frühzeitige Identifikation von Abweichungen. Das kontinuierlich aktualisierte System stellt sicher, dass alle Stakeholder jederzeit einen vollständigen Überblick über laufende Prozesse und Projektentwicklungen haben.

2. Kundenmanagement mittels CRM 

Alle Kunden- und Interessentenanfragen werden zentral im CRM (Customer Relationship Management) von ingo365 gebündelt und strukturiert verwaltet. Neue Kunden werden systematisch auf zwei Ebenen mit allen relevanten Informationen im System angelegt:

1. Unternehmensinformationen
   
2. Zugehörige Kontaktpersonen-Informationen

Dazu gehören nicht nur grundlegende Adressinformationen wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail, sondern auch ergänzende Klassifizierungen wie Branche oder spezifische Beschlagwortung (z. B. für Weihnachtskarten oder Marketingaktionen), die gezielt in den jeweiligen Geschäftsprozessen genutzt werden können. Eine integrierte Dublettenprüfung sorgt für eine hohe Datenqualität und verhindert doppelte Einträge.

Durch die nahtlose Integration mit Office 365 sind alle relevanten Kundeninformationen direkt in Outlook abrufbar – selbstverständlich nur für autorisierte Mitarbeitende. Dies eliminiert redundante Dateneingaben und stellt sicher, dass Kontaktdaten für jeden aktuell und vollständig sind. Dank der cloudbasierten Lösung sind Kundeninformationen jederzeit und von überall aus über mobile Geräte wie Smartphones und Tablets abrufbar, wodurch maximale Flexibilität gewährleistet wird.

Die tiefe Vernetzung von Outlook mit ingo365 ermöglicht eine automatische Erkennung relevanter Kundeninformationen bei eingehenden E-Mails. Beispielsweise werden offene Forderungen direkt in Outlook angezeigt, sodass Sie gezielt auf offene Rechnungen eingehen und die Kundenbeziehung proaktiv steuern können.

Alle ein- und ausgehenden E-Mails zu einem bestimmten Kontakt werden übersichtlich dokumentiert und sind jederzeit abrufbar. Dadurch ist es möglich, auch bei Abwesenheit oder Krankheit eines Kollegen problemlos auf relevante E-Mail-Kommunikation zuzugreifen. Für gezielte Analysen und Exporte können Kontakte mit spezifischen Markierungen (z. B. nach Branche oder Verteilergruppen) versehen werden.

3. Zeit- und Leistungserfassung

Alle Mitarbeiterstammdaten werden in ingo365 zentral und übersichtlich verwaltet. Dazu gehören neben Adress- und Kontaktinformationen auch Arbeitszeitmodelle und zugehörige Vereinbarungen. Zusätzlich lassen sich relevante Dokumente direkt beim jeweiligen Mitarbeitenden hinterlegen. Zugriffsrechte sind flexibel anpassbar, sodass ausschließlich autorisierte Personen wie die HR-Abteilung oder die Geschäftsführung Zugriff haben.

Anwesenheiten

Die Zeiten werden über verschiedene Erfassungsmethoden (Uhrzeit, nur Mengen) auf die Projekte, Projektphasen und optional auch auf Tasks/Tickets erfasst. Dadurch werden zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen:

1. Anwesenheitszeit

2. Leistungszeit

ingo365 bietet eine intuitive Zeiterfassungsmaske, die auch längere Zeiträume – bis hin zu einem vollen Monat – übersichtlich abbildet. Der Zugriff ist von jedem Gerät aus möglich – sei es über ein Smartphone, Tablet oder den Desktop – und erfüllt höchste Datenschutzstandards. Automatische Berechnungen sorgen dafür, dass Mehr- oder Minderstunden direkt auf den entsprechenden Zeitkonten verbucht werden.

So bleibt die Übersicht über alle Mitarbeiterzeiten jederzeit gewährleistet und die Daten können direkt an die Lohnverrechnung für eventuelle Auszahlungen übergeben werden. Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, wie All-In oder Überstundenpauschalen, lassen sich individuell hinterlegen und verwalten.

Abwesenheiten

Auch Abwesenheiten werden mit ingo365 lückenlos verwaltet. Urlaubsansprüche und bereits genutzte Urlaubstage werden automatisch erfasst und fortlaufend aktualisiert. Abwesenheitsanträge wie Urlaub oder Zeitausgleich können digital beantragt und über integrierte Freigabeworkflows effizient genehmigt werden. Dadurch entsteht vollständige Transparenz für alle Beteiligten.

