Was ist eine integrierte Unternehmenssoftware? Am Beispiel ingo365

Egal, ob KMUs oder weitreichende Firmenkonglomerate: für die kaufmännischen und administrativen Prozesse eines Unternehmens sind ERP-Systeme der Hauptgewinn. Insbesondere bei Firmen, die sich hauptsächlich Projekten widmen, wird dadurch in vielen Bereichen Freiraum für die eigentliche, technische Abwicklung geschaffen. Obwohl diese Themen also pauschal bekannt sind und Handlungsbedarf besteht, kann man nicht behaupten, dass sich jeder und jede mit ERP-Systemen und deren Dynamiken auskennt. 

Das gilt umso mehr für so etwas wie integrierte Unternehmenssoftware. Haben Sie diesen Terminus schon einmal vernommen oder gehört? Wenn dem nicht so ist, dann wird der folgende Artikel Sie über die wichtigsten Hintergründe, Arten und Funktionen von integrierter Unternehmenssoftware informieren. Und wenn ja, dann werden Sie sicherlich trotzdem noch den einen oder anderen Punkt erfahren, der Ihnen so nicht bewusst war. Zunächst stellen wir jetzt in der Einführung die Definition der Begriffe in den Vordergrund. 

Eine allgemeine Definition von Anwendungssoftware

Anwendungssoftware für sich gesehen ist eine alles andere als präzise Beschreibung. Steht er doch für eine Überzahl an Software, womit ein Nutzer eine offene Aufgabe erledigen kann. Das inkludiert Textverarbeitungsprogramme, Bildbearbeitungsprogramme, Business Lösungen usw. 

Zum Begriff Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP wiederum ist jede Software beziehungsweise Softwarelösung, die primär Kontaktverwaltung, Projektmanagement, Prozessplanung, Warenwirtschaft, Buchhaltung und verschiedene andere Geschäftsprozesse in einem Produkt vereint. Hiermit hat man ergo schon stärker den Fokus auf betriebswirtschaftliche Endziele gelegt. 

Begriffliche Schärfung: Ob CRM und/oder DATEV ein ERP-System sind

Dass es dennoch nicht immer einfach ist, ein Verständnis zu besitzen, zeigen Abgrenzungsfälle. Es ist nämlich durchaus keine Seltenheit, dass etwa CRM als eigenständige ERP missverstanden wird. Dabei ist CRM die Kontakt- und Kundenverwaltung, welche in den meisten Fällen Teil einer ERP-Lösung oder ein völlig eigenständiges Produkt ist. CRM ist aber für sich gesehen keine abgesteckte ERP-Software. Der Fokus liegt bei CRM-Lösungen oft schon in der vertrieblichen Phase und bei Marketing-Aufgaben. 

Beim Beispiel DATEV wiederum reden wir von einem Buchhaltungssystem. Dieser wird in vielen ERP-Systemen für den Datenaustausch, etwa mit dem Steuerberater, verwendet. Aber es ist eben kein eigenständiges ERP-System.

Ab wann ERP-Software als integriert zu bezeichnen ist

Ein integriertes ERP-System fängt dort an, wo mit einer Softwarelösung, wie zum Beispiel Microsoft Dynamics 365 Business Central (oder anderen ERP-Systemen) verschiedene Unternehmensaufgaben in ein und demselben System erledigt werden können. Als Beispiel kann man dazu etwa Kontaktverwaltung (CRM), Angebotslegung, Auftragsplanung und den gesamten Produktions- und Logistikprozess bis zur Finanzsteuerung und Faktura anführen. Dafür wird keine eigene Lösung oder unterschiedliche Softwareprogramme verwendet, sondern diese Faktoren sind in einem System integriert.  

Weitere Aspekte sind oft auch 

• Materialwirtschaft,  

• Lagerwirtschaft und  

• Produktionsplanung 

• Berichtswesen und Reporting 

• und viele weitere 

Oftmals sind Einzelaufgaben (Beispiel: Die Bewirtschaftung eines automatisierten Hochregallagers, etc.) aber dennoch in spezieller, meist technisch orientierter Software angesiedelt, da ERP-Software oft ihren Fokus auf allgemeinen und/oder standardisierten Prozessaufgaben hat. Business Central für sich gesehen, deckt einen Großteil davon integriert ab. Integrierte Business Software verfügt also über einen sehr breiten Umfang, aber ist regelmäßig nicht tief genug spezialisiert, um Sonderfälle oder Individualbedürfnisse ohne Zusatzprogrammierung, Datenaustausch und Schnittstellen oder passende Add-Ons zu befriedigen. 

