Zeitmanagement-Tools und -Methoden im Projektmanagement richtig nutzen

„Zeitmanagement bedeutet, die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, anstatt sich von ihnen beherrschen zu lassen.“ Lothar J. Seiwert

Wenn Zeitmanagement die Königsdisziplin ist, welchen Stellenwert sollte es dann in Ihrer Projektabwicklung einnehmen? Wie sieht dies in der Theorie und Praxis aus? In diesem Artikel beleuchten wir heute das Zeitmanagement aus verschiedenen Perspektiven. Das geschieht sowohl aus der theoretischen Sichtweise (Zeitmanagement-Methoden) als auch aus dem praktisch veranlagten Blickwinkel. Ich gebe Ihnen also einen Einblick in meine persönlichen Erfahrungen und stelle Ihnen meine Top 3 Zeitmanagement-Tools vor.

Definition von Zeitmanagement

Zeitmanagement ist in unserer heutigen hektischen Welt von entscheidender Bedeutung. Und zwar sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld. Im privaten Kontext hat Zeitmanagement die Ebene, dass die Zeit, die uns zur Verfügung steht, bewusst und zielgerichtet eingesetzt wird, um eine Vielzahl von Aufgaben zu bewältigen. Dies kann von der Organisation des Familienlebens und der Freizeitgestaltung bis hin zur Verfolgung persönlicher Interessen und Hobbys reichen. Effektives Zeitmanagement im privaten Bereich erlaubt es uns, mehr Zeit für Dinge zu haben, die uns wichtig sind.

Im beruflichen Umfeld ist Zeitmanagement zentral, um die täglichen Anforderungen zu bewältigen, Aufgaben zu priorisieren sowie berufliche Ziele zu erreichen. Dies umfasst die effiziente Organisation von Arbeitsaufgaben, das Setzen von klaren Prioritäten, aber auch das Treffen von Entscheidungen, die Zeitverschwendung minimieren. Gutes Zeitmanagement im Beruf kann die Produktivität erhöhen, Stress reduzieren und die Work-Life-Balance allgemein verbessern.

Die Projektsicht auf das Thema

Den Wunsch, möglichst produktiv zu sein, haben in der Regel alle Projektbeteiligten¹. Auf Seite des Projektdienstleisters sind dies:

• Projektleiter
• Consultants
• Entwickler

und kundenseitig:

• Kundenprojektleiter
• Key-User
• Anwender

Für den Kunden ist ein größeres Projekt eine enorme Herausforderung, wie z.B. die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Gilt es doch neben dem Tagesgeschäft zusätzlich ein ERP-System einzuführen. Für Projektdienstleister ist so eine Einführung Tagesgeschäft und mehrere Projekte laufen oftmals parallel. Jedoch sollte auch eine bestmögliche Betreuung Ihrer Bestandskunden gewährleistet sein, ebenso wie ein Zeitpuffer für unplanmäßige Änderungen und alles ohne zeitliche Dauerüberlastung.

Um dies vernünftig zu meistern, benötigen Sie:

• eine vernünftige Ressourceneinsatzplanung,

• den Einsatz von modernen Methoden im Projektmanagement und

• vor allem ein gutes Zeitmanagement.

Theorien des Zeitmanagements

Was sagt die Lehre? Es existieren zahlreiche Ansätze: ABC-Analyse, Getting Things Done (GTD), Pareto-Prinzip, Pomodoro-Technik usw. Davon beleuchte ich heute zwei Methoden näher: das (angepasste) Eisenhower-Prinzip und die ALPEN-Methode.

Die ALPEN-Methode

Hier sind die offenen Aufgaben festzulegen, der Zeitaufwand zu beziffern, die Pufferzeiten zu berücksichtigen, die Prioritäten zu setzen und es sollte eine regelmäßige Prüfung stattfinden. Bei der Prüfung geht es darum, ob die geplante Zeit ausgereicht hat und sich das Projekt noch In-Time befindet.

Aufgaben

Die vollständige Festlegung der Aufgaben ist der erste Schritt, um eine Projektschieflage zu vermeiden. Wurde eine zweite oder dritte Testphase auf Kunden- und Projektdienstleisterseite geplant? Sind die Aufgaben von Drittmodulanbietern berücksichtigt?

Zeitaufwand

Ist der Zeitaufwand realistisch kalkuliert? Werden auch Mehraufwände, die zwar nicht verkauft, aber doch benötigt werden, berücksichtigt? Welche Auswirkungen haben voneinander abhängige Aufgaben und passive Laufzeiten auf die Gesamtlaufzeit?

Pufferzeiten

Die Planung von Pufferzeiten wird meistens vermieden, da man optimistisch ist und gerne die vom Kunden gewünschte Projektdauer einhalten will. Generell versteht man unter Pufferzeit die zeitliche Prolongierung oder Verschiebung eines Projektvorgangs bei gleichzeitiger Beibehaltung der Projektdauer. So sind auf der einen Seite Zeitpuffer für unvorhergesehene Aufgaben zwar sinnvoll. Andererseits ist es wichtig, Leerlaufzeiten zu vermeiden, um einen konstanten Projektfluss zu erzeugen.

