Es war der Beginn des EDV-Zeitalters, als ich das Ingenieurbüro meines Vaters übernommen habe. Rund 25 Mitarbeiter waren damals dort beschäftigt und die Bilanz wurde auf einigen DIN A4-Seiten zusammengefasst. Von halbfertigen Leistungen oder der Bewertung des Fertigstellungsgrades sprach zur damaligen Zeit kaum jemand.
Entsprechend überrascht und ein wenig hilflos saß ich dann auch vor unserem Steuerberater, als er mich zum ersten Mal um eine Bewertung der unfertigen Leistungen für die Jahresbilanz bat. „Ganz einfach”, erklärte mir der gewiefte Mann der Zahlen, „sag mir einfach, wie viel ihr vorausgearbeitet habt, ohne dafür bereits eine Rechnung gelegt zu haben.” Sein charmantes Lächeln konnte ich in dem Moment wirklich nicht erwidern, denn mein Gehirn schlug bereits Purzelbäume.
Als Ingenieur wissen Sie heutzutage wahrscheinlich, was halbfertige Leistungen sind: Als „unfertig” geltende (Teil-)Leistungen, die bereits abgeschlossen sind, aber noch nicht als Forderung mit Rechnung gelegt wurden. Aus diesem Grund fehlt ihnen die sogenannte Verkaufsfertigkeit und sie gehen in die Jahresbilanz als halbfertige Leistung ein.
Ingenieure ebenso wie Architekten sind von Gesetz wegen dazu verpflichtet eine saubere Jahresbilanz zu machen. Als Teil der Projektbewertung muss auch der Fertigstellungsgrad evaluiert werden, um die halbfertigen Leistungen einzeln in die Bilanzierung einfließen zu lassen. Dabei ist darauf zu achten, dass die Bewertung verlustfrei, nachvollziehbar und vergleichbar zu den Vorjahren ist. Daumen-mal-Pi Schätzwerte, die jedes Jahr irgendwie erhoben werden, führen zu einem vermeidbaren Aufhorchen der Finanz. Eine sinnvolle Bewertungsmethodik ist allerdings nur eine der Herausforderungen, die ich allzu gut kenne.
Nach der Übernahme des väterlichen Ingenieurbüros wuchsen wir auf rund 80 Mitarbeiter an und mit ihnen wuchs die Zahl an Projekten ebenso wie an unfertigen Leistungen. Nach mehreren eher kläglichen Versuchen, den Fertigstellungsgrad unserer Projekte für die Jahresbilanz über den verhältnismäßigen Monatswert zu beurteilen, musste ich mir schließlich eingestehen, dass ich es nicht konnte: Ich war nicht in der Lage, unsere halbfertigen Leistungen seriös und objektiv zu bewerten. Und so wie es bis heute vielen Ingenieuren geht, sah auch ich mich gleich mehreren Herausforderungen gegenüber:
Schon bald wurde mir bewusst, dass diese Herausforderungen nicht nur die Bewertung der halbfertigen Leistungen erschwerte. Uns gingen auch verrechenbare Leistungen verloren, Rechnungen wurden immer mal wieder fehlerhaft gelegt, die Ressourcen- & Kapazitätsplanung war spürbar schwierig und eine objektive Einschätzung der Projekte sowie Fertigstellungsgrade schier unmöglich.
Das war der Moment, als ich beschloss etwas zu ändern.
Mein Weg führt vom errechenbaren Pi-Mal-Daumen Ansatz über eine selbst entwickelte Software hin zur professionellen Business Lösung ingo365:
Als Freund von Erfahrungsaustausch und gemeinsamen Learnings möchte ich folgende 5 Tipps mit Ihnen teilen, die mir wirklich dabei geholfen haben, den Fertigstellungsgrad von Ingenieursprojekten zu bewerten:
In den letzten Jahren wurde ich immer wieder gefragt, wie wir in unserem Ingenieurbüro erfolgreich agieren konnten. Als Geschäftsführer habe ich meine Hauptaufgabe immer darin gesehen, unseren Mitarbeitern möglichst optimale Arbeitsbedingungen zu schaffen. Denn dort, wo ich einen Prozess um 5% verbessern konnte, haben letztlich 80 Mitarbeiter diese Optimierung um den Faktor 80 verbessert. So auch bei der Bewertung der halbfertigen Leistungen mit einer Software, die mit wenigen Mausklicks einen objektiven Überblick in Echtzeit ermöglicht.
Halbfertige Arbeiten sind diejenigen Leistungen, welche zwar bereits erbracht wurden, aus irgendeinem Grund jedoch noch nicht „verkauft“, also in Rechnung gestellt werden konnten. Wenn man so will, sind das die auf Lager liegenden, bereits erzeugten Produkte eines projektorientierten Unternehmens, wie eines Architektur- oder Ingenieurbüros (zum Beispiel teilweise fertiggestellte Planungsphasen eines Projektes).
BewertungHalbfertige (oder auch unfertige) Leistungen müssen speziell in projektorientierten Unternehmen laufend bewertet werden. Ansonsten ist das kaufmännische Ergebnis innerhalb des Projektes aber auch des gesamten Unternehmens zum bewerteten Zeitpunkt nicht korrekt.
Bei der korrekten Bewertung ist zum einen zu ermitteln, wie hoch die bereits erbrachten Leistungen tatsächlich sind (etwa Stundenaufzeichnungen). Zum anderen, welchen tatsächlichen monetären Wert diese Leistungen für das Unternehmen aller Voraussicht nach erzielen werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass keine Gewinn- oder Wagnisaufschläge etc. in dieser Bewertung enthalten sein dürfen. In der Praxis gestaltet sich aus diesen Gründen eine saubere Bewertung als für die Unternehmer oft sehr schwierige, wenn nicht fast unlösbare Aufgabe, die daher oft gescheut wird.
Nur speziell auf die Branche zugeschnittene, clevere Unternehmenssoftware ist daher tatsächlich in der Lage, dies unkompliziert zu leisten.
Position in der BilanzIn der Bilanz findet man diese Zahl bei den Erträgen unter der Rubrik "Veränderung des Bestands an unfertigen Erzeugnissen“.
Rolle von AnzahlungenBei erhaltenen Anzahlungen unterscheidet man genau genommen zwischen Teilrechnungen und Akontozahlungen. Akontozahlungen sind dabei Zahlungen für noch nicht erbrachte Leistungen, also tatsächliche Vorauszahlungen. Diese sind bei der Bewertung von halbfertigen Arbeiten nicht zu berücksichtigen, sondern beeinflussen lediglich die Liquidität des Unternehmens.
Sind dagegen Teilrechnungen erstellt worden, so sind sämtliche darin ausgewiesenen Leistungen natürlich keine halbfertigen Arbeiten. Das ist entsprechend bei der Bewertung dieser zu berücksichtigen.