Alles im Griff: Warum Projektmanagement im Ingenieurbüro der Zukunft zählt

Die Arbeitswelt ist im Wandel und mit ihr das Projekt- & Büromanagement im Ingenieurbüro. Digitale Technologien sorgen für zahlreiche neue Potentiale, aber auch für so manche Herausforderung am Arbeitsplatz der Zukunft. Wie der Ingenieur 4.0 all die wertvollen Chancen nutzen und für sich gewinnbringend in seinen Projekten einsetzen kann, lesen Sie in unserem großen Überblicksartikel von Ingenieuren für Ingenieure.

Inhalt:

• Definition
• 5 Top-Tipps für Büro- & Projektleiter
• Büro- vs. Projektleitung im Planungsbüro
• Büro- & Projektmanagement am Modern Workplace
• Best-of-Breed oder Best-of-Suite
• Kaufmännische Software für Ingenieure
• Excel versus Business Software
• Auswahl der richtigen Software für den Ingenieur 4.0
• Büro oder Digital Workspace
• Zusammenarbeit am Arbeitsplatz der Zukunft
• Neue Arbeitswelt des Ingenieurs 4.0
• Fazit

Definition von Projektmanagement

Projektmanagement ist ein Begriff, der sehr weite und vielfältige Themenbereiche umspannt. Grundsätzlich ist, wie der Name schon sagt, jedoch immer damit gemeint, ein Projekt möglichst erfolgreich "zu managen". Es also zu leiten, zu steuern und hoffentlich in allen Aspekten zum gesteckten Ziel zu führen. Dabei geht es um Themen wie Terminplanung, Ressourcenplanung, Kostenverfolgung und -einhaltung, kaufmännische und organisatorische Umsetzung sowie Optimierung. Zusätzlich natürlich auch die (meist) technische Abarbeitung und erfolgreiche Realisierung des Projektes. 

5 Top-Tipps für erfolgreiches Büro- & Projektmanagement:

Ob nun Projektmanager oder nicht - folgende Tricks haben wir persönlich immer als die größte Hilfe und Bereicherung in unserer eigenen Arbeit empfunden:

1. Konsequente Trennung der Aufgabenbereiche vermeidet Kompetenzkonflikte und sorgt für nachhaltigen betriebswirtschaftlichen Erfolg im Ingenieurbüro.

2. Regelmäßige Abstimmung bei Kompetenzüberschneidungen beugt Missverständnisse vor.

3. Evaluierung durch das gesamte Team sowie gemeinsame Entscheidungen erhöhen die Akzeptanz für neue Wege und Lösungen.

4. Offene Feedbackkultur und Ermutigung zur Kritik sorgt für eine gute, produktive Teamarbeit.

5. Die Anwendung digitaler Lösungen steigert die effiziente Zusammenarbeit im Projektteam.

Projektleitung versus Büroleitung 

Im hektischen Büroalltag verschwimmen die Grenzen zwischen Büro- und Projektorganisation nur allzu leicht. Insbesondere in kleinen Unternehmen, wo Büroleitung und Projektmanager häufig von einer einzigen Person verantwortet werden. Es lohnt sich allerdings, zwischen diesen Aufgaben strikt zu trennen, um nicht im Chaos unerledigter Aufgaben, unklarer Zuständigkeiten und pauschaler Schuldzuweisungen zu versinken. 

