HOAI ist die Abkürzung für „Honorarordnung für Architekten und Ingenieure" und es handelt sich dabei um eine rechtliche Verordnung in Deutschland. Ihr Sinn ist die Regelung der Honorare für die Planungsleistungen dieser Berufsgruppen. So weit, so gut. Ein wichtiger Bestandteil der HOAI sind mitunter die sogenannten Leistungsphasen – der Fokus dieses Artikels. Sie segmentieren die Prozesse der Planung und Realisierung eines Bauprojekts in insgesamt neun aufeinanderfolgende Schritte.
Die 9 HOAI-Phasen haben speziell für Ingenieurbüros einen hohen Stellenwert, weil damit die Kalkulation einer angemessenen Vergütung für getane Arbeit standardisiert wird. Dennoch gibt es auch lebhafte Diskussionen um die Novellierung der HOAI – die Anpassung der Leistungsphasen an veränderte Umstände im Baugewerbe wird gefordert.
Ich sehe an dieser Stelle meine Aufgabe darin, Ihnen die einzelnen Leistungsphasen aus meiner eigenen Ingenieursperspektive darzulegen. Und auch praxisnah aufzuzeigen, inwiefern die Einführung von branchenspezifischer ERP-Software in Ingenieurbüros Prozesse rund um die Honorarkalkulation noch weiter vereinfachen kann, so dass die Profitabilität steigt (weitere Detailinfos dazu finden Sie auch in unserem Whitepaper).
Die Leistungsphasen sind dem Bau- bzw. Planungsablauf nach entsprechend chronologisch aufgebaut. Sie enthalten die sogenannten „Grundleistungen" – das sind diejenigen Leistungen, „die im Allgemeinen zur ordnungsgemäßen Erfüllung eines Auftrags erforderlich sind“ (vgl. § 3 Abs. 2 HOAI).
Ebenso werden sogenannte „Besondere Leistungen" in nicht vollständigen Aufzählungen erwähnt. Eine Bewertung dieser Leistungen ist jedoch nicht vorgesehen, weshalb das entsprechende Honorar dafür frei zu vereinbaren ist (vgl. § 3 Abs. 3 Satz 3 HOAI).
Nachstehend finden Sie eine Tabelle mit der Bewertung der einzelnen Leistungsphasen für die wichtigsten Leistungsbilder (das sind die jeweiligen Fachgebiete, die im Bauwesen benötigt werden und definiert sind) gemäß HOAI. Diese Tabelle stellt die Vorgabe dar, in welchem Verhältnis die einzelnen zu erbringenden Leistungen je Phase zueinanderstehen, oder anders gesagt, welchen Leistungsanteil die einzelne Phase zur Gesamtleistung hat.
In diesem Blogbeitrag wollen wir uns auf die Sicht der Ingenieure (der Architekt kommt bei uns an anderer Stelle auf seine Kosten) auf die HOAI fokussieren, also auf die letzten beiden Spalten der Tabelle. Primär aber auf die „Technische Ausrüstung“. Grundsätzlich sind alle Bereiche sehr ähnlich aufgebaut und nachfolgende Erkenntnisse erlauben auch Rückschlüsse auf die übrigen Leistungsbilder.
Wie bereits erwähnt, bilden die einzelnen Leistungsphasen den Planungs- bzw. Bauablauf chronologisch ab und spezifizieren im Detail die jeweils zu erbringenden Leistungen des Ingenieurs respektive Fachgebietes. Im Bereich der „Technischen Ausrüstung" umfasst die Planung fachlich beispielsweise Anlagen für (Ab-)Wasser, Wärme- und Kälteversorgung, Lüftungstechnik, Stark- und Schwachstrom (IT), Fördertechnik oder Gebäudeautomation.
Wie der Name schon sagt, werden in dieser Phase Grundlagen erhoben, Aufgabenstellungen geklärt, sowie Bedarfsplanungen wie beispielsweise nach Leistungsbedarf durchgeführt. Obendrauf werden gegebenenfalls Erschließungsüberlegungen angestellt, die Ergebnisse zusammengefasst und dokumentiert.