Eine integrierte Lösung inkludiert oftmals auch die kaufmännischen und wirtschaftlichen Grundanforderungen. Von der Fakturierung bis zur Buchhaltung über Zeiterfassung und Finanzplanung bis zu nachgelagerten Prozessen wie Ziel- und Erfolgskontrolle, Controlling, Fertigungskontrolle, Budgetplanung und -kontrolle etc. reichen die Anwendungsbereiche und integrierten Teile einer aktuellen und modernen ERP-Lösung. 

Schwerpunkte einer integrierten Unternehmenssoftware

Wir betonen in diesem Zusammenhang gerne die beliebte Phrase „The Single Point of Truth“, was so viel bedeutet wie „Eine Datenquelle, um Abweichungen weitestgehend auszuschließen“. Eine integrierte Unternehmenssoftware sollte sich einer gemeinsamen Datenbank als Informations- und Speicherquelle (für Angebot, Auftrag, Kunden usw.) bedienen. Auch wenn verschiedene Sub-Systeme angebunden werden sollen. Oder vielmehr darf es nur eine Master-Datenquelle geben mit der auch die anderen Systeme abgeglichen und synchronisiert werden. Nur so kann die Datenintegrität dauerhaft sichergestellt werden und erspart dazu noch, dass Systeme wiederkehrend abgeglichen werden müssen.

Es existiert somit eine zentrale Datenbank, aus welcher weitestgehend der gesamte Informationsbedarf des Unternehmens prozess- und abteilungsübergreifend gedeckt wird. Kernvorteil ist also, dass man im Unternehmen nicht immer wieder die gleichen Informationen eingeben, pflegen und konsistent halten muss. 

Das Unternehmen profitiert so von einer durchgängigen Lösung vom Anfang bis zum Ende. Das bedeutet, dass der gesamte Geschäftsdurchlauf beziehungsweise die gesamte Geschäftsprozesskette in einem gemeinsamen und zentralen Softwaresystem abgewickelt werden kann. 

Abgrenzung zu einer nicht-integrierten ERP-Lösung

Simpel gesagt besteht eine nicht-integrierte ERP-Lösung aus diversen, einzelnen Programmen und/oder Produkten unterschiedlicher Anbieter, welche keinen oder einen schlechten Vernetzungsgrad haben. Und dadurch zu unerwünschten Redundanzen (zum Beispiel doppelte Pflege unterschiedlicher Kundendatenbanken in zwei oder mehreren Anwendungen) sowie oft auch daraus resultierenden Informationsabweichungen (zum Beispiel Verkaufsstatistik aus zwei Systemen mit abweichenden Zahlen) führen.

Um dies zu vermeiden, benötigt man dann vielfach extra Schnittstellen zum Datenaustausch. Der holistische Ansatz lässt integrierte ERP-Software so überdimensional über die Potentiale vom Pendant nicht-integrierter Systeme hinauswachsen. Das werden wir jetzt insbesondere in den nächsten Abschnitten aufzeigen. 

Die zahlreichen Funktionen von integrierter Business Software

Unternehmenssoftware hat also die Möglichkeit, die umfangreichste Bandbreite an Abläufen in einem Unternehmen abzubilden. Just aufgrund der nachfolgenden Evaluierung werden Sie erkennen, dass integrierte ERP-Systeme sprichwörtlich keine Grenzen kennen. Da wir jahrelange Erfahrung aus der Softwareentwicklung mitbringen, werden wir prioritär die Punkte reihen, welche für projektorientierte Unternehmen besonders relevant sind. 