Aufgaben des Büroleiters im Ingenieurbüro:

• fungiert als Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung und Projektleitern
• erledigt die administrativen Agenden
• stellt administrative Tools und Vorlagen bereit 
• sorgt für reibungslose Projektstrukturen
• entwickelt Standardprozesse für die Projektarbeit
• kontrolliert die Umsetzung der vorgegebenen Vorlagen bzw. Verfahren
• plant unternehmensweite Ressourcen und Kapazitäten
• überwacht und evaluiert die Projektteams
• überwacht und optimiert fortlaufend die internen Projektstrukturen
• verwaltet das Firmenbudget und stellt Ressourcen bereit
• organisiert Hard- und Software, kümmert sich um Update-Management
• ist verantwortlich für optimale Arbeitsbedingungen und den Modern Workplace

Aufgaben des Projektmanagers im Ingenieurbüro:

• plant, steuert und managt den individuellen Projektverlauf
• agiert als Schnittstelle in der Sandwichposition zwischen Management, Projektmitgliedern, Büroleitung und Auftraggeber
• ist zentraler Ansprechpartner des Auftraggebers
• verantwortet Leistungserbringung und Problemlösung
• übernimmt Kundenberatung & -betreuung
• begleitet das Projekt über die gesamte Laufzeit
• übernimmt die Ressourcen-Koordination im Projekt
• hat Leitungs-, Führungs- und Motivationsfunktion für Projektmitarbeiter und externe Dienstleister inne
• gibt Prioritäten und Zielen des Projekts vor
• verantwortet zeitliche und ökonomische Zielvorgaben des Auftraggebers
• optimiert den Projektablauf unter Berücksichtigung der Kundenanforderungen und der bürointernen Richtlinien des Managements
• dokumentiert die Projektphasen und bewertet das Projekt regelmäßig
• verantwortet die Qualitätskontrolle, evaluiert den Projektablauf und gibt der Büroleitung wertvolles Feedback für künftige Verbesserungen

Eine Vermischung der Agenden führt zu unklarem Aufgabenverständnis, Rollen und Zuständigkeiten mit wenig gewinnbringenden Ergebnissen. Denn der Überblick geht verloren, Fehler bei der Projektabwicklung passieren, Redundanzen schleichen sich ein und Aufgaben werden doppelt erledigt oder gar nicht. Besonders am modernen Arbeitsplatz sorgen neue Lösungen und Methoden für die Optimierung eingeschliffener Workflows.

Projekt- & Büromanagement am Modern Workplace

Die Verbreitung digitaler Technologien schreitet zügig voran. Die Baubranche hinkt allerdings noch etwas hinterher, denn laut Digitalisierungsindex 2019/2020 erreicht die Branche gerade einmal 52 von 100 Punkten – haarscharf am „Nicht Genügend“ vorbei. In den Bereichen Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit, Compliance und Datensicherheit liegt also enormes Verbesserungspotential. 

Auch das Projektmanagement lässt sich mit digitalen Lösungen spürbar effizienter und komfortabler für die Firmen und alle Beteiligten gestalten. Denn am Modern Workplace spielen orts- und zeitunabhängiges Arbeiten, geräteübergreifende Zugriffe sowie datengesteuerte Entscheidungen eine immer wichtigere Rolle. Die Umstellung auf eine moderne, digitalisierte Arbeitsumgebung mit einer für Ingenieurbüros geeigneten Business Software ist effizient und spart Zeit, Nerven sowie Kosten.

7 Profi-Tipps, um am Modern Workplace Zeit und Kosten zu sparen

1. Implementierung einer zentralen Business Lösung:
   Investition in eine Best-of-Suite Lösung, also eine zentrale Plattform statt vieler verschiedener Tools, die nicht oder nur rudimentär “miteinander reden”.
2. Nachhaltig Effizienz steigern:
   Kostensenkung und Gewinnerhöhung durch effizienteres, digitalisiertes Büromanagement.
3. Unterschiedliche Arbeitsweisen vereinen:
   Freie Kreativarbeit, strukturiertes Büromanagement und gewinnbringende Zusammenarbeit auch über große Distanzen hinweg.
4. Systematische Ressourcenplanung:
   Effiziente Planung aller Ressourcen und Kapazitäten in Echtzeit und automatisierte Reports durch kaufmännische Software wie ingo365.
5. Datenanalyse für bessere Entscheidungen:
   Einfache Datenanalyse mit geringem Aufwand zur Identifikation von Optimierungspotenzialen und Performancesteigerung im Unternehmen.
6. Mut zum (digitalen) Wandel:
   “Wild” gewachsene Infrastruktur über Bord werfen und den Schritt zu zukunftsweisenden Lösungen wagen, ohne dabei auf erarbeitetes Know-How und vorhandene Alt-Daten verzichten zu müssen.
7. IT-Sicherheit ernst nehmen:
   Mit einem durchdachten und nachhaltigen IT-Security Konzept Kundendaten schützen und Cyber-Angriffen vorbeugen.