In dieser Phase werden die – entweder zuvor ermittelten oder zur Verfügung gestellten – Grundlagen analysiert, und daraus ein Planungskonzept erarbeitet. Dieses beinhaltet unter anderem die Vordimensionierung der wichtigsten und bestimmenden Systeme
unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeits(vor)betrachtungen,
das Suchen und Abwägen von Alternativsystemen,
Abschätzen vom Raumbedarf der Anlagen,
Aufstellen von Funktionsschemata,
und das Klären wesentlicher fachübergreifender Prozesse.
Dazu gehören auch Kostenschätzungen und Terminplanungen in der gegebenen Tiefe (2. Ebene nach DIN 276) sowie womöglich bereits Vorverhandlungen mit Behörden.
In dieser Phase, die auch System- und Integrationsplanung genannt wird, wird das Planungskonzept unter Berücksichtigung aller fachspezifischen Anforderungen bis zum vollständigen Entwurf durchgearbeitet. Beginnend beim
Festlegen aller Systeme und Anlagenteile,
über deren Berechnung und Bemessung,
Abschätzen der Betriebskosten,
Abstimmen des Platzbedarfes der technischen Anlagen,
bis hin zu den Auflistungen aller Anlagen mit technischen Daten und Anlagenbeschreibungen.
Die Ergebnisse in Form von Plänen, Schemata, technischen Berechnungen und Beschreibungen beziehungsweise Angaben wie Durchführungen und Lastangaben für Tragwerksplaner werden an die einzelnen Planungsbeteiligten übergeben. Ebenso erfolgt die Fortführung der Verhandlungen mit Behörden wie die Kostenberechnung in der nächsten Genauigkeitsstufe und Kontrolle durch Vergleich mit der Schätzung aus der Vorplanung.
Die Genehmigungsplanung umfasst das Erarbeiten und Zusammenstellen aller erforderlichen Daten und Nachweise für öffentlich-rechtliche Genehmigungen oder Zustimmungen je nach Art und Verwendungszweck des Bauvorhabens.
Die Unterlagen werden den Behörden vorgelegt. Dann erfolgen zumeist mündliche Behördenverhandlungen, bei denen das Mitwirken zur Erlangung aller notwendigen Bewilligungen ebenfalls Bestandteil dieser Phase ist.
Hier findet auf Basis der Ergebnisse aus den Phasen 3 und 4 das detaillierte Erarbeiten von ausführungsreifen Lösungen für die jeweiligen Fachplanungen statt. Terminpläne werden ebenso fortgeschrieben wie die Ausführungspläne aufgrund der Ausschreibungsergebnisse (Phase 5 läuft also parallel mit Phase 6 und 7 weiter). Damit stellt die fertige Ausführungsplanung die vollständige Basis für die vom ausführenden Unternehmen durchzuführende Montage- oder Werkstattplanung dar.
Die Prüfung dieser Montage- und Werkstattpläne auf Übereinstimmung mit der Ausführungsplanung ist genauso Bestandteil dieser Leistungsphase.
Diese Phase umfasst alles im Zusammenhang mit der Erstellung der Leistungsverzeichnisse: Mengenermittlung, Zusammenstellen der Vergabeunterlagen, Kostenermittlung und Kostenkontrolle.
Folgende Aktivitäten sind normalerweise Bestandteil der Mitwirkung bei der Vergabe innerhalb der Leistungsphasen der HOAI:
Einholen und Prüfen von Angeboten,
Aufstellen von Preisspiegeln,
Führen von Bietergesprächen,
Vergleichen der Ausschreibungsergebnisse mit den Kostenberechnungen,
Erstellen von Vergabevorschlägen,
und Zusammenstellung der Vertragsunterlagen.