Projektmanagement

Das Projektmanagement beginnt bei der  

• Projektangebotserstellung,  

• geht weiter über die Projektauftragsbearbeitung und mündet in 

• der Projektdurchlaufplanung und endet im 

• Projektcontrolling 

All diese Schwerpunkte vereint etwa unsere ingo365-Projektlösung (PROJECT) und deckt damit alle wesentlichen Bereiche von projektorientierten Unternehmen ideal ab. Dabei setzen wir als Basis auf den Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central auf. Damit haben wir einen globalen Player als Partner, der auch künftige Weiterentwicklungen sichert, um immer am Puls der Zeit zu bleiben. 

Die Planung von Ressourcen

Zur ordentlichen Projektabwicklung sind sowohl interne wie auch externe Ressourcen (Mitarbeiter, Maschinen etc.) nötig. Und als solche müssen sie koordiniert werden. Auch hier unterstützt die Software von newvision in idealem Maß. 

Zeitmanagement

Das integrierte Zeiterfassungs-System (TIME) von newvision bringt die erfassten Zeiten der Mitarbeiter schnell und einfach auf die Projekte. Damit wird eine weitere Verrechnung vereinfacht. Der Unterschied zu anderen Zeiterfassungen ist die integrierte Lösung, welche im Projekt-Prozess perfekt mit den anderen Unternehmensaufgaben harmoniert.  

Finanz, Kostenrechnung und die Liquiditätsplanung

Für jedes Unternehmen ist eine ordentliche, nachhaltige Finanzplanung und -kontrolle überlebenswichtig. Das betrifft das Erstellen von Rechnungen und den Zahlungsfluss bis zum Eingang der Forderungen, welche im Umfang eines modernen ERP-Systems natürlich enthalten sind. 

Buchhaltung/integrierte Finanzbuchhaltung/Anlagenbuchhaltung

Alle Bereiche der Buchhaltung (FiBu, KoRe, etc.) werden im System von Business Central zur Verfügung gestellt. Obendrauf können sie bei Bedarf durch Erweiterungen (Extensions) um zahlreiche Funktionen (Reisekostenabrechnung, etc.) ausgebaut werden. 

Enterprise Content Management

Die Flut an Geschäftsdokumenten macht heutzutage ein papierloses Büro fortlaufend attraktiver. Durch integrierte Funktionalitäten können bereits standardmäßig Dokumente in der Software gespeichert und archiviert werden. newvision bietet hier aber auch Erweiterungen bis zur revisionssicheren Ablage. 

Controlling und Reporting

Um einen raschen Überblick der Geschäftsfelder zu bekommen, ist ein Unternehmenscontrolling Voraussetzung. Die Software bietet mit modernen Ansätzen Lösungen für die schnelle und aktuelle Datenrecherche und -auswertung. Bis hin zu regelmäßigen und voll automatisierten Reporting kann den unterschiedlichen Kundenwünschen damit maßgeschneidert entsprochen werden. 

Moderne Kommunikationsmöglichkeiten

Da Business Central ein Produkt aus der Microsoft 365-Welt ist, werden alle gängigen Produkte und Standards ideal unterstützt. Mit Kommunikationsmöglichkeiten wie Teams und Sharepoint erreicht man schnell Kunden, Mitarbeiter und andere Projektteilnehmer auf digitalem Wege. 

Customer Relationship Management (CRM)

Business Central unterstützt die aktuellen Prozesse eines CRM-Systems. Um Zusatznutzen zu generieren, kann optional auch das Produkt Microsoft Dynamics 365 Sales bei speziellen Kundenanforderungen direkt angebunden werden. 

Einsatz von ERP-Systemen in bestimmten Branchen

So weit haben wir zuvor einmal im Groben die Anwendungen in den unterschiedlichen Unternehmensbereichen betrachtet. Der ungemein große Nutzen besteht aber auch darin, dass ERP-Systeme von Experten der Branche auf die spezifischen Erfordernisse von Unternehmen angepasst werden können. Bei ingo365 sind hierbei die Zielgruppe beispielsweise Architektur- und Ingenieurbüros. Wir schauen uns im Folgenden kurz den Zusammenfluss an deren Anforderungen und diesbezüglichen Software-Hilfsleistungen an. 

