Die Top-Unternehmenssoftware für kleine Unternehmen: ingo365 in der Übersicht 

Unternehmer in Start-ups und Kleinunternehmen wünschen sich genauso wie jene mit ausgeprägteren Unternehmensressourcen gewisse Automatisierungen. Schließlich sind die tagtäglichen Anforderungen in der Verwaltung der Projekte, der Fakturierung, des Zahlungsverkehrs und mehr in KMUs ebenso kein Zuckerschlecken. Als Grundlage für die Optimierung von Unternehmensbereichen bietet sich diesbezüglich ohne Frage ein ERP-System an. Und zwar speziell integrierte Lösungen, welche nicht zum Beispiel die Buchhaltung und CRM-Software in verschiedene Systeme auftrennen. 

Und obwohl all das bekannt ist, bestehen aufgrund der Unternehmensgröße teils irrationale Ängste, dass sich ERP-Systeme "für mich nicht lohnen". Wo ich doch als Gründer mit wenigen Mitarbeitern ohnehin mit Microsoft Excel die Steuerung stemmen kann. Erkennen Sie den Denkfehler? In diesem Artikel werden Ihnen diesen jetzt aufdröseln und die erheblichen Vorteile von ERP-Software unter dem Vorzeichen von Cloud Services eruieren. Das tun wir mit einem Schwerpunkt auf die Unternehmensprozesse in Ingenieur- und Architekturbüros. Wie aus einem Guss, stellen wir Ihnen dabei auch noch unseren SMART-Ansatz für Kleinbetriebe vor. 

Warum eine All-in-One-Cloud-Lösung die Investition wert ist

Betrachten wir es nüchtern. Ein Kleinunternehmen will nicht in alle Ewigkeit ein kleines Unternehmen auf dem kompetitiven Markt bleiben. Daher stellt ERP-Software eine Vorbereitung für ein Unternehmenswachstum dar. Da dann in weiterer Folge mehrere Leute beteiligt sein sollen, ist auch ratsam, dass Prozesse zentral abgelegt sind. In diesem Sinne, bringt Sie eine Cloud-Lösung in der (digitalen) Zusammenarbeit einen Schritt voraus.  

Obendrauf zeichnet sich Unternehmenssoftware als Sammlung bewährter Mittel aus, um damit das Geschäft abzubilden. Ergo kann ERP-Software sowohl für einen Einzelunternehmer verwendet werden, aber natürlich auch für zum Beispiel 50 Personen. 

Die Herausforderungen eines kleinen Unternehmens

Herausforderungen gibt es für Kleinunternehmen klarerweise zahlreich, aber drei wollen wir jetzt speziell herausfassen: 

• Gründer sind zwar in der Branche stark unterwegs, habe aber kein finanzbuchhalterisches Fachwissen. Das bedeutet, dass sie selber mit der Zettelwirtschaft zum Steuerberater gehen müssen. Wenn aber alles im System digital aufbereitet ist, kann man diese Informationen mit einer Schnittstelle (DATEV oder BMD) lockerleicht übermitteln. 

• Wenn mir Know-how über IT fehlt, ist die Selbstreflexion berechtigt, warum ich mir überhaupt einen Server hinstellen sollte (Stichwort On-Premises). In der Cloud wird das hingegen alles für mich übernommen und ich muss mir keine Gedanken über die Verfügbarkeit meines Systems machen. 

• Ebenso steht man als kleines Unternehmen vor der Aufgabe, dass man seine Geschäftsprozesse abwickeln will. Aktuell funktionieren bis zu einem gewissen Zeitpunkt Word etc. noch, aber bald wird es definitiv zu komplex. Mit einem ERP-System können Sie schon im Vorfeld beginnen, das Ganze sauber abzuwickeln. Und nicht erst "in the process", wo die Mitarbeiter schon in der Firma sind. Und sich dann flott Gewohnheiten aneignen, die alles andere als leicht wegzubekommen sind. 

Oft begegnet man anstatt eines integrierten ERP-Systems noch selbstgebastelten Lösungen via Excel. Aber schon im nächsten Abschnitt zeigen wir auf, warum das auf Dauer kein Potential bietet.  

Ein Klassiker: Tools wie Excel schaffen Chaos statt Übersicht

Prinzipiell kann man in Excel alles x-beliebig eintragen. Das ist dann gleichzeitig Vor- als auch Nachteil des Tools, weil ich damit alles machen kann, was ich nur will. Selbst ohne Schindluder zu treiben, gerät man damit frühzeitig in die Bredouille. Das Problem ist mitunter, dass keine Art von unterstützter Prüfung mitläuft. Excel hat nämlich keine Art der Absicherung. Beispielsweise kann ich einen File im Nachhinein ändern, obwohl ich diesen schon als Rechnung an den Kunden gestellt habe.

Übrig bleibt das Faktum, dass ich höchstwahrscheinlich gar nicht mehr weiß, welche Version der Rechnung jetzt eigentlich ausgeschickt wurde.

Wie die Funktionen einer ERP-Lösung hierbei aushelfen

Genau an diesem Punkt setzt eine ERP-Lösung an und versucht diese Problematiken aufzulösen. Die Software verfügt schon über bewährte Prozesse, die helfen, die Geschäftsfälle abzuwickeln. Hier schlägt insbesondere die Integration von verschiedenen Bereichen zu Buche. Das heißt, dass ich im Unternehmen die Strecke zurücklege über Projektbelege und Rechnungen, die wiederum als Informationen für die Finanzbuchhaltung dienen. Damit werden die Sachkonten mit Werten befüllt. Parallel findet eine Verknüpfung zwischen Projekt und Kontakten (also Kunden und Lieferanten) statt.

Ausgelassen wird selbstverständlich auch die CRM-Unterstützung nicht. Hierbei schlüsselt mir eine Segmentierung im System klipp und klar auf, mit welchen Branchen ich es etwa zu tun habe. Summa summarum greif eines ins andere. Verdeutlichen können wir das anhand der nachfolgend beschriebenen Funktionen und Module eines ERP-Systems.

Projektmanagement-software

Im System besteht die Möglichkeit, meine Projektaufträge zu erstellen beziehungsweise zu verwalten. Dazu kommt die Dokumentation für etwaige Projekte respektive der Schriftverkehr, der über E-Mails stattfindet. Zusätzlich kann ich im System Projekte controllen (Soll-Ist-Vergleiche) und das reicht bis hin zu Forecasts.

Inkludiert ist ebenso die Möglichkeit, meine relevanten Rechnungen zu legen und Verknüpfungen zu externen Lieferantenrechnungen zu erhalten. Und nicht zu vergessen auf die Zeiterfassung, mit welcher Rechnungen gelegt und dem Projekt zugeordnet werden können.

Buchhaltungssoftware

Als Unternehmer sehe ich aus dem Projekt, welche Rechnungen gelegt worden sind und welche noch (über)fällig sind. Sowohl innerhalb als auch außerhalb des Projekts gesehen, habe ich Einblick in lieferantenseitige Kosten. Ich kann etwa im System Zahlungen registrieren, woraus eine Bankdatei entsteht, die dann wiederum im Telebanking eingespielt werden kann. Gerade, wenn wie schon relativ am Beginn erwähnt, kein Know-how in der FIBU vorhanden ist, loht sich die Software als Basis für eine Schnittstelle zum Steuerberater.

CRM-Systeme

Die ERP bietet mir eine zentrale Kontaktliste, die grundsätzlich jeder einsehen kann, der dazu die Berechtigung hat. Kontakte können ebenfalls verschiedenen Mitarbeitern zugeordnet werden, was separate Outlook-Kontaktliste flachfallen lässt. Vorteilhaft ist im Weiteren die Integration in die Office 365-Welt, wenn man von Business Central ausgeht. E-Mails werden dort zentral protokolliert. Und, wer will, kann über die Segmentierung nach Kategorien in Branchen beispielsweise automatisierte Aussendungen an alle Kontakte in der Ziviltechnikerbranche vornehmen. 

Stammdaten

Alle meine  

• Mitarbeiter, 

• Kontakte, 

• Kunden,  

• Lieferanten,  

• Ressourcen (Interne und externe)  

liegen zentral in einem System. Das stellt die Basis für die Erstellung von Bewegungsdaten dar, was gleichfalls eine schnelle Art und Weise für die Umsetzung eines Projektangebots bedingt. 

Auswertung und Controlling

Letztlich fehlt auch der Aspekt der Berichte und Auswertungen nicht. Und zwar einerseits direkt im System, wo auf die Datenbasis zugegriffen wird (in Form von out of the box-Auswertungen). Das kann dann etwa eine Liste der Top 10 Debitoren sein. Dass es noch weit darüber hinausreicht, zeigen dann Power BI-Auswertungen, wo Zeiterfassung, Finanz- und Kostenrechnung, Projektauswertung etc. detailliert ausgewertet werden können und dabei auf die gleiche Datenbasis zugreifen.  

Die Einführung von ERP-Lösungen mit klaren Rahmenbedingungen

Der Vorzug der ERP-Lösung von newvision ist, dass ein definiertes Paket existiert, welches die enthaltenen Leistungen umfasst. Der Mehrwert ist, dass man sofort weiß, was man bekommt und was nicht. Es werden also durchaus die Nichtleistungen samt und sonders aufgezeigt. Dabei hält man sich an ein fixes Programm, wo vordefinierte Termine in bestimmter Reihenfolge und mit spezifischen Inhalten stattfinden.

Für ein Kleinunternehmen ist die Abwägung, wie lange das Einführungsprogramm dauert, niemals ohne Relevanz. Durch den abgesteckten Rahmen verlässt man das Territorium von Riesenprojekten mit der Stunde null, wo man nie wirklich über die reale Dauer Bescheid weiß.