Die Digitalisierung und digitale Transformation erfordern ein Umdenken und Hinterfragen herkömmlicher Strukturen, alteingesessener Verfahren und Praktiken. Neue Strukturen, neue Arbeitsweisen, neue Konzepte sind notwendig. Kostensenkungen und Effizienz lassen sich mit einem Best-of-Suite Ansatz, durch automatische Datenverwaltung und -auswertung bewirken, benötigen aber auch den Willen und den Mut zur Veränderung.

Best-of-Breed vs. Best-of-Suite im Ingenieurbüro 

Für den Einsatz von Software Lösungen im Planungsbüro bieten sich zwei grundlegende Kategorien an:

1. Best-of-Breed: Für jeden Bereich die am besten geeignete Software und damit ein ganzes Sammelsurium an unterschiedlichen Tools.

2. Best-of-Suite: Intelligent vernetzte Tools, die in eine Gesamtlösung eingebunden sind und damit nur eine einzige zentrale Plattform. 

Best-of-Breed im Planungsbüro

Dass in der Vergangenheit in Ingenieurbüros tendenziell eine Vielzahl an Tools verwendet wurde, hat mehrere Gründe:

• persönliche Vorliebe: jeder Mitarbeiter des Teams verwendet seine bevorzugte Software.

• fachspezifische Gründe: jeder Fachbereich greift auf die am besten passenden Tools zurück.

• Kosten: viele Tools stehen kostenlos zur Verfügung.

• gewachsene Strukturen: im Lauf der Zeit angehäuftes Set an Software-Tools.

• Evolution: neue Mitarbeiter bringen ihre bevorzugten Tools mit. 

Best-of-Suite im Planungsbüro

Immer mehr Planungsbüros erkennen den Vorteil einer zentralen Software Lösung, wo alle Daten zusammenlaufen und Projekte integrativ verwaltet werden. Und zwar mit folgenden Vorteilen:

• Übersicht: Projektverantwortliche und Geschäftsführung behalten alle Projekte in Echtzeit im Blick.

• Aktualität: alle Daten stehen rund um die Uhr in Echtzeit zur Verfügung.

• Synergien: ein homogenes System von der Angebotserstellung bis zum erfolgreichen Projektabschluss spart Zeit und Kosten, die schnelle und zentrale Datenabfrage ermöglicht hochwertige Kundenbetreuung.

• Optimierung: alle Infos sind über ein einziges System abrufbar, das Bauprojektmanagement wird verbessert, Informationen stehen rascher zur Verfügung.

• Datenkonsistenz: intelligent vernetzte Tools sind weniger anfällig für Fehler und Datenverluste. Dateninkonsistenzen mit unterschiedlichen Informationen an verschiedenen Stellen werden vermieden.

Insgesamt bringt der Best-of-Suite-Ansatz Übersichtlichkeit, Transparenz und Automatisierung ins Ingenieurbüro der Zukunft. Voraussetzung dafür ist allerdings eine geeignete zentrale Business Lösung, wie beispielsweise eine gesamtheitliche kaufmännische Software, wo alle Daten des Projektmanagements zusammenlaufen.