Gemeldete Abwesenheiten fließen direkt in die Projektressourcenplanung ein und reduzieren automatisch die verfügbare Kapazität. Dank der vollständigen Zeiterfassung werden alle Zeiten direkt den entsprechenden Projekten zugeordnet. Dabei kann der gewünschte Detaillierungsgrad individuell festgelegt werden. Laufende Soll-Ist-Vergleiche (siehe Projektdurchführung) ermöglichen datenbasierte Entscheidungen in Echtzeit. Manuelle Datenübertragungen und zeitaufwändige Informationssuche entfallen vollständig.

Die integrierte Zeiterfassung erleichtert die schnelle Verrechnung von Honoraren und hilft, zusätzliche Mehrkosten frühzeitig zu identifizieren. Dies trägt zur Optimierung der finanziellen Steuerung und zur Verbesserung der Liquidität bei.

Von der Buchhaltungsvorbereitung, die über eine Schnittstelle direkt an den Steuerberater (BMD/DATEV) übermittelt wird, bis hin zur vollintegrierten Finanzbuchhaltung – ingo365 bietet Unternehmen jeder Größe die passende Lösung. Durch die integrierte Finanzbuchhaltung werden Abläufe automatisiert. Beispielsweise werden beim Erstellen und Versenden einer Ausgangsrechnung alle notwendigen Buchungen (Erlöse, USt, Forderungen) automatisch erfasst. Diese Automatisierung reduziert den administrativen Aufwand und die Gemeinkosten.

Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen werden direkt aus dem Projektmodul (siehe Projekt) erstellt und können nach einem optionalen Freigabeprozess elektronisch an Kunden versendet werden. Dank der hinterlegten Fälligkeiten erfolgt eine automatisierte Überwachung der Zahlungseingänge. Falls nötig, können Zahlungserinnerungen oder Mahnungen manuell oder automatisch versendet werden – das sichert eine bessere Liquidität.

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen werden zentral in ingo FINANCE erfasst – entweder manuell oder automatisiert – und durchlaufen anschließend einen Freigabeprozess. Nach der digitalen Freigabe durch den Projektleiter oder Kostenverantwortlichen werden sie fristgerecht an den Zahlungsprozess (siehe den nächsten Punkt Zahlungsverkehr) weitergeleitet. Gleichzeitig werden die Kosten automatisch dem jeweiligen Projekt und der entsprechenden Projektphase zugeordnet, sodass das Projektcontrolling immer auf Live-Daten basiert.

Zahlungsverkehr

Freigegebene Eingangsrechnungen werden unter Berücksichtigung möglicher Skonti automatisch in einem Zahlungsvorschlag erfasst. Dank der integrierten Schnittstelle können diese direkt an Ihr Banking-System übermittelt werden. Nach der Freigabe werden Überweisungen nahtlos an Ihre Geschäftspartner ausgeführt. Kontoauszüge lassen sich in ingo365 importieren – das System erkennt dabei automatisch offene Forderungen und gleicht sie selbstständig ab.

Liquiditätsplanung 

Mit ingo365 erhalten Sie eine vollständige Finanzplanung – vom einfachen Zahlungsplan bis hin zur detaillierten Liquiditätsplanung. Geplante Einzahlungen aus Fakturaplänen oder zukünftige Ausgaben aus dem Budget (z. B. Personalkosten) werden automatisiert berücksichtigt, um Ihren Cashflow stets im Blick zu behalten.

Controlling

Nutzen Sie ingo365 für ein umfassendes Controlling und treffen Sie fundierte Entscheidungen auf Basis präziser Daten. Dank zentral gebündelter Informationen werden Finanzprozesse optimiert und der Gesamtdurchlauf Ihrer Projekte effizienter gestaltet.

• Erstellen Sie individuelle Projekt-, Profitcenter- oder Unternehmensauswertungen.
• Bewerten Sie Ihre halbfertigen Leistungen. 
• Führen Sie regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche durch um den Projektfortschritt jederzeit im Blick zu behalten.
• Erkennen Sie Problemlagen frühzeitig und reagieren Sie rechtzeitig.
• Profitieren Sie von einer durchgängigen Datenverknüpfung – vom ersten Angebot bis zur Endabrechnung.

5. Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Mit dem integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) von ingo365 behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Dokumente, E-Mails und Dateien. Die digitale Ablage ist intuitiv, effizient und sicher – für weniger Verwaltungsaufwand und mehr Produktivität. Zudem ermöglicht die integrierte Volltextsuche ein schnelles Auffinden relevanter Inhalte, sodass zeitaufwendige Recherchen der Vergangenheit angehören.

Wir werfen einen genaueren Blick auf drei zentrale Funktionen:

Automatische Eingangsbelegverarbeitung 

Eingehende Belege wie zum Beispiel Eingangsrechnungen können auf Wunsch über OCR oder XML automatisch eingelesen werden. Das erspart manuellen Aufwand, reduziert Fehler und ermöglicht eine schnellere Verarbeitung der Belege.

Automatische Belegarchivierung und digitale Aktenverwaltung

Alle in ingo365 erzeugten oder importierten Dokumente – ob Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen oder Angebote – werden vollautomatisch in der digitalen Projektakte abgelegt. Je nach Dokumententyp erfolgt dies auch revisionssicher, sodass die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet ist.

Automatische projektorientierte E-Mailablage

E-Mails, die eine Projektnummer im Betreff enthalten oder an eine projektbezogene E-Mail-Adresse gesendet werden, werden automatisch dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Berechtigte Nutzer haben jederzeit Zugriff auf diese E-Mails:

• Über 90 % aller projektbezogenen E-Mails werden automatisch abgelegt.
• Manuelle Zuordnung ist nur noch in Ausnahmefällen erforderlich.
• Sicher, DSGVO-konform und jederzeit exportierbar.
  
  

6. Kollaboration in Teams

Microsoft Teams ist der zentrale Ort für moderne Teamarbeit. In Verbindung mit ingo365 wird die Zusammenarbeit noch effizienter gestaltet.

Automatische Projektanlage

Wird ein neues Projekt in ingo365 angelegt, erstellt das System automatisch ein Teams-Projekt basierend auf einer vordefinierten Unternehmensvorlage.

• Die Projektstruktur entspricht den festgelegten Unternehmensstandards
• Alle relevanten Informationen sind an einem zentralen Ort verfügbar
• Interne und externe Projektbeteiligte werden digital synchronisiert und erhalten je nach Berechtigung Zugriff auf die für sie relevanten Bereiche

Nahtlose Dateiablage und gemeinsame Bearbeitung

Die Bearbeitung und Speicherung von Dateien aus verschiedenen Programmen ist nahtlos in ingo365 integriert. Dokumente können direkt im jeweiligen Projekt bearbeitet und abgelegt werden. Dank der SharePoint-Integration profitieren Teams von:

• Co-Authoring – Gemeinsames Bearbeiten von Office-Dokumenten mit internen und externen Beteiligten
• Automatischer Versionierung – Änderungen werden lückenlos dokumentiert
• Intelligenter Volltextsuche – Schnelles Auffinden relevanter Informationen

Die Nutzer bemerken nicht einmal, dass SharePoint im Hintergrund arbeitet – alle notwendigen Schritte erfolgen automatisch über ingo365.

Effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation

Neben der strukturierten Ablage erleichtert Microsoft Teams die tägliche Zusammenarbeit. To-Dos können beispielsweise über ein Kanban-Board organisiert und abgearbeitet werden.

Die direkte Kommunikation aus dem ERP-System heraus ermöglicht einen reibungslosen Ad-hoc-Austausch. Ein Beispiel: Der Finanzbuchhalter benötigt vom Projektleiter eine Rückmeldung zu einer unbezahlten Rechnung. In ingo365 kann mit einem Klick eine Nachricht mit einem Link zur relevanten Stelle im System erstellt:

• Der Empfänger wird ohne Umwege direkt an die richtige Stelle geführt
• Zeitaufwendiges Suchen entfällt
• Die Kommunikation ist jederzeit ortsunabhängig möglich – auch von der Baustelle aus

Gesteigerte Transparenz

Relevante Informationen aus ingo365 lassen sich mühelos in Teams visualisieren und teilen, wodurch die Zusammenarbeit in den Projekten optimiert wird.

• Alle Teammitglieder haben jederzeit den aktuellen Projektstand im Blick
• Transparenz wird auf allen Ebenen sichergestellt
• Die Zusammenarbeit wird effizienter und strukturierter

IV) Fazit: ERP-Software als Erfolgsfaktor für Architektur- und Ingenieurbüros