Prioritäten

Prioritäten zu setzen, klingt daher einleuchtend. Die Krux liegt aber im Detail, denn wenn Aufgaben aufeinander aufbauen, ist die Zeitplanung vorgegeben. Doch sobald es darum geht, Anforderungen von Fachabteilung X gegenüber denen von Fachabteilung Y zu priorisieren, wird es politisch. Die Umsetzung beider Aufgaben zu versprechen, weil plötzlich weniger Pufferzeiten benötigt werden, halte ich für einen Fehler.

Prüfung

Unabhängig davon, wie gut die ersten vier Punkte geplant wurden: beim fünften Punkt, nämlich der regelmäßigen Prüfung kann es zu Herausforderungen kommen. Vor allem, wenn der ursprüngliche Zeitplan nicht mehr umsetzbar ist. Der Umgang damit unterscheidet ein erfolgreiches Zeitmanagement vom weniger erfolgreichen.

Die (angepasste) Eisenhower Matrix:

Die Reduzierung der Aufgaben nach der Eisenhower-Zeitmanagement-Methode wird vielfach als Master-Lösung im Zeitmanagement gelehrt. Meiner Meinung nach bedarf es einer Anpassung im Projektmanagement-Kontext. Die Aufgaben im Quadrat D/IV („nicht dringend“ und „nicht wichtig“) müssen zwingend bearbeitet werden, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.

Das aus meiner Sicht erfolgreichste Mittel ist, wie sehr bin ich in der Lage meine Aufgaben erfolgreich zu delegieren. Diese spiegelt sich in der Frage: Wie groß ist das Vertrauen in meine Kollegen?

Deshalb: D / IV und C / III immer an kompetente Kollegen delegieren. Manchmal muss man auch B / II Aufgaben delegieren. In diesem Kontext macht es durchaus Sinn, sich mit dem Thema Empowerment zu beschäftigen.

Meine Arbeitsweise: Tages- und Wochenpläne erstellen

Strukturiertes Arbeiten mittels Tages- und Wochenplänen steigert die Effizienz enorm. An dieser Stelle ist hervorzuheben, dass jeder Mensch seine eigene Methode hat, die es zu finden gilt. Ich strukturiere mir meine kommende Woche spätestens am vorherigen Freitag. Täglich evaluiere ich diesen Plan, um so weit wie möglich vorausschauend planen zu können.

Im Laufe der Jahre konnte ich viele Erfahrungen mit Zeitmanagement als Teil des Projektmanagements sammeln. Aus meiner Sicht ist Zeitmanagement ein essenzieller Baustein für Produktivität, aber auch erfolgreiches sowie auf die Motivation der Mitarbeiter ausgelegtes Arbeiten in Projekten. Es hat einen hohen Stellenwert und gehört daher zur Königsdisziplin.

Meine 5 persönlichen Tipps für Sie:

1. Wichtig: Setzen Sie einen Fokus und vermeiden Sie Ablenkungen, um fehlende Zeit wiederzufinden. Beispiel: Die zeitliche Kürzung von Meetings durch eine straffere und disziplinierte Meeting-Leitung. Noch besser: eine kurze Meeting-Dauer ansetzen.

2. Planen Sie Homeoffice-Tage ein.

3. Pflegen Sie Fokuszeit mit dem Projektteam.

4. Nutzen Sie Ihre Erfahrung: Im Projektkontext ist es hilfreich, bereits in der Analysephase die Projektmitarbeiter in die To-dos miteinzubinden. Dies erleichtert im weiteren Projektverlauf die (Um-)Verteilung der Aufgaben.

5. Wenn es um fehlende fachliche Erfahrung geht — klassisch bei einem Technologiewechsel — ist es dringend notwendig, dass Sie die tatsächliche Zeit und nicht nur die budgetierte einplanen. Beachten Sie das Thema.

Ein Überblick über meine Top 3 Zeitplanungstools

Ich bevorzuge die Tools Microsoft To Do und Planner in Microsoft Teams. Wenn die Zeit besonders knapp ist, strukturiere ich die wichtigsten Punkte schon einmal auf einem weißen DIN A4 Papier.

Microsoft To Do

Microsoft To Do ist eine äußerst vielseitige Softwarelösung, die sich besonders im Bereich des Projektmanagements bewährt. Die vielfältigen Funktionalitäten inkludieren Aufgabenorganisation, Prioritätensetzung und Projektfortschrittsüberblicke für Projektteams und Manager. Im Kontext des Projektmanagements liefert Microsoft To Do die Chance, Projekte in übersichtlichen Listen zu erstellen. Diese Listen können speziell auf die Bedürfnisse eines Projekts zugeschnitten werden und enthalten alle relevanten Aufgaben und Meilensteine. Jede Aufgabe kann mit Details wie Verantwortlichen, Fälligkeitsdaten und Notizen versehen werden, was die Nachverfolgung der Umsetzung fördert.