Kaufmännische Software für den Ingenieur 4.0

Digitale Lösungen sorgen nicht nur für eine gute Zusammenarbeit und effiziente Prozesse, sondern eröffnen auch neue Geschäftsfelder. Die Bewältigung künftiger wirtschaftlicher Veränderungen hängt wesentlich vom erfolgreichen Projekt- und Büromanagement als essenziellen Erfolgsfaktoren in jedem Ingenieurbüro ab. Eine kaufmännische Software wie ingo365 für Ingenieurbüros stellt dabei eine gewinnbringende Basis dar:

Vorteile von ingo365 fürs Projektmanagement:

• datengesteuerte Auftragsverwaltung & Projektcontrolling
• optimal zugeschnittene Benutzerrollen und übersichtliche Dashboards für jede Ressourcengruppe
• Benutzeroberfläche individuell anpassbar
• projektspezifische, automatisierte Ablage von Dokumenten & E-Mails
• nachhaltige und einfach auf Stand zu haltende Liquiditätsplanung
• automatisierte Datenverarbeitung in allen Projektphasen:
  Projektanlage und -strukturierung, Planung, Projektdurchführung, Abnahme
• u.v.m.

Vorteile von ingo365 fürs Büromanagement:

• Professionelle Angebote vorlagenbasiert (z.B. auf Basis HOAI) erstellen, Rückkalkulation, Workflow und Erinnerungsfunktion inklusive.
• Zeit- & Leistungserfassung für das eigene Unternehmen und für Subunternehmer
• Nachhaltige Ressourcen- & Kapazitätsplanung 
• Terminplanung und Projektüberwachung
• Liquiditätsplanung für das gesamte Unternehmen
• Buchhaltung auf Knopfdruck, d.h. automatisiertes Rechnungs- und Mahnwesen und Übergabe aller erforderlichen Daten
• automatisiertes Vertragsmanagement 
• strukturierte Honorarerstellung & Zahlungspläne
• projektorientierte Ablage aller digitalen Daten: Nachrichten der persönlichen E-Mail-Adresse, Office-Dokumente und Planunterlagen direkt aus allen gängigen Applikationen
• u.v.m.

Excel vs. zentrale Business Lösung

Zugegeben: Man kann einen Baum zur Not auch mit einem Schweizer Messer absägen. Eine Motorsäge ist dafür allerdings wesentlich besser geeignet. Ähnlich verhält es sich mit Microsoft Excel: Das Tool ist im Ingenieurbüro hervorragend geeignet für schnelle Kalkulationen und technische Berechnungen. Bei komplexeren Aufgaben im Büro- und Projektmanagement mit Excel stoßen die Anwender aber schnell an ihre Grenzen. Da hilft noch der beste Excel-Kurs nichts.

Am modernen Arbeitsplatz des Ingenieurs 4.0 sind in einer zentralen Business Lösung dagegen alle kaufmännischen und organisatorischen Prozesse auf einer Plattform zusammengeführt. In ingo365 beispielsweise ist so viel Software für Ingenieure integriert, dass es nur noch weniger zusätzlicher Tools bedarf. Außerdem ist die Lösung einfach zu bedienen und kann selbst komplexe Sachverhalte schnell und unkompliziert abbilden. Der Grund? ingo365 wurde von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt. Die spezifischen Anforderungen von Planungsbüros wurden daher auf Basis von jahrzehntelangen praktischen Erfahrungen perfekt alltagstauglich umgesetzt.

Auswahl der richtigen Business Software im Ingenieurbüro

Die Auswahl der richtigen Software für Ingenieure hängt von verschiedenen Kriterien ab. Folgende 4 Themen stehen dabei im Fokus:

1. Funktionalität:
   Welche Funktionen bietet das Produkt, ist es für Teamarbeit geeignet und kann es Geschäftsprozesse respektive die Projektleistung verbessern?

2. Kosten:
   Wie wirkt sich die Anschaffung einer Business Software auf die Kostensituation und damit den Return on Investment (ROI) aus?

3. Alltagstauglichkeit:
   Ist die Software für den Geschäftsalltag geeignet, bewirkt sie eine spürbare Verbesserung für Mitarbeiter und Teams?