Praxisfall für die Branche: Die Schritte einer SMART-Integration

Wie in der Grafik verdeutlicht, läuft eine Smart-Integration von ingo365 in getakteten Schritten ab:

1. Es wird ein Kontakt zwischen Kunden und Betreuern hergestellt (Kennenlerntermin)

2. newvision wird vom Kunden beauftragt, die Lizenzen plus Systeme werden vorbereitet

3. Dann kommt es zu verschiedenen Terminen beziehungsweise Einführungsblöcken:

• Basics-Block: Grundfunktionalitäten und Grundsteuerung des Systems werden erläutert

• Prozess-Block: beinhaltet alles von der Kontaktanlage bis zur Verrechnung, ein Projektangebot wird angelegt, der Auftrag wird leistungstechnisch erbracht (inklusive Zeiterfassung) und dann verrechnet

• Admin-Block: Zahlungen werden vom Kunden erhalten (Zahlungsverkehr) und dann gipfelt alles in Auswertungen und Controlling sowie Reporting. Administrative Tätigkeiten stehen hierbei im Vordergrund.

In einem Zeitraum von 1 bis 2 Monaten ist die Einführung somit fertig und der Abschluss erfolgt. Danach stehen Support für potentiellen Fragen/Problemen zur Verfügung. Bei notwendigen Zusatzschulungen oder Erweiterungen, können diese zusätzlich beauftragt und konsumiert werden. Supportleistungen widmen sich dann den potentiellen Fragestellungen auf der Kundenseite.

Vorteile von und Tipps für die Einführung von Business Software in KMUs

Es gibt verschiedene Tipps und Tricks beim Einführen von Business Software, die nun im Näheren erläutert werden. Diese sollen bei der Einführung der ERP-Software unterstützen, um nicht in einer kostenintensiven Endlosschleife zu landen.

Zentrale Basis für Daten

Der Vorteil ist, dass jeder der Zugriff aufs System hat, auf die gleichen Daten zugreift. Dadurch besteht eine gewisse Garantie, dass nicht irgendwo alte Daten (beispielsweise alte Telefonnummern) ihr Dasein fristen. Eine korrekte Pflege der Datenbasis schließt das aber natürlich nicht aus.

Bewährte Prozesse

Einer unserer Haupttipps ist immerzu, dass Unternehmen erst mit dem Standard gehen lernen und erfahren, wie sich bewährte Prozesse eingliedern lassen. Das Unternehmen sollte sich also zuvorderst am System anpassen und nicht umgekehrt.

Skalierbarkeit

Das System kann mit dem Unternehmen mitwachsen. Es integriert viele verschiedene Bereiche, aber persönlich muss ich nicht sofort mit allen loslegen. Sie können somit anfänglich nur die Zeiterfassung nutzen oder ausschließlich die Kontaktverwaltung angehen. Und dann später andere Bereiche je nach steigendem Bedürfnis hinzufügen.

Add-ons

Wichtig ist der Befund, dass die Einführung von Business Central mit der erläuterten Methodik SMART Sie nicht von zuküntigen Erweiterungen abhält. Bei Config handelt es sich um feingetunte Konfigurationen in Abstimmung mit Ihren erweiterten Anforderungen. Add-ons können in Bezug darauf auf die SMART-Datenbasis aufgesetzt werden. Unsere Pakete sind zu keinem Zeitpunkt eine Ewigkeitsverpflichtung.

Produktivität

Dieser Faktor bezieht sich auf zwei Umstände:

• zentrale Datenbereitstellung: weniger Aufwand für die Recherche nach Daten in tausenden von Quellen und damit Zeitersparnis.

• Integration zwischen den Bereichen: die Zeiterfassung wird etwa sogleich dem Projekt zugeordnet und das ist die Basis für die Verrechnung, was wiederum die Basis für die FIBU ist. Daten müssen nicht hin- und herübertragen werden.

Wer Zeit spart, spart bekanntlich im gleichen Atemzug auch Geld.

Workflows

Durch Workflows kann man Prozessregeln und Genehmigungen etablieren, die gewährleisten, dass Tätigkeiten nicht unter dem Radar laufen. Darüber hinaus meint das ebenfalls die automatische Durchführung von Prozessschritten im System:

• sobald ein neuer Kunde ins Portfolio aufgenommen wird, wird automatisch eine neue E-Mail mitsamt Kundennummer usw. ausgesendet

• oder automatisch ein neuer Datensatz im System angelegt

Zur Optimierung durch die datengeleitete Entscheidungsfindung kommt also die Automatisierung von redundanten Prozessen im ERP-System.

Das Fazit: Kleine Unternehmen müssen sich vor ERP-Systemen nicht fürchten

Fassen wir es brachial zusammen: die klassische ERP-Einführung aus der Vergangenheit ist bei weitem nicht mehr marktkonform. Unternehmenssoftware wird nicht mehr gebogen und gedreht bis sie ansatzweise den Anforderungen genügt. Mittlerweile ist out of the box alles gegeben, was man benötigt.

Mit dem SMART-Ansatz für die Software as a Service (SaaS-ERP) von newvision ist das absolut der Fall. Sie profitieren als Unternehmen über den klar definierten Leistungsumfang, den klar abgesteckten Zeitraum (1-2 Monate) und die transparent kommunizierten Kosten (monatlich oder jährlich mit den Lizenzen). Fürchten muss sich davor nun wirklich niemand.