Die Teamfunktion von Microsoft To Do macht die Echtzeit-Zusammenarbeit zur Tatsache. Teammitglieder können Aufgaben gemeinsam bearbeiten, Kommentare hinterlassen sowie den Status von Aufgaben aktualisieren. Durch den gegenseitigen Informationsaustausch innerhalb des Teams wird der Projekterfolg realistischer.

Die Integration von Microsoft To Do mit anderen Microsoft-Produkten wie Microsoft 365 und Teams ist ebenso ein zentraler Mehrwert. Alle Teammitglieder sind stets über den aktuellen Stand des Projekts informiert.

Die Kanban-Lösung Microsoft Planner

Microsoft Planner ist eine äußerst leistungsfähige Kanban-Lösung, die sich wiederum perfekt für das Projektmanagement eignet. Mit Planner können Projektteams Aufgaben in Projekten auf einfache und visuell ansprechende Weise organisieren. Die Hauptfunktionalität von Microsoft Planner basiert auf einem Kanban-Board-Ansatz, der Aufgaben in verschiedene Spalten verschieben lässt. Dadurch ist deren Status offensichtlicher. Diese Spalten können individuell angepasst werden und sind oft nach Arbeitsabläufen oder Phasen eines Projekts strukturiert, wodurch ein übersichtliches Bild des Projektfortschritts entsteht.

Wie schon bei To Do, hat auch der Planner eine nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Anwendungen wie Teams, Outlook und mehr in petto. Darüber hinaus ist eine Übersicht über den Ressourceneinsatz via Microsoft Planner kein Problem. Teamleiter und Projektmanager können direkt erkennen, welche Aufgaben noch ausstehen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und ob der Zeitplan eingehalten wird.

Das Zeitmanagement-System Outlook

Das wichtigste Zeitmanagement-Tool für mich persönlich bleibt aber Microsoft Outlook. Die Top-Vorteile: Der Outlook Kalender liefert ein übersichtliches Planungstool und ermöglicht die Koppelung der Projektteams. Lassen Sie uns aber noch einen genaueren Blick auf den Nutzen werfen:

•  Outlook Kalender mit Übersicht: der Outlook-Kalender ist zweifellos eines der herausragenden Features. Mit seinem klaren und benutzerfreundlichen Interface ist eine mühelose Planung von Terminen, Meetings und Aufgaben eine Leichtigkeit. Die verschiedenen Ansichten (Tag, Woche, Monat usw.), helfen dabei, den Überblick über anstehende Verpflichtungen zu behalten.

• Integration und Synchronisation: Microsoft Outlook harmoniert fantastisch mit anderen Microsoft-Produkten. Die Synchronisation mit Microsoft Teams, Microsoft Planner und anderen Tools erlaubt es, Projekte effizient zu verwalten. Alle Projektmitglieder sind stets auf dem gleichen Stand.

• E-Mail-Verwaltung: Outlook lässt auch eine leistungsstarke E-Mail-Verwaltung nicht vermissen. Die Möglichkeit, E-Mails in Ordner zu organisieren, Regeln für die automatische Ablage zu erstellen und Aufgaben direkt aus E-Mails zu generieren, sind nur einige wenige Gewinnfaktoren.

• Benutzerdefinierte Erinnerungen und Alarme: Mit Outlook können Sie benutzerdefinierte Erinnerungen respektive Alarme für Termine und Aufgaben festlegen. Sie werden pünktlich an bevorstehende Aufgaben erinnert.

• Mobilität und Zugänglichkeit: Mit der mobilen App von Outlook haben Sie Ihre Zeitmanagement-Tools immer und überall dabei.

Zusammengefasst ist Microsoft Outlook ein unverzichtbares Werkzeug, um Zeit effektiv zu managen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Das Fazit: Zeitmanagement will gelernt sein

Zeitmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg, oder Sie werden von der Zeit beherrscht!

Zeitmanagement ist keine bloße Option; es ist durchaus eine Notwendigkeit, die den Unterschied zwischen Erfolg und Scheitern ausmachen kann. Dies sind nur ein paar persönliche Impulse für Sie, wie Sie Ihr Zeitmanagement im Projektalltag optimieren können. Mit welchem Tool haben Sie die besten Erfahrungen gemacht? Erzählen Sie mir von Ihren Erfahrungen. Schreiben Sie mir Ihre Ideen per Mail: anastasios.bakirtzidis@newvision.eu

Ich freue mich von Ihnen zu hören und bin gespannt! 😊

... Sie haben Fragen oder Anregungen? Kontaktieren Sie mich: per Mail oder LinkedIn.

Viele Grüße aus Stuttgart!

Euer Anastasios

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Bilder: (c) shutterstock & eigene Aufnahmen (c) newvision

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