4. Skalierbarkeit:
   Wächst die Software mit meinem Unternehmen mit? 

Im Zuge der Entwicklung des digitalen Arbeitsplatzes in Planungsbüros und der zunehmenden digitalen Transformation über alle Branchen hinweg drängt sich eine weitere Frage auf: Brauchen Ingenieure in Zukunft überhaupt noch ein Büro?

Büro für den Ingenieur 4.0: Ja oder nein?

Immer größere Bereiche der Arbeitswelt lassen sich digital abbilden, bearbeiten und erledigen. Heutzutage findet - überspitzt formuliert - das gesamte Ingenieurbüro Platz in einer Laptoptasche. Der Modern Workplace des Ingenieurs 4.0 macht es möglich und die Transformation vom zentralen Büro zum Modern Workplace ist längst im Gange. 

Argumente gegen ein Büro:

• Kosten sparen: Das Budget für repräsentative Büros entfällt.

• Moderne Tools ersetzen Bürostrukturen: Zusammenarbeit und Kommunikation erfolgen bereits jetzt schon häufig physisch dezentral, aber über zentrale elektronische Cloudlösungen.

• Kürzere Arbeitswege: Zentral verwaltete Daten und Informationen können über mobile Endgeräte von überall abgerufen werden.

• Unabhängigkeit: Büroarbeit folgt etablierten Strukturen und Ritualen. Ortsunabhängiges Arbeiten bietet Raum für flexibles Handeln.

• Individuelle Freiheit: Der digitale Workplace ermöglicht mehr individuelle Freiheit bei der Einteilung des Arbeitstags.

Argumente für ein Büro:

• • Erreichbarkeit und Vertrauen: Eine Büroadresse schafft Vertrauen und gibt dem Kunden die Möglichkeit, einen Ansprechpartner persönlich aufzusuchen. Andererseits bilden die fixen Bürozeiten eine Barriere gegen eine Schattenseite des digitalen Wandels: Die Erwartung, für den Kunden ständig erreichbar sein zu müssen.

  • Kreativer Austausch: Das Gesamte ist mehr als die Summe seiner Einzelteile: Interaktive - insbesondere kreative - Gruppenprozesse funktionieren per Videokonferenz nur zum Teil.

  • Informelle Kommunikation: Vieles findet abseits formeller Pfade statt. Ein gemeinsamer Kaffee kann effizienter sein, als ein stundenlanges Meeting.

  • Repräsentative Gründe: Das Büro als Aushängeschild kann die wirtschaftliche Potenz und den Erfolg des Unternehmens dokumentieren.

  • Lebensrealitäten der Mitarbeiter: Nicht jeder Mitarbeiter verfügt zu Hause über einen ungestörten Arbeitsplatz. Mobile Working darf nicht dazu führen, Verantwortung und Kosten der Infrastruktur aufzubürden.

Ganz gleich, ob Projekte mehr oder weniger im Büro abgewickelt werden - die Art der Zusammenarbeit verändert sich laufend und bringt neue Herausforderungen mit. Sie kann nur gut gelingen, wenn sich Ingenieure, Architekten und alle anderen Beteiligten für die neuen Möglichkeiten des digitalen Workplaces öffnen, gemeinsam Erfahrungen sammeln und alt eingefahrene Prozesse modernisieren.

Effiziente Zusammenarbeit am Modern Workplace

Projektplanung, Koordination und Durchführung von Bauprojekten sollten nicht isoliert voneinander betrachtet werden. So sollten etwa Ingenieurbüro und Subunternehmer dem Kunden gegenüber oftmals wie ein einziges Unternehmen auftreten. Intern muss die Kooperation allerdings eine für beide Seiten effiziente und planbare Projektabwicklung ermöglichen. Um auch vor dem Hintergrund des digitalen Zeitalters eine fruchtbare Zusammenarbeit zu gewährleisten, sollten alle Projektbeteiligten die Erfahrungen, Stärken und Skills der anderen Branchenexperten für ihre eigenen Learnings nutzen.