Besser bekannt als „Bauüberwachung“ geht es in dieser Phase um das Überwachen der Ausführung des Objektes auf Übereinstimmung mit allen vorangegangenen Planungsentscheidungen und Genehmigungen. Dies inkludiert das Mitwirken bei der Koordination aller Beteiligten am Bau sowie am Terminplan, am Führen des Bautagebuches, an den Leistungs- und Funktionsprüfungen, an der Aufmaß- und Rechnungsprüfung, Kostenkontrolle, bis zur Abnahme, Zusammenstellung der Dokumentationen und Überwachung der Mängelbeseitigung.
Während des Gewährleistungszeitraums (zumeist 3 oder 5 Jahre) beziehungsweise zu dessen Abschluss erfolgen in dieser Phase (abschließende) Objektbegehungen zur Mängelfeststellung. Zusätzlich fällt darunter das Mitwirken bei deren Behebung und bei der Freigabe von Sicherheitsleistungen.
Die Kostenberechnung nach HOAI erfolgt entsprechend dieser vorgestellten Leistungsphasen, wobei in der obenstehenden Tabelle bereits die Aufteilung des Honorars auf die einzelnen Phasen vorgegeben ist. Grundsätzlich wird das Honorar über die angenommenen Herstellkosten der zugrundeliegenden Gewerke, für welche die Fachplanungen durchzuführen sind, ermittelt.
Dabei kommt es nicht nur auf die Höhe der Herstellkosten an, sondern unter anderem auch auf den Schwierigkeitsgrad der Planungen aufgrund der Bauanforderungen.
Jede Angebotserstellung ist für den Ingenieur eine umfangreiche und sowohl zeit- als auch kostenintensive Tätigkeit, von der nicht zuletzt der (kaufmännische) Erfolg des Unternehmens abhängig ist. Gilt es doch einerseits ein konkurrenzfähiges Angebot zu erstellen, um möglichst einen Zuschlag zu erhalten. Andererseits aber auch entsprechend optimierte Gewinne zu erzielen. Das alles bei gut kalkulierter Risikoabwägung und im Einklang mit der eigenen Ressourcenplanung.
Genau hier kann eine gute ERP-Software, welche wirklich exakt auf die Branche zugeschnitten ist („von Ingenieuren für Ingenieure“), massive Vorteile bieten. Denn reine HOAI-Rechner und Angebotstools gibt es viele, aber integrierte Systeme mit Vorteilen wie folgt, nur wenige:
sofort verfügbare Projektstruktur direkt aus der Angebotskalkulation heraus
Integration der Ressourcenplanung, Stichwort RTF (Reporting The Future)
Soll-Werte je Leistungsphase direkt aus dem HOAI-Modul heraus (zum Beispiel Soll-Stunden je Ressource/Ressourcengruppe, Kosten)
Verzahnung mit der Zeiterfassung (Soll-Ist-Vergleiche, Phasenplanung)
sofortige Kostenwahrheit bei Projektstart inklusive Berücksichtigung von Anfangskosten (etwa für die Angebotserstellung, Wettbewerbsteilnahme, etc.)
Rückkalkulationsmöglichkeit aus früheren Projekten (beispielsweise für Kennzahlen)
integrierte Gemeinkostenermittlung und Stundensatzkalkulation je Ressource
Eine Gebührenordnung für zu erbringende Leistungen in der Baubranche zu haben, ist aus mehreren Gründen für alle Projektbeteiligten sinnvoll und wünschenswert: Sie garantiert unter anderem die Vergleichbarkeit von Angeboten, erhöht die Sicherheit in Bezug auf zu erbringende Leistungen und bietet generell eine gute Strukturierung der gesamten Thematik.
Gleichzeitig werden der Aufwand für eine Angebotserstellung nach HOAI sowie Potentiale, die sich bei der Wahl des für das eigene Unternehmen optimal passenden Tools bieten, meist unterschätzt. So arbeiten selbst heute noch viele Ingenieurbüros mit zum Teil „selbstgestrickten Lösungen“ in Microsoft Excel und Co, und vergessen dabei (oder wissen gar nicht?), dass es gerade für Sie perfekt zugeschnittene Lösungen am Markt gibt. Diese würden die Arbeit massiv erleichtern und das wirtschaftliche Ergebnis deutlich verbessern.
Wie? Das können Sie in unserem Produktfolder zur Business Software ingo365 entdecken:
Das Honorar nach HOAI wird nach Herstellkosten der innerhalb der gewünschten Fachplanungen umfassenden Gewerke berechnet. Dabei wird ein Prozentsatz der Herstellkosten aus einer vorgegebenen Tabelle beziehungsweise einer entsprechenden Formel ermittelt. Das berücksichtigt unter anderem auch den Schwierigkeitsgrad der zu leistenden Arbeiten.
KostengruppenDie HOAI spricht bei der Ermittlung von anrechenbaren Kosten nie explizit von Kostengruppen (zum Beispiel nach DIN 276). Vielmehr befasst sie sich mit der grundsätzlichen Anwendung allgemein anerkannter Regeln der Technik oder Kostenvorschriften, worunter auch eine Kostenermittlung nach DIN 276 fällt.
Es ist also im Zuge einer Angebotsanfrage respektive Beauftragung nach HOIT zu untersuchen, welche umfassenden Objekte (Bauwerke, Anlagen, Anlagengruppen) der Leistungsbilder ein honorartechnisches Objekt ergeben. Die Kostensumme dieser Objekte findet dann Eingang in die anrechenbaren Kosten einer Honorarermittlung.
ExaktheitDie Baukostenplanung ist ein wesentlicher Bestandteil des Planungsprozesses, welcher sich wiederum über die Leistungsphasen definiert und schrittweise verfeinert. Genau dasselbe passiert auch mit der Genauigkeit der Kostenrechnung in diesem Bereich: Vom Kostenrahmen für die Grundlagenermittlung (1. Ebene nach DIN 276) über Kostenschätzung für die Vorplanung, der Kostenberechnung in der Entwurfsplanung, dem Kostenvoranschlag in Leistungsphase 5 und 6 sowie Kostenanschlag in Leistungsphase 7 bis zur Kostenfeststellung in der Objektüberwachung.
Der Genauigkeitsgrad einer Kostenrechnung ist also abhängig von der jeweiligen Leistungsphase, in der man sich befindet und wird definiert in der HOAI beziehungsweise DIN 276 (Ebene 1 bis 3).
GleichwertigkeitDie einzelnen Leistungsphasen ergeben sich aus einer chronologischen Unterteilung der zu erbringenden Leistungen, beginnend bei der Grundlagenermittlung bis zur Bauüberwachung und Objektbetreuung.
Je nach Phase sind die zu erbringenden Leistungen unterschiedlich aufwändig, was sich in der Bewertung der einzelnen Phasen in Prozent (siehe Tabelle zu Beginn) widerspiegelt. Aus diesem Gesichtspunkt heraus sind die Leistungsphasen nicht als „gleichwertig“ im Sinne von gleich aufwändig zu bezeichnen. Allerdings sind die Phasen aufeinander aufbauend und bedingen einander, sodass nicht einzelne Phasen „ausgelassen“ oder als minderwertig behandelt werden können.
So gesehen sind sie wiederum als „gleichwertig“ zu betrachten.
BranchensoftwareDie Einführung einer zum eigenen Unternehmen passenden branchenspezifischen Business Software ist aus vielerlei Gründen ein Gewinnbringer. Vor allem in Bezug auf kaufmännische und organisatorische Belange kann Sie wahre Wunder wirken. Das deshalb, weil nur wenige Ingenieure bereits heute ein solches integriertes Tool einsetzen, welches von der Angebotserstellung nach HOAI bis zur Schluss-Honorarnote ein durchgängiges System bietet.
Dabei sind die Ersparnisse (sowohl in zeitlicher als auch kostentechnischer Hinsicht) generell enorm. Diese ergeben sich durch passende integrierte Systeme, welche von der Angebotserstellung, über Zeiterfassung, internes und externes Controlling, Buchhaltung sowie Kostenrechnung, Ressourcenplanung bis hin zum Modern Workplace mit Teams-Integration alles bieten.