Optimierung Ihres Unternehmens durch Zugriff von überall: Mobile Unternehmenssoftware

Schlagworte wie etwa Industrie 4.0 oder Büro 4.0 sind für sich gesehen ein Ausdruck der Wandlungsprozesse durch die permanente Digitalisierung und Globalisierung. Die Arbeitswelt schränkt sich schon lange nicht mehr nur auf den lokalen Unternehmenssitz ein. Davon können gerade Mitarbeiter im Vertrieb oder Consulting oft schon ein Lied singen. Dort, wo Außendienst eher die Regel denn die Ausnahme darstellt, werden Wege für mobile Arbeitsprozesse auch heute schon vielfach genutzt.

Dieser Form von Mobilität kann sich auch moderne Business Software nicht verschließen. Mitarbeitende im Ingenieurwesen oder in Architekturbüros etwa zieht es für einen Auftrag an diverse Projektstandorte abseits des eigenen Unternehmens. Die Prozesse der Arbeit im Unternehmen kommen also mit ganz bestimmten Bedürfnissen, damit auch unterwegs auf Mobilgeräten der Zugriff auf Daten nicht fehlt. Im Folgenden werden wir Ihnen nun die Vorteile einer mobilen Softwarelösung vorstellen. Und was im Hinblick auf die Funktionen, eine Unternehmenssoftware heute bieten kann und soll. Gleichzeitig werden wir aber ebenso feststellen, in welchen Bereichen der Einsatz mobiler Software praktisch weniger sinnvoll ist.

Wie eine Cloud-Lösung mobile Effizienz erleichtert

Generell sind durch die Cloud-Systeme Anwendungen global verfügbar, was keine Bindung an einen fixen Arbeitsort mehr verlangt. Dadurch ist auch die mobile Verwendung immer mehr in den Fokus gerückt. Devices wie ein Tablet oder ein Smartphone sind heute schließlich so gut wie gang und gäbe. Sie sind stets mit dabei. Gerade deswegen erleichtert dies den Zugang zu Business-Anwendungen und macht mobiles Arbeiten "immer und überall" möglich.

Im Gegensatz zu installierter Software (On-Premises) ist der Zugang zu Cloud-Software oft auch technisch einfacher (Aufruf der Applikation in jedem Webbrowser mit Internetzugang, etc.). Daher unterstützen gerade neue Technologien (wie etwa Microsoft Power-Plattform) den Zugriff wesentlich besser und bieten so eine Vielzahl neuer Möglichkeiten.

Kurzer Überblick über Funktionen und Module von ERP

Wir haben uns schon an anderer Stelle ausführlich mit dem Funktionsumfang einer integrierten Unternehmenssoftware beschäftigt. Dennoch werden wir etwas unter der Oberfläche graben und die wichtigsten Punkte nochmals komprimiert erläutern.

Projektmanagement sowie Zeit- und Ressourcenmanagement

Die Projektmodule von newvision erweitern die Microsoft ERP-Lösung Business Central um Funktionalitäten, die für projektorientierte Unternehmen äußerst relevant sind. Dazu gehören die Projektangebots und -auftragsbearbeitung, Projektcontrolling und ebenso die Projektzeiterfassung. Mit den erfassten Zeiten ist auch eine Ressourcenplanung – und auch ein laufendes Projektcontrolling wie dies in Projekten notwendig ist - automationsunterstützt umsetzbar.

Finance, Controlling und Reporting

Ein wesentlicher Bereich in jedem Unternehmen ist zusätzlich auch die Finanz- und Kostenkontrolle, die mit einem aktuellen ERP-System als integrierter Teil abgedeckt ist. Neben den buchhalterischen Angelegenheiten spielen auch Auswertungen und betriebswirtschaftliche Kennzahlen eine entscheidende Rolle. Diese können mit modernen Reportingansätzen auch mobil gewonnen werden und machen schnelle Entscheidungen von überall aus zur gängigen Praxis. 

CRM

Das Kontakt- und Kundenmanagement stellt eine Basisfunktion in jeder ERP-Software dar. Daten werden zentral gespeichert und verwaltet und müssen nicht mehrfach in unterschiedlichen Systemen gepflegt werden. Der Nutzen durch eine hohe Datenintegrität liegt auf der Hand: 

• Zentrale Kontakt- und Adressverwaltung 

• Kommunikations-Protokollierung 

• Einsparung unnötiger Arbeitsschritte 

• Single-Point-of-Truth (jedes System erhält gleiche Informationen aus einer zentralen Quelle) 

• Optimierung von Geschäftsprozessen durch eine einheitliche Lösung 

Mit Blick auf den Faktor Mensch und die damit verbundene Fehleranfälligkeit der eingegebenen Daten und Werte, wird hiermit auch eine entscheidende Verbesserung und Qualitätssteigerung zu erwarten sein. 

Collaboration

Mit einer Anwendung wie Microsoft Teams oder anderen Kollaborationstools wurde eine breite Vernetzung sowie eine standortunabhängige Zusammenarbeit wesentlich erleichtert. Diese modernen Kommunikationswerkzeuge werden inzwischen auch direkt in ERP-Systemen genutzt und erweitern den Funktionsumfang. 

Office 365

Für Business Central, aber auch andere ERP-Lösungen ist die Bereitstellung und Nutzung von global verfügbaren Anwendungen (Cloud Solutions wie Microsoft Office 365-Produkte) und Standards ein gewichtiges Argument. So kommen bekannte Tools zum Einsatz und diese sind auch auf verschiedensten Devices heute “Out of the Box” (ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand als App) verfügbar. 

Welche Bedürfnisse damit im Unternehmen abgedeckt werden

Die voranschreitende Globalisierung erfordert heute, markanter denn je, eine standortübergreifende Kooperation. Moderne Arbeitsmittel werden immer geläufiger und setzen auch neue Maßstäbe an Softwareprodukte. Zeitgenössische Programmierung hat diesen Trend inzwischen auch in viele ERP-Produkte einziehen lassen. So werden immer mehr Anwendungsbereiche durch mobile Applikationen unterstützt. Nennen können wir zum Beispiel die Zeiterfassung, welche über Tablet oder Handy mittlerweile von überall per App durchführbar ist. 

Die Vorteile einer mobilen Unternehmenslösung aus der Cloud

Den Rahmen für die Ausarbeitung der Kernvorzüge haben wir eigentlich schon abgesteckt:

1. Standortunabhängige Verfügbarkeit auf unterschiedlichen Geräten

2. Schnelle und einfache Integration, da meist keine zusätzliche Softwareinstallation benötigt wird (Browser oder App reicht aus)

3. Kostenersparnis durch reduzierten Hardware- und Wartungsaufwand

4. Unterstützung von BYOD (bring your own device) und Shared Workplaces

In der Welt der Branchenlösungen zeichnen wir uns unter anderem durch unsere Akzentsetzung im Architekten- und Ingenieurwesen aus. Deswegen macht es Sinn, sich insbesondere darauf zu konzentrieren.

Fokus auf die Branche der Ingenieur- und Architekturbüros

Durch die langjährige Kompetenz bei newvision und den Input von Branchenkennern wurde eine Lösung speziell für die Bedürfnisse von projektorientierten Unternehmen geschaffen. Der Fokus liegt auf einfacher Bedienbarkeit, bedarfsorientierten Funktionalitäten (zum Beispiel Projektberechnung nach HOAI) und einer Abdeckung aller wichtigen Geschäftsprozesse (Fakturierung, Mitarbeiterzeiterfassung, Projektcontrolling und vielem mehr). 

Wo Mobilität auch ihre Grenzen hat

In manchen Geschäftsbereichen wird nach wie vor die Arbeit auf Mobilgeräten zur Herausforderung! Wenn viele Details zur gleichen Zeit dargestellt werden müssen, kommt man mit einem Tablett oder Mobiltelefon schnell an seine Grenzen. Ein Beispiel dafür sind Pläne (wie CAD-Zeichnungen), wo es auf viele Details ankommt, die auf einem kleinen Bildschirm nur schwer dargestellt werden können.  

Auch die Bearbeitung von Listen oder größeren Textdokumenten kann mobil zur Qual werden. Das Blättern und Scrollen ist in manchen Fällen lästig und schlecht durchdachte Systemlösungen oder gering angepasste Apps tun ihr Übriges dazu.

Mobile Anwendungsfälle in Projekten

Wir wollen nun in wenigen Schritten noch skizzieren, wie heute mobile Geräte und Anwendungen in der Praxis im Ingenieurbüro zum Einsatz kommen: 

• Der Geschäftsführer ist im Auto unterwegs und soll aufgrund einer Eskalation einen Kunden anrufen. Durch die Outlook-Synchronisation der Kontakte hat er alle Daten auf seinem Smartphone 

• Der Sublieferant stellt eine Rechnung. Mobil über die App wird vom Geschäftsführer die Freigabe erteilt und die Rechnung kann somit von der Buchhaltung/Verwaltung bezahlt werden 

• der Projektleiter ist vor Ort auf der Baustelle und hat alle projektrelevanten Details auf die Baustelle mit, 

• der Projektleiter soll einen Planversionsstand an den Architekten verteilen und macht das direkt von seinem Smartphone im Hotel aus 

• die Mitarbeiter können direkt im Baucontainer an ihren Mobiltelefonen ihre Zeiterfassung erledigen, 

• der Projektleiter hat unmittelbar die erfassten Daten für Planung, Steuerung und Projektkontrolle live auf dem entsprechenden Projekt, 

• auch seine eigene Zeiterfassung kann er bequem und jederzeit auf seinem Handy erledigen oder Urlaube und Abwesenheiten von ihm zugeteilten Mitarbeitern bestätigen, 

• die Freigabe von Projektaufwendungen wird online im Browser am privaten Computer erledigt und von Mitarbeitern in der zentralen Verrechnung im Büro fakturiert. 

Zweifellos sind die Prozesse in unserer Aufzählung stark heruntergebrochen. Das hat aber damit zu tun, dass wir spezifisch die ort- und zeitungebundenen Arbeitsabläufe betonen wollen.  

Das Fazit: Ein mobiles ERP-System bietet primär Komfort und Flexibilität

Abschließend kann man festhalten, dass Unternehmen über eine moderne Softwarelösung von vielen Vorteilen profitieren können. Für jede Branche und beinahe alle Geschäftsbereiche gibt es spezialisierte Angebote, die auf die jeweiligen Anforderungen maßgeschneidert sind. Neue Trends und Veränderungen der Arbeitswelt erfordern auch die Anpassung von Unternehmenssoftware und den Einsatz mobiler Arbeitsmittel.

Wenn Sie zum Beispiel noch mehr über das Thema Hardware beziehungsweise Betriebssysteme erfahren wollen, möchten wir Ihnen die Suche mit einem weiteren Beitrag erleichtern. Lesen Sie doch unseren Artikel zur Unternehmenssoftware auf Mac, um Ihren Wissensdurst zu stillen.