10 Tipps für die Zusammenarbeit zwischen Architekten und Ingenieuren

1. Regelmäßige Koordinierungstreffen auf Augenhöhe von Anfang an: schafft von Beginn an eine belastbare Basis für die Zusammenarbeit.

2. Vertragspflichten gemeinsam abstimmen: bereits bei der Angebotserstellung zwischen Bauherr, Architekt und Ingenieur gemeinsame vertragliche Abmachungen treffen, um spätere Zwiste und Missverständnisse zu vermeiden.

3. Verbindliche Grundlagen und eine gemeinsame Sprachregelung festlegen: erleichtert das Projektcontrolling und schafft klare Verhältnisse.

4. Ingenieure in das Controlling einbinden: deren Expertise liefert wertvolle Inputs - von der Planung bis zur Umsetzung.

5. Zeitpläne realistisch gestalten: Ingenieure stehen laufen in Kontakt mit allen Beteiligten und können den Zeitbedarf am besten einschätzen. Das erleichtert die professionelle Ressourcen- und Kapazitätsplanung.

6. Planänderungen kommunizieren: Planänderungen haben Konsequenzen für nachgelagerte Prozesse. Rechtzeitige und vollständige Kommunikation spart viel Ärger und leere Kilometer.

7. Kooperationskultur in der Ausbildung verankern: Kommunikative Kompetenzen schon bei der Ausbildung fördert die Kooperationsbereitschaft in der Praxis.

8. Interdisziplinarität durch gemeinsame Fortbildung:
   Gemeinsamkeiten schaffen Verständnis. Koordinierte Fortbildungsmaßnahmen sind eine Möglichkeit, die Interdisziplinarität zu fördern.

9. Chancen der Digitalisierung nutzen:
   Building Information Modeling (BIM) als Basis für die integrierte Planung von Bauprojekten. Cloud-Technologie und kooperationsfähige integrative Software wie ingo365 heben die Möglichkeiten der Zusammenarbeit auf ein neues Level.

10. Gemeinsame Learnings nutzen:
    Eine Kultur der Offenheit schafft Vertrauen und die Möglichkeit, von den Learnings aus den Problemen, Stärken und Schwächen des Kooperationspartners zu profitieren.

7 Learnings von Ingenieuren für Architekten

1. Strukturierte Arbeitsweise: Ziele werden planmäßig erreicht, Aufgaben verlässlich erledigt. Strukturiertes Arbeiten ist eine der Stärken von Ingenieuren.

2. Praktikable Lösungen: Ingenieure orientieren sich an effizienten und praxisorientierten Lösungen auf dem letzten Stand der Technik.

3. Prozessorientierung: langfristige Projekte lassen sich nur mit prozessorientierter Herangehensweise erfolgreich durchführen.

4. Holistische Betrachtungsweise: Mit Blick auf die praktische Umsetzbarkeit verliert der Ingenieur das große Ganze nicht aus den Augen.

5. Schnittstellenfunktion: Der Ingenieur befindet sich im Projektablauf in einer Sandwichposition zwischen Bauherrn/Architekt und ausführenden Unternehmen. Deshalb ist er von Natur aus Experte in Sachen Schnittstellen. Ein Vorteil, der sich auch von Architekten nutzen lässt.

6. Kommunikationsfähigkeit: In seiner Sandwichposition zwischen den Projektbeteiligten muss der Ingenieur ständig zwischen den unterschiedlichen Interessen vermitteln.

7. Effizienzsteigernde Tools: Digitale Lösungen verbessern die Organisation von Bauprojekten immens. Ingenieure haben keine Berührungsängste mit neuen Technologien.

4 Tipps für die Zusammenarbeit mit Subunternehmern

1. Einheitliche Datenbasis: Eine einfache aber professionelle Dateiablage gewährleistet das rasche Auffinden aller relevanten Daten und Dokumente.

2. Nachhaltige Ressourcenplanung: Fehlt eine Ