Der Begriff "Bring your own Device" (Abkürzung BYOD) beschreibt die Nutzung und Integration privater Endgeräte, wie zum Beispiel Smartphones, Notebooks oder Tablets, in Organisationsnetzen und Anwendungen. BYOD ist nicht neu und sorgt mitunter schon im Unterricht in der Schule für merkbare Herausforderungen. Obendrauf rückt es durch die technischen Veränderungen sowie die rechtlichen Rahmenbedingungen immer wieder in den Fokus. Aus Sicht der Mitarbeiterzufriedenheit, der ökologischen Aspekte sowie der laufenden Kosten, bietet BYOD viele Vorteile.
Schnell können hierbei durch gut gemeinte Regelungen jedoch Sicherheitsrisiken und mögliche Probleme bei der Einhaltung der DSGVO entstehen. Unternehmen sollten deswegen unabhängig von privaten und geschäftlichen Geräten unentwegt den Einsatz einer MDM (Mobile Device Management)-Lösung in Betracht ziehen.
Die Bedeutung von BYOD (Bring your own Device)
Vor noch einigen Jahren gab es für die Verwendung privater Endgeräte für geschäftliche Zwecke noch keine allgemeingültige Bezeichnung. Oft liefen solche Aktivitäten auch außerhalb des „Unternehmens-IT-Radars“. Mit der Einführung von BYOD wurde nicht nur ein Begriff für diese Art von Gebrauch geschaffen, sondern auch an einem Regelwerk auf technischer und rechtlicher Ebene gearbeitet.
BYOD hat vor allem in den COVID-19-Lockdowns enorm an Bedeutung gewonnen. Es mussten hier sehr kurzfristig Mitarbeiter aus den Office-Arbeitsplätzen mit Arbeitsmitteln für das Remote Working versorgt werden. Zeitgleich wurde durch die Halbleiterknappheit und die Unterbrechung der Versorgungswege aus Asien eine Hardwarebeschaffung zum Glücksspiel. Die Akzeptanz privater Endgeräte erlebte somit ihren Höhepunkt.
Bis heute spielt das BYOD-Konzept in vielen Unternehmen fortlaufend eine wichtige Rolle bezüglich der Mitarbeiterausstattung.
Wie BYOD innerhalb eines Unternehmens funktioniert
Grundsätzlich sollten Unternehmen auf allen ihren mobilen Endgeräten eine MDM (Mobile Device Management)- sowie eine MAM (Mobile Application Management)-Lösung einsetzen. Microsoft bietet dies sowie weitere Verwaltungsmöglichkeiten, in der Lösung Microsoft Intune an.
Über das MDM wird auf privaten Devices ein Sicherheitszertifikat installiert und dieses Gerät in die zentrale Unternehmensverwaltung aufgenommen. Besagte Installation ist meist innerhalb weniger Minuten erledigt. Persönliche Daten, wie zum Beispiel Bilder oder Chatverläufe, können nicht durch die zentrale IT-Administration eingesehen werden. Privates bleibt privat.
Bring your own Device und Datenschutz
Gerade das Thema Datenschutz und IT-Sicherheit sind bei einem BYOD-Konzept besonders hervorzuheben. Auf privaten Endgeräten entscheidet der Anwender selbst über die Komplexität von Passwörtern. Werden nun Unternehmensdaten und Anwendungen auf solchen zugänglich gemacht, die sich beispielsweise mit dem Code "1234" entsperren lassen, kann schnell ein Sicherheitsrisiko im Bereich des Datenschutzes entstehen. Um den unternehmensweiten Datenschutzvorgaben zu entsprechen, werden BYOD-Endgeräte über das Mobile Device Management mit erweiterten Sicherheitsregeln versehen.
MDM ermöglicht der Unternehmens-IT auch die Sperre der Unternehmensanwendungen sowie das Löschen von unternehmensbezogenen Daten bei Verlust des Gerätes.
Vorteile
BYOD bietet eine Vielzahl an Vorteilen:
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Mitarbeiter können ihr privates "Wunsch-Smartphone" nutzen.
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Häufig bieten Arbeitgeber für das private Device einen zusätzlichen Mobilfunkvertrag an. Mitarbeiter können hier den Dual-SIM-Modus nutzen und gegebenenfalls beim privaten Datenvolumen einen günstigeren Tarif wählen.
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Für Unternehmen entfallen die zusätzlichen Anschaffungskosten.
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Mitarbeiter müssen keine zwei Smartphones mit sich führen. Auch bei der Integration mit der Freisprechfunktion des Fahrzeugs vereinfacht dies einiges.
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Private wie berufliche Termine und Nachrichten sind an einer zentralen Stelle für den Mitarbeiter ersichtlich.
Nachteile
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Ohne aktives MDM (Mobile Device Management) besteht ein sehr hohes Sicherheitsrisiko.
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MDM bedeutet für Unternehmen ebenso zusätzliche Kosten.
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Aus Mitarbeitersicht bestehen häufig Bedenken, dass die Unternehmens-IT-Abteilungen durch den Einsatz von MDM auf private Daten im Unternehmensnetzwerk zugreifen kann. Diese Sorgen sind unbegründet, jedoch stark verbreitet.
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Eine klare Trennung von Privatem und Beruflichen ist ein wichtiger Aspekt der Erholungsphasen. Hier besteht bei BYOD die Gefahr, "Tag und Nacht" Unternehmensnachrichten zu erhalten. Zeitsteuerungen beim Abruf von E-Mails, wie auch das Deaktivieren der Firmen-SIM in definierten Zeiten können in diesem Zusammenhang helfen.
Best Practices in Ingenieur- und Architekturbüros
Microsoft 365 (Office, Teams & Co.) sind heute bereits feste Bestandteile von modern aufgestellten Ingenieur- und Architekturbüros. Dies wird durch die Branchenlösung ingo365 auf Basis Microsoft Dynamics 365 Business Central ideal erweitert.
Diese Lösungen lassen sich perfekt in BYOD-Netzwerke integrieren, da hier die Sicherheitsstandards durch SaaS (Software as a Service) ohnehin sehr hoch sind. So kann auch ohne aktives Mobile Device Management der Datenzugriff umgehend blockiert werden.
Ein verlorenes Smartphone oder Tablet auf der Baustelle stellt kein unlösbares Sicherheitsrisiko mehr dar.
Das Fazit
Alles in allem ist Bring your own Device (BYOD) eine sinnvolle Ergänzung im Mitarbeiterausstattungskonzept. Es schont Ressourcen, da beim Arbeiten nur ein Device genutzt wird und dies laut Statistik, auch weniger häufig getauscht wird.
Eine sinnvoll eingesetzte BYOD-Organisation erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und reduziert Kosten. Voraussetzung sollte aber, wie schon in der Einleitung erwähnt, immer ein aktives Mobile Device Management sein.
BYOD FAQ
Trend?
Ist BYOD ein Trend?
Durch den gestiegenen Halbleitermangel ab 2021 sind auch im Mobile Device-Umfeld die Gerätekosten sowie die Beschaffungszeiten stark angestiegen. Dies, sowie das wachsende Bewusstsein in Bezug auf den CO₂-Fußabdruck, stärken den Trend zu BYOD.
Erklärung für Beliebtheit
Warum ist BYOD so beliebt?
Mitarbeitende müssen sich im Bedienkonzept ihres Mobile Device nicht umstellen. Oft profitieren sie auch von zusätzlich privat nutzbarem Datenvolumen durch eine zweite Unternehmens-SIM innerhalb der Geräte.
Nachteil
Was spricht gegen BYOD?
Die Trennung zwischen Freizeit und Arbeitszeit wird durch die Technologie erschwert. Ohne aktive Steuerung von Abrufzeiten können die Grenzen flott verschwimmen. Mitarbeiter könnten ebenfalls fragwürdige Anwendungen nutzen, sowie unzureichende Sicherheitseinstellungen eingerichtet haben. Dem kann durch eine entsprechende Unternehmensvorgabe sowie die Umsetzung von Mobile Device Management entgegengewirkt werden.
BYOD im Arbeitsrecht
Wie sieht es mit Bring your own Device im Arbeitsrecht aus?
Es gibt hier einige Urteile, die vor allem in der Zeit des COVID-19-Lockdowns und dem Remote/Mobile Work entstanden sind. Im Detail kommt es auf die jeweiligen Vereinbarungen an. Durch die betriebliche Nutzung von IT-Ausstattung, wie zum Beispiel Smartphone oder Laptop, nutzt sich dies schneller ab. Ob und in welcher Höhe dem Arbeitnehmer der Wertverlust erstattet wird, sollte aktiv in einer Vereinbarung geregelt werden.
BYOD in Architektur- und Ingenieurbüros
Wie können Planungsbüros BYOD optimal leben?
Zunächst sollte die generelle Nutzung privater Geräte schriftlich geregelt werden. Der Umgang mit möglichen Kosten bei Defekten, Verlust oder durch Abnutzung sollte festgelegt werden.
Um mehr Sicherheit im Umgang mit den Unternehmensdaten zu erlangen, sollte Microsoft 365 sowie ingo365 genutzt werden. Darüber hinaus wird empfohlen eine Mobile Device Managementlösung wie beispielsweise Microsoft Intune heranzuziehen.
