Komplettüberblick Unternehmenssoftware: Definition, Funktionen, Vorteile und Branchenfokus

Selbst in den kleinsten Unternehmen am Markt werden heutzutage eine Vielzahl von Geschäftsprozessen digitalisiert und automatisiert. Die Ära, wo dies ausschließlich Unternehmer in Großkonzernen in Angriff nahmen, sind längst vorbei. Dieser Wandel hin zur Digitalisierung ist eng mit dem Einsatz von sogenannter Unternehmenssoftware verbunden, die eine Schlüsselrolle in der Verwaltung und Optimierung von betrieblichen Abläufen einnimmt.

In diesem Beitrag mit Übersichtsanspruch werden wir einen Makroblick auf ebenjene Unternehmenssoftware werfen, indem wir uns einerseits ihrer Definition sowie den diversen Funktionen und Funktionsmöglichkeiten widmen. Obendrauf beleuchten wir auch die Vorteile, welche eine Business Software allgemein und insbesondere hinsichtlich eines Branchenfokus zeitigen kann.

Inhaltsverzeichnis

• • Definition Unternehmenssoftware
  • Features und Module von Unternehmenssoftware
  • Best-of-Breed vs. Best-of-Suite
    • CRM
    • Enterprise Resource Planning
    • Projektmanagement
    • Human Resources
    • Business Intelligence
    • Supply Chain Management
    • Warenwirtschaft
    • Finanzbuchhaltung
    • Dokumentenmanagement
    • Projektzeiterfassung
    • Digital Workplace
    • Computer Aided Engineering
  • Integrierte Unternehmenssoftware
  • Vorteile von ERP
  • Cloud-ERP
  • Software-Integration
  • Mobiler Gebrauch von ERP
  • Kompatibilität: Mac
  • Skalierbarkeit
    • Kleinunternehmen
    • Mittelstand
  • Arten von Unternehmenssoftware
    • Standardsoftware
    • Branchensoftware
  • Anwendungsfall: Ingenieur- und Architekturbüros
  • Vergleich zwischen Anbietern
  • Fazit
  • FAQ

Was man unter dem Begriff Unternehmenssoftware versteht

Unternehmenssoftware ist an sich ein breitgestreuter Begriff, der eine vielseitige Palette von Anwendungen und Lösungen umfasst. Diese wurden speziell entwickelt, um die verschiedenen Geschäftsprozesse und Funktionen in Unternehmen zu unterstützen, zu optimieren und zu automatisieren.

Letztlich dient eine solche Software dazu, die Effizienz, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu maximieren, indem sie die Verwaltung von Daten, Ressourcen und Prozessen erleichtert.

Der Begriff Business Software deckt von Vertrieb, über Produktion bis hin zur Finanzbuchhaltung alle Unternehmensbereiche wie auch Abteilungen ab. Teilweise muss eine Unternehmenssoftware ebenfalls spezifische Vorgaben erfüllen, die von Seite des Gesetzgebers erforderlich sind. Hier sei an dieser Stelle einmal die GoBD genannt und die Anforderung an die Unveränderbarkeit von Dokumenten.

Übersicht: Features und Module von Business Software

Eine Business Software ist sehr oft modular nach Bereichen aufgebaut. Innerhalb der jeweiligen Module werden dann unterschiedliche Features angeboten. Am Beispiel der Branchenlösung ingo365 lassen sich auszugsweise folgende Module und Funktionen benennen:

Modul Projekte

• Angebots-/Honorarkalkulation

• Projekt- und Ressourcenplanungen

• Management von Subunternehmern

• Fakturierung & Forecast

Modul CRM(-Software)

• Zentrale Kontaktverwaltung

• Dublettenprüfung

• Kontakthistorie

• Segmentierung und Aufgabenverwaltung

Modul Finance

• Finanzplanung

• DATEV & BMD-Schnittstelle

• Elektronischer Zahlungsverkehr

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen

• Forderungsmanagement

Exkurs: Best-of-Suite oder Best-of-Breed-Strategie

Bei der Gegenüberstellung von Best-of-Breed und Best-of-Suite-Lösungen gibt es nicht bei allen Betrachtungen einen eindeutigen Gewinner. So kann es sich zum Beispiel auszahlen, bei hochspezifischen Anforderungen (wie beispielsweise CAD), die nur von einem Teil der Mitarbeiter benötigt werden, auf eine Spitzenlösung nach dem Muster „Best-of-Breed“ zu setzen. Und das trotz der Tatsache, dass sich diese nicht so einfach in andere Unternehmenslösungen integrieren lässt.

Generell ist es bei solchen Anwendungen auch nicht erforderlich, in der Tiefe mit anderen Anwendungen Daten auszutauschen oder einen gemeinsamen Datenstamm zu nutzen.

Anders sieht dies jedoch bei weniger spezifischen Anforderungen aus, die täglich von vielen Mitarbeitern gebraucht werden. Hier haben meist „Best-of-Suite-Ansätze“ die Nase vorne. Microsoft hat hier ein einzigartiges Beispiel für „Best-of-Suite“ mit seiner Produktpalette Microsoft 365 (Office, Teams & Co.) und Microsoft Dynamics 365 (ingo365) geschaffen. Die bruchlose Verbindung der Lösungen sowie die vertraute Benutzeroberfläche vereinfachen die Bedienung und den Datenaustausch untereinander enorm.

Customer Relationship Management (CRM)

Customer Relationship Management (CRM) ist eine Softwarelösung und eine strategische Geschäftspraxis, die dabei unterstützt, Kundeninformationen zentralisiert zu sammeln, effektiv zu organisieren und daraus hervorgehend effizient zu nutzen. Damit kann eine tiefere Kenntnis der Kunden erlangt werden und letztendlich bessere Geschäftsentscheidungen getroffen werden.

Typischerweise verfügen CRM-Systeme mehr oder weniger über den folgenden Funktionsumfang:

• Kundendatenmanagement

• Verkaufsautomatisierung

• Marketingautomatisierung

• Kundenservice und Support

• Kundenanalyse/Berichterstattung

• Kundeninteraktionstracking

• Integration mit anderen Systemen

Zusammengefasst spielt Customer Relationship Management (CRM) eine zentrale Rolle in der Verbesserung der Kundenzufriedenheit und der langfristigen Bindung von Kunden an ein Unternehmen.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) hilft Unternehmen bei der Integration und Optimierung ihrer betrieblichen Prozesse. Zumeist stellt die ERP-Software das “Herzstück” im Bereich Unternehmenssoftware dar. Als anschauliches Beispiel dient hier "ingo365 auf Basis Microsoft Dynamics 365 Business Central". Dabei handelt es sich um eine speziell für Ingenieur- und Architekturbüros entwickelte ERP-Lösung, welche die gesamte Bandbreite kaufmännischer Abläufe abdeckt.

Von der Angebotskalkulation bis zur Abrechnung bietet ingo365 umfangreiche Funktionen. Darunter

• Projektmanagement

• Ressourcenplanung

• Leistungs- und Zeiterfassung

• Subunternehmermanagement und interne Projektkontrolle.

Die Lösung ermöglicht außerdem eine übersichtliche Kundenverwaltung, Kundensegmentierung, Verkaufschancenmanagement und Integration mit MS Outlook. Dokumentenverwaltung, Finanzbuchhaltung und Teamkollaboration sind weitere Schlüsselfunktionen, die ingo365 zu einer ganzheitlichen und auf die Bedürfnisse von Ingenieuren und Architekten zugeschnittenen ERP-Lösung machen.

Projektmanagement (PM)

Projektmanagementsoftware (PM) ermöglicht Projektmanagern und Teams die Organisation von Aufgaben, Ressourcen und Zeitplänen, um Projekte effizienter abzuwickeln. Meist haben Projektmanagementlösungen leider keinen Fokus auf die kaufmännische Abrechnung der Projekte. Dies kann dann über eine ERP-Lösung wie ingo365 stattfinden.

Typische Funktionen inkludieren die Aufgabenverwaltung, Terminplanung, Ressourcenzuweisung, Kommunikationstools sowie Berichterstattungsfunktionen. Das fördert die Zusammenarbeit, verbessert die Transparenz und ermöglicht eine bessere Kontrolle über den Fortschritt mitsamt dem Budget von Projekten.

Projektmanagementsoftware findet in verschiedenen Branchen Anwendung. Sei es in der IT-Entwicklung oder im Marketing bis hin zur Eventplanung. Eine Schlüsselrolle hat die PM-Software definitiv im Umfeld von Planungsbüros.

Human Resources (HR)

Human Resources Software, auch als HR-Software bezeichnet, ist eine zentrale Plattform zur Organisation und Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Angefangen von der Rekrutierung, über die Einstellung bis hinreichend zur Pensionierung.

Zu den Hauptfunktionen gehören die Personalaktenverwaltung, Gehaltsabrechnung, Leistungsmanagement, Rekrutierung sowie auch die Arbeitszeiterfassung. HR-Software stellt die Kommunikation zwischen HR-Abteilungen und Mitarbeitenden auf solide Beine, indem sie Self-Service-Portale, automatisierte Workflows und Berichterstattungstools etabliert.

Der Einsatz von HR-Software erfordert meist auf Kundenseite Fachpersonal zum wirtschaftlichen Betrieb. In kleineren und mittleren Unternehmen übernehmen diese Aufgaben meist der Steuerberater sowie Funktionsbausteine vorhandener ERP-Lösungen.

Business Intelligence (BI)

Business Intelligence (BI) Software wie Microsoft Power BI ist ein leistungsstarkes Werkzeug zur Analyse und Visualisierung von Unternehmensdaten. Sinn und Zweck ist die Verbindung und Transformation von Daten aus verschiedenen Quellen, um aussagekräftige Einblicke zu gewinnen.

Mit Power BI können Benutzer benutzerdefinierte Dashboards und interaktive Visualisierungen von Berichten erstellen, um Daten leicht verständlich zu präsentieren. Praktische Aspekte sind ferner Datenmodellierungen, Drill-Down-Analysen sowie Echtzeitaktualisierungen.

BI-Software war vor einigen Jahren noch sehr kompliziert und musste von Fachabteilungen eingerichtet und verwaltet werden. Je nach Komplexität der Anforderungen, sind auch heute noch Fachberater notwendig. Jedoch hat Microsoft mit der BI-Lösung PowerBI eine Business Intelligence Lösung entwickelt, die sich an bewusst an Mitarbeitende ohne tiefe IT-Kenntnisse richtet. Diese Ausrichtung zahlt sich aus. Heute ist Microsoft PowerBI der neue Standard im Bereich BI-Software.

ERP-Lösungen, wie zum Beispiel ingo365, bieten bereits vorkonfigurierte Berichtspakete an, die im Handumdrehen durch die Fachabteilungen verwendet werden können.

Supply Chain Management (SCM)

Supply Chain Management (SCM) zielt darauf ab, die Lieferkette nahtlos zu gestalten. Es koordiniert den Fluss von Rohstoffen, Zwischenprodukten und Endprodukten von Lieferanten über Produktions- und Lagerstandorte bis hin zu Kunden. SCM umfasst Aspekte wie Bestandsmanagement, Logistik, Transport, Lagerung, Informationsaustausch und mehr. Meist ist der Bereich SCM in ERP-Softwarelösungen enthalten, da neben den Warenbewegungen auch die kaufmännischen Transaktionen berücksichtigt werden müssen.

Die richtige Anwendung von SCM führt zu niedrigeren Kosten, kürzeren Lieferzeiten, besserer Qualitätskontrolle und gesteigerter Kundenzufriedenheit. Es ist ein entscheidendes Konzept in globalen Märkten.

Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft, oft als Warenwirtschaftssystem (WWS) bezeichnet, ist ein Software- oder Informationssystem, das Unternehmen bei der Verwaltung/Steuerung ihrer Handelsaktivitäten unterstützt. Heute findet der Begriff Warenwirtschaft kaum noch Gebrauch. Meist wird für diesen Funktionsumfang von ERP-Softwareanwendungen gesprochen.

(Finanz)Buchhaltung

Wenn es um das Thema Finanzbuchhaltung geht, gibt es in Unternehmen oftmals eine Grundsatzfrage. “Intern” oder “Extern”. Gerade kleinere Unternehmen entscheiden sich noch häufig aus den unterschiedlichsten Gründen, ihre Finanzbuchhaltung “extern”, also durch ein Steuerberatungsbüro durchführen zu lassen. Dabei gehen ihnen jedoch wichtige Detailinformationen zu den Unternehmenszahlen verloren oder diese stehen erst zeitversetzt zur Verfügung.

Für den Einsatz einer internen Buchhaltungssoftware braucht es Mitarbeitende mit entsprechendem Fachwissen. Auf dieser Basis haben Unternehmen je nach Anforderung und Einsatztiefe, jedoch einen Schatz an Kennzahlen und Informationen. Über die offenen Posten (ausstehende Kundenzahlungen), das Zahlverhalten bis hin zur Kostenrechnung und Cashflow-Analyse liefern Finanzbuchhaltungslösungen eine sehr großen Funktionsumfang.

Die höchste Detailtiefe, wird durch in die ERP-Lösung integrierte Finanzbuchhaltungen erreicht, da hier ohne Medienbruch gearbeitet und analysiert werden kann.

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement ist ein systematischer Ansatz zur Erfassung digitaler und physischer Dokumente, wie Textdateien, Bilder, E-Mails und mehr. Dahinter steckt selbstverständlich eine organisatorische Speicherabsicht. In Unternehmen wird jedoch der Fokus auf Dokumente im Sinne von kaufmännischen Belegen gelegt. Das Ziel des Dokumentenmanagements besteht darin, den Zugriff auf Informationen zu optimieren, den Informationsfluss zu erleichtern und die Sicherheit zu gewährleisten.

Dokumentenmanagement-Software zeichnet sich durch Verschlagwortung, Indexierung, Suche und Freigabe von Dokumenten aus, wodurch die Auffindbarkeit, gemeinsame Nutzung und Compliance verbessert werden.

(Projekt)Zeiterfassung

Eine systematische Zeiterfassung (Dokumentation der Arbeitszeit) ist für viele Unternehmen inzwischen verpflichtend. Sie dient meist nicht nur der reinen Protokollierung der Anwesenheit am Arbeitsplatz, sondern auch als Analyseinstrument, auf welche Aufgaben ein Großteil der Arbeitszeit verwendet wird.

Die Zeiterfassung auf Projekte dient nicht nur der Analyse der Soll-/Ist-Zeiten, sondern auch als Grundlage der Projektabrechnung. Daher ist hier eine möglichste einfache Erfassungsmöglichkeit (auch mobil auf der Baustelle) von zentraler Bedeutung.

Dadurch empfiehlt es sich auf eine in eine ERP-Lösung integrierte Zeiterfassungslösung wie zum Beispiel ingo365 zu setzen. Durch integrierte Lösungen befinden sich alle relevanten Informationen an einer Stelle.

Digital Workplace

Ein Digital Workplace, der oft mithilfe von Microsoft 365 realisiert wird, ist eine moderne Arbeitsumgebung, die auf digitalen Technologien und Tools basiert, welche die Arbeitsprozesse in Unternehmen auf Vordermann bringen sollen. Er integriert Cloud-basierte Anwendungen wie Microsoft Office 365, kollaborative Software, mobile Arbeitsfunktionen und virtuelle Kommunikationsplattformen, um Mitarbeiter an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Zeitzonen miteinander zu verbinden.

Die meisten Unternehmen starten den "Modern Workplace” mit den folgenden Anwendungen:

• Microsoft Teams als Collaboration- und Kommunikations-Tool

• Microsoft SharePoint zur zentralen Dokumentenverwaltung

• Microsoft 365 Apps wie Word, Excel und Outlook zur Dokumentenbearbeitung und Kommunikation mit Kunden und Lieferanten

• Microsoft Dynamics 365 Business Central als zentrale ERP-Lösung für die kaufmännischen Prozesse

  

Computer Aided Engineering (CAE)

Computer Aided Engineering (CAE) bezieht sich auf verschiedene Tools, die Ingenieuren und Forschern ermöglichen, komplexe Modelle zu erstellen, um das Verhalten von Produkten unter verschiedenen Bedingungen zu simulieren. Diese Simulationen umfassen unter anderem Strukturanalysen, Strömungsmechanik, Wärmeübertragung und viele weitere technische Aspekte.

Integrierte Unternehmenssoftware

Wenn man nach integrierter Unternehmenssoftware gefragt wird, fallen einem sofort die Anwendungen der Microsoft 365-Produktfamilie ein.

Die nahtlose Verbindung von Anwendungen wie Microsoft Excel, Word, SharePoint, Teams und Outlook setzen Maßstäbe, um die Zusammenarbeit und den Datenaustausch in Unternehmen zu optimieren.

Weitere Informationen zu integrierten ERP-Systemen ⬅️

Vorteile eines ERP-Systems

Der Einsatz eines zentralen ERP-Systems ist eine der größten Herausforderungen für Unternehmen, da nahezu alle Abteilungen davon betroffen sind und alte, teilweise auch uneinheitliche Prozesse in eine klare Struktur überführt werden müssen. Wird dies jedoch gut geplant sowie dem entsprechenden Fokus nach umgesetzt, führt es zu einer enormen Steigerung der Datenqualität und Prozesstransparenz.

Mehr zu den Vor- und Nachteilen von ERP-Software ⬅️

Cloudbasierte ERP

Cloudbasierte ERP ist zeitgleich Motor, Getriebe und Armaturenbrett eines modernen Geschäfts. Gerade die hohe Skalierbarkeit, die Zuverlässigkeit und der mobile Zugriff machen Cloud-ERP inzwischen zu einem “must have”.

Alles weitere zu SaaS-ERP ⬅️

Prozesse einer Software-Integration

Eine Software-Integration muss gut durchdacht werden. Themen wie: Schnittstellen zu anderen Anwendungen, Lizenzierung der Anwender, Einhaltung des Datenschutzes, mögliche funktionale Überschneidungen mit vorhandenen Lösungen, sollten weit oben auf der To-do-Liste stehen.

Was es zu einer Software-Integration sonst noch zu wissen gibt ⬅️

Kosten von ERP-Software

Wenn wir die Kosten von ERP-Software betrachten, können wir diese in die folgenden 2 Hauptkategorien untergliedern:

• Kosten für die Einführung inklusive Schulungen und Individualisierung

• Laufende Betriebskosten wie Lizenzen, Updates und Support sowie administrative Personalkosten

Hier lang für tiefere Analysen von Unternehmenssoftware-Kosten ⬅️

Mobiler Einsatz von Business Software

Mobile Work, dezentrale Unternehmensstrukturen sowie Homeoffice & Co. haben die Anforderungen an den mobilen Einsatz von Business Software heutzutage schon zu einem obligatorischen Auswahlkriterium in der Softwareauswahl befördert.

Erfahren Sie alles zur mobilen Unternehmenssoftware ⬅️

Kompatibilität: ERP-Systeme für Mac-Geräte

War noch vor ein paar Jahren der Einsatz von Mac-Geräten eher in Marketing- und Design-Agenturen zu verorten, so setzen mittlerweile bereits viele Firmen aus anderen Branchen auf die Zuverlässig- und Leistungsfähigkeit der Mac-Geräte. Für moderne ERP-Systeme sollte der Einsatz auf Mac-Geräten daher keine Herausforderung mehr darstellen.

Was es mit ERP-Kompatibilität auf Mac auf sich hat ⬅️

Skalierbarkeit je nach Unternehmensgröße

Skalierbarkeit im Kontext von ERP- oder Unternehmenssoftware ist die Fähigkeit der Software, mit dem Wachstum eines Unternehmens mitzuwachsen. Das bedeutet, dass die Software in der Lage ist, sowohl die steigende Anzahl von Benutzern als auch die zunehmende Menge an Daten und Transaktionen zu bewältigen, die mit dem Unternehmenswachstum einhergehen.

Eine skalierbare Anwendung sollte in der Lage sein, sich friktionsfrei an die sich ändernden Anforderungen und Ressourcen eines Unternehmens anzupassen. Größere Änderungen an der Infrastruktur, der Software selbst oder die Einstellung weiterer IT-Mitarbeiter sollten umgangen werden.

Kleinunternehmen

Insbesondere für Kleinunternehmen ist es von besonderer Bedeutung, dass die Nutzung von Business-Software mit niedrigen Anschaffungs- und Betriebskosten verbunden ist. Da kleine Unternehmen oft noch keine Mitarbeiter für die Finanzbuchhaltung beschäftigen, sind eine umstandslose Kommunikation sowie der Zugriff für den Steuerberater relevante Aspekte der Business Software. Dies vermeidet unnötige manuelle Prozesse.

Kleinunternehmen haben sehr häufig vor der Implementierung einer Business Software eine große Sammlung an Excel-Dateien und Word-Vorlagen. Die tiefe Integration der Business Software in die Microsoft 365-Suite ist daher ein weiterer Baustein für ein effizientes Arbeiten im Einklang mit der Nutzung vorhandener Vorlagen.

Wir vertiefen uns an anderer Stelle in die Unternehmenssoftware für kleine Unternehmen ⬅️

Mittelstand

Mittelstandsunternehmen verfügen tendenziell bereits über klar definierte Abteilungen. Das Unternehmenswachstum erfolgt häufig nicht nur an dem zentralen Unternehmensstandort, sondern auch durch Unternehmenszukäufe oder Gründungen an weiteren Standorten und Ländern. Eine passende Unternehmenssoftware ermöglicht nach Abteilungen/Fachbereichen eine flexible Abbildung der jeweiligen Aufgaben und Prozesse. Dies auf Basis einer zentralen Datenstruktur und ohne Medienbrüche bei abteilungs- oder standortübergreifenden Abläufen.

Mittelstandsunternehmen profitieren durch die Einführung moderner Business Software vor allem durch die Einhaltung gesetzlicher, auch länderspezifischer, Anforderungen sowie durch maximale Skalierbarkeit.

Auch zu ERP im Mittelstand verfügen wir über detailreiche Analysen ⬅️

Arten von Unternehmenssoftware

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Arten von Unternehmenssoftware. Dazu gehören zum Beispiel die ohnehin schon beschriebenen Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme, die verschiedene Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Auftrags- und Projektabwicklung, Personalwesen aber auch Produktion integrieren können.

Der Begriff der Unternehmenssoftware umfasst aber auch Anwendungen wie Microsoft Outlook, Teams & Co., die zur Kommunikation und Kooperation herangezogen werden.

Standardsoftware

Standardsoftware bezeichnet vorgefertigte Softwarelösungen, die für den allgemeinen Gebrauch in Unternehmen oder Organisationen entwickelt wurden. Diese Softwareprodukte sind nicht an die spezifischen Anforderungen eines einzelnen Unternehmens angepasst. Vielmehr bringen sie eine breite Palette von Funktionen, die für eine Vielzahl von Branchen und Geschäftsanwendungen geeignet sind, mit sich.

Standardsoftware kann entweder lokal installiert oder als cloudbasierte Lösung (SaaS) angeboten werden. Darunter fallen oft Produkte wie ERP-Systeme, Büroanwendungen, Buchhaltungssoftware, Customer Relationship Management (CRM)-Systeme und andere Beispiele.

Branchensoftware

Branchensoftware ist darauf ausgerichtet, die individuellen Geschäftsabläufe, Anforderungen und Herausforderungen einer spezifischen Branche zu optimieren.

Das können Lösungen für die Gesundheitsbranche, Fertigungsindustrie, Einzelhandel, Finanzdienstleistungen, Ingenieur- und Architekturbüros, Bildung, Immobilien und viele andere sein. Diese Software kann Funktionen und Module enthalten, die spezifisch auf die Bedürfnisse der jeweiligen Branche zugeschnitten sind, um Compliance zu gewährleisten.

Ingenieur- und Architekturbüros

In Ingenieur- und Architektenbüros dreht sich alles um Projekte. Gerade durch Vorgaben der HOAI oder Lechner sind hier spezielle Anforderung in der Erfassung der Projekte, der Kalkulation der Honorare, der Zeiterfassung auf Projekten bis hin zur Teil- und Schlussrechnung zu erfüllen.

In einer Standardsoftware ohne eine entsprechende Branchenerweiterung sucht man diese unabdingbaren Funktionen vergebens.

Das verdeutlichen wir in unserem Beitrag zur Unternehmenssoftware für Architektur- und Ingenieurbüros ⬅️

Vergleich von Business Software für das Marktsegment Planungsbüros

Welche Lösung und welcher Lösungspartner passt am besten zu den aktuellen Anforderungen und den zukünftigen Wachstumsplänen? Diese Frage kann natürlich nicht grundsätzlich beantwortet werden, sondern ist sehr stark unternehmensabhängig.

In Planungsbüros werden häufig die Lösungen KOBOLD oder auch PROJEKT PRO durch das auf Business Central basierende ingo365 abgelöst. Die beiden erwähnten Systeme decken mitunter schon die grundsätzlichen Ansprüche wie Honorarkalkulation, Angebots- und Rechnungsstellung und Zeiterfassung ab, haben jedoch keine klare Update- und Zukunftsstrategie.

In diesem Punkt spielt ingo365 seine Stärke voll aus. Die weltweit verfügbare ERP-Basis (Microsoft Dynamics 365 Business Central) hat weit über 1 Million Anwender und wird durch Microsoft weiterentwickelt. Zweimal pro Jahr werden sogenannte Major-Releases an die Kunden ausgeliefert. Die Integration in die Microsoft 365-Welt (Office, Teams & Co.) kommt somit direkt vom Hersteller. Der Betrieb in den deutschen Microsoft-Rechenzentren erfüllt alle Standards bezüglich Datensicherheit und dem Datenschutz.

Das Team der newvision kann sich bei der Entwicklung der Branchenlösung somit voll auf die Spezialitäten der Branche fokussieren und muss sich nicht um Kompatibilität oder Betriebsthemen kümmern. Anbieter wie KOBOLD und PROJEKT PRO haben deutlich andere Konzepte, ohne moderne Microsoft 365 Integration. Wenn somit das Planungsbüro bereits heute auf Microsoft 365 Produkte setzt oder zukünftig setzen möchte, weitere Standorte im In- und Ausland plant, mobile Apps für den Zugriff auf Projekte und Zeiterfassung einsetzen möchte, dann sollte die Wahl unweigerlich auf ein Produkt der Microsoft-Familie fallen.

Das Fazit: Die Auswahl ist groß, aber die Form und die Inhalte müssen stimmen

Die zunehmende Digitalisierung hat die Dringlichkeit von Unternehmenssoftware in der Geschäftswelt immens angeschoben. Von der Verwaltung bis zur Finanzbuchhaltung und hin zum Controlling ist die Automatisierung von unschätzbarem Wert.

Die erreichbaren Vorteile sind zahlreich. Die Integration von Unternehmenssoftware wie CRM und ERP offeriert maßgeschneiderte Funktionen, um den spezifischen Anforderungen unterschiedlicher Abteilungen gerecht zu werden. Denn klarerweise sind Mitarbeiter, die rein nur (Projekt)Zeiten erfassen sollen mit anderen Voraussetzungen und Zugriffen zu bedenken wie etwa Backoffice-Kollegen, welche einen möglichst universellen Blickwinkel zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.