"Am Freitag integrieren wir die neue ERP-Software.” Wer diese Worte als Geschäftsführer oder Teamleiter hört, beginnt schon mal zu beten, dass am Montag dann alle Kollegen wie gewohnt in die Woche starten können. Und nicht mit fragendem Blick vor schwarzen Bildschirmen sitzen, weil nichts mehr so will wie es soll. Die Angst vor der neuen Softwareintegration ist dahingehend begründet, dass es in der Vergangenheit immer wieder zu Ausfallzeiten und Produktivitätsverlust gekommen ist. Das bewirkt nicht nur Frustration innerhalb der Belegschaft, sondern kann auch finanziell spürbar werden.
Damit der Umstieg sowie die Inbetriebnahme der ERP-Lösung gelingen, lesen Sie im Folgenden 7 bewährte Tipps, die ich Kunden stets mit auf den Weg gebe. Außerdem zeige ich Ihnen am Beispiel von ingo365 SMART auf, wie einfach, schnell und kosteneffizient der Go-Live mit einer All-in-One-Lösung für Ingenieure sein kann.
Ob sich die Einführung der neuen Software gelohnt hat und wie schnell sie von den Mitarbeitern produktiv in ihr Tagesgeschäft integriert wird, hängt stark davon ab, wie gut sie von Anfang an in den Umstieg integriert werden. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die neue Unternehmenssoftware tatsächlich akzeptiert wird. Folgende Best Practice-Vorschläge führen immer wieder zum erhofften Erfolg:
Key User Group:
Nominieren Sie eine Key User Gruppe, mit deren Hilfe Sie die gesamte Belegschaft Schritt für Schritt an Bord holen können. Diese “verkaufen” das neue ERP-System intern weiter, wenn sie den Mehrwert und die Vorteile erkannt haben.
Gamification:
Nutzen Sie Gamification als Motivationswerkzeug, um beispielsweise gleich zu Anfang ein Gewinnspiel zum besten Namen für die neue Software zu veranstalten. Je einfacher diese kleinen “Spielchen” sind, desto schneller holen Sie alle User ab und geben dem Übergang eine positive Konnotation.
Milestones:
Teilen Sie regelmäßig die wichtigsten Meilensteine, um alle Mitarbeiter stets topaktuell zu halten. Zum Beispiel, nachdem die erste Phase erfolgreich beendet ist.
Weniger ist mehr. Das gilt auch für eine sinnvolle Datenmigration im Zuge eines Softwarewechsels. Wie mein Kollege Markus Wagner aus Erfahrung sagt: “Mutig sein und Altlasten hinter sich lassen, um schnell und kosteneffizient auf ein zukunftssicheres System umzusteigen.” Stellen Sie sich dafür folgende Fragen, um zeitaufwändigen und kostspieligen Datenmüll zu vermeiden:
Welche Daten brauchen wir wirklich in der neuen Software?
Wo lohnt sich die Datenmigration tatsächlich in Bezug auf Zeit, Kosten und Nerven?
Welche Daten können einfach im alten System liegen bleiben, um sie nur bei Bedarf zu konsultieren?
Schulungen und Trainings für Mitarbeiter sind ein anfängliches Investment, das sich mittel- und langfristig mehr als lohnt. Denn nur kompetente User können das volle Potenzial der neuen ERP-Software ausnutzen, um weiterhin produktiv und effizient zu arbeiten. Unterstützung bieten Ihnen dabei folgende Tipps:
Planen Sie in den ersten Wochen Zeit für Weiterbildung neben dem Tagesgeschäft ein.
Profitieren Sie vom Train-the-Trainer-Ansatz, um den Support zu reduzieren und Kompetenzen ins Unternehmen zu bringen.
Bauen Sie zusätzlich zu den Herstellerangeboten ein eigenes Wikipedia auf, um interne Fragestellungen und Bedürfnisse zu bedienen.
Wer kennt die neue Software besser als der Hersteller beziehungsweise Ihr IT-Partner? Nutzen Sie deren Onboarding-Angebote daher voll aus. Legen Sie außerdem einen Fahrplan fest, wie der interne Kompetenzumstieg ablaufen soll, um die Mitarbeiter so früh wie möglich eigenständig mit der ERP-Lösung arbeiten lassen zu können.
Manche Weichen lassen sich bereits vor der Implementation eines neuen Tools legen. So auch mit der Wahl der richtigen ERP-Lösung im Ingenieurbüro:
eine Lösung, die selbsterklärend ist
ein System, das es morgen noch gibt (zum Beispiel auf Basis von Microsoft Produkten)
eine Software, die mit der Zeit geht (vor allem cloudbasiert)
ein Tool, das zu den digitalen Anforderungen passt und zentral aufgebaut ist (ERP-System)
Die Frage nach dem Ei und dem Huhn stellt sich gerne auch bei der Softwareintegration: Waren unsere Arbeitsweisen oder die Tool-Funktionen zuerst da? Mein Tipp lautet ganz klar: Eine Software ist ein Werkzeug, das nur dann sinnvoll Mehrwert schaffen kann, wenn sich die User darauf einlassen. Erst, wenn sie wirklich an ihre Grenzen stoßen, sollte eine zusätzliche Entwicklung in Betracht gezogen werden.
So groß wie die Angst vor einem Softwarewechsel ist auch der Respekt vor der Cloud. Mittlerweile ist allerdings klar, dass sich kaum ein Unternehmen noch gegen eine (hybride) Cloud-Infrastruktur wehren kann. Also seien Sie mutig und gehen Sie mit der Zeit.
ingo365 SMART ist die schnelle und günstige Version der kaufmännischen Business Software ingo365 als All-in-One-Lösung, mit der Ingenieure ihre gesamten organisatorischen und administrativen Prozesse abbilden können.
Für eine schnelle und günstige Integration von ingo365 SMART im Unternehmen haben sich folgende 5 Tipps bewährt:
Migrieren Sie ausschließlich essentielle Geschäftsdaten und lassen Sie alle sonstigen Altdaten im alten System liegen.
Planen Sie einen Onboarding-Prozess mit den Key-Usern.
Nutzen Sie die ingo365 Lernvideos, die direkt im ERP-System integriert sind.
Integrieren Sie ingo365 SMART schrittweise (iterativ), statt mit einem Big Bang am Tage X.
Verknüpfen Sie ingo365 mit anderen Anwendungen aus dem Microsoft Ökosystem, um die Lösung zügig in allen relevanten Geschäftsprozessen zu implementieren.
Viele Projekte und auch so manches Learning später kann ich Ihnen versichern: mit einer gut durchdachten und nachhaltigen Konzeption brauchen Sie keine Angst vor der "Ausnahmesituation" der Produktivumgebung zu haben. Das A und O für schnelle und günstige Prozesse sind in jedem Fall eine intuitive Branchenlösung wie ingo365, an deren Arbeitsweisen sich die Mitarbeiter gerne anpassen und die in der Praxis perfekt zu ihren Anforderungen passt.
Der Go-Live-Moment ist genau genommen kein Zeitpunkt, sondern ein Zeitraum. So gibt es beim Go-Live einige Aufgaben, die von verschiedenen Personen durchgeführt werden. Dabei ist vom
Aufbauen der Datenbank,
über Datenübernahme aus Vorsystemen
bis hin zur organisatorischen Handhabe bezüglich des Zugriffs von Anwendergruppen auf das System
alles dabei. Ein Go-Live-Ablaufplan mit notwendigen Zeiten pro Aufgabe und ein vorab simulierter Go-Live spielen vor allem bei großen, individuell programmierten und datenintensiven Systemen eine große Rolle.
VoraussetzungenDamit ein System als Go-Live-fähig bewertet wird, ist eine Abnahme des Systems im Vorfeld notwendig. Damit ein Kundenprojektleiter diese unterzeichnen kann, werden die funktionellen Abnahmen pro Bereich oft von eigenen Key-Usern durchgeführt. Erst, wenn alle Funktionen in einem Bereich laut Key-User für einen Go-Live bereit sind, kann der kundenseitige Projektleiter das System insgesamt als Go-Live-fähig freigeben.
Die zukünftigen Nutzer des Systems sollten zu diesem Zeitpunkt bereits darauf eingeschult sein. Ebenso sollte ein geprüfter Go-Live-Ablaufplan inklusive Rollback-Szenario nach der Simulation eines Go-Lives für alle Beteiligten zur Verfügung stehen.
Gründe für das ScheiternWichtig ist es, die baldigen User möglichst schnell in die Einführung zu integrieren. Nur so ist es möglich, für das System eine Akzeptanz zu bilden. Jedes noch so gute System kann in einem Unternehmen scheitern, wenn der User das System nicht akzeptiert beziehungsweise es durch fehlende Integration/Einschulung nicht bedienen kann. Dadurch entstehen eventuell falsche Bilder und Komplexitäten.
Vorteile der SMART-FormelDesto genauer ein Einführungsplan von Anfang an definiert ist, umso besser kann eine Budget- und Zeitplanung durchgeführt werden. Genau da setzt die SMART-Einführung von ingo365 an. Neben einem genauen Leistungsumfang im SaaS-ERP-System sind auch die Einführungsblöcke detailliert abgesteckt. Damit ist von Anfang an klar, welche Termine stattfinden werden und wann ungefähr ein Go-Live von ingo365 durchgeführt werden kann.