Ingenieure und Architekten

In Architektur- und Ingenieurbüros gelten eigene Regeln. Grundsätzlich können sich der Projektleiter und das Team nicht über fehlende Komplexität beschweren. Mehrere parallel laufende Projekte sind garantiert kein Ausnahmefall. Schlimmstenfalls verliert sich das Team durch den Koordinationsdruck (inklusive Subunternehmer), die laufenden Anpassungen von Unternehmensressourcen und Tonnen an Dokumenten im Bürochaos. Und steckt dann viel zu viel Arbeit in administrative Angelegenheiten, wo doch die technische Abwicklung im Vordergrund stehen sollte. 

Eine Branchenlösung verspricht und liefert hohe Transparenz der Projektfortschritte. Die automatische Verarbeitung von Daten und die nachhaltige Liquiditätsplanung erleichtern das Projektmanagement. Ebenso ermöglicht ein integriertes ERP-System die finanzielle Planung und realistische Kalkulationen. Speziell die Kalkulation nach HOAI (inkl. Honorarzonen, Leistungsphasen, etc.) und die Einhaltung von Vorgaben und Richtlinien werden in praxiserprobter und fundierter Weise von ingo365 PROJECT unterstützt. Diesen Vorteil findet man bisher in keiner am Markt befindlichen, integrierten Unternehmenssoftware. 

Die Lösung von newvision ist gleichzeitig schnell installier- und vollständig skalierbar für alle Unternehmensgrößen. Vom EPU bis zum Großraumbüro profitiert man von den Vorteilen dieser ERP-Lösung. Und das führt uns zum nächsten Punkt.

Vorteile von ingo365 im Überblick

Falls Sie sich nämlich nun fragen, was denn die besonderen Vorzüge der integrierten Unternehmenssoftware für Ingenieure und Architekten sein sollen, klären wir hier nochmals auf: 

• die Abwicklung von Projekten wurde mit der ingo365-Lösung speziell auf die Bedürfnisse von Architekten, Planern und Projektabwicklern optimiert 

• beginnend von der Angebotslegung und Kalkulation sind die Anforderungen aus der Praxis/Erfahrungen von Branchenkennern direkt in das Produkt eingeflossen 

• so ist zum Beispiel eine Kalkulation nach HOAI (wie oben bereits erwähnt) oder die Projektabrechnung nach Abwicklungsfortschritt als Standard in das Produkt integriert 

• die jahrelange Erfahrung und die positiven Rückmeldungen bestätigen den gebotenen Funktionsumfang 

Wer sich noch weiter informieren will, dem empfehlen wir unseren allgemeinen Artikel über die Vorteile von ERP-Software.  

Das Fazit: Integrierte Unternehmenssoftware deckt zahllose Aufgaben der Steuerung und Prozessoptimierung ab

Wie wir schon zu Beginn erwähnten, ist Anwendungssoftware als Begriff sehr breit gestaffelt. Hin und wieder kommt es zum Missverständnis, dass beispielsweise CRM für sich ein ERP-System sei. Kunden- und Kontaktverwaltung ist jedoch gerade in einer integrierten Lösung nur EIN Bestandteil. Eine integrierte Unternehmenssoftware besticht durch die breite Abdeckung aller Unternehmensbereiche und durch eine Optimierung von Geschäftsabläufen, die zu mehr Effizienz führen. 

Wir haben mit einigen Beispielen die Vorteile und den Umfang skizziert und Sie konnten sehen, dass damit ein Unternehmensprozess vom Anfang bis zum Ende eingebunden werden kann. Ganz im Gegenteil zu nicht-integrierten Lösungen, womit immer nur punktuelle Teilbereiche abgedeckt werden und die untereinander nicht ohne weiteres verknüpft sind. Die Gefahr von Insellösungen und daraus resultierenden Fehlern ist damit absolut real. 

Insbesondere für die Branchen wie Architektur- und Ingenieurbüros kann eine integrierte ERP-Software wie ingo365 von newvision sie bietet, den Unterschied ausmachen. In den wichtigen Sonderfällen (HOAI usw.) fungiert das ERP-System als All-in-One-Lösung. Die Vorteile sind zahllos und inkludieren als Bogen die Reduzierung von administrativem Arbeitsaufwand und Fehlern. 

Abschließend kann man sagen, dass eine integrierte Unternehmenssoftware über die Skalierbarkeit und Prozessoptimierung für jede Unternehmensgröße ein möglichst kostengünstiges, zentralisiertes und transparentes Werkzeug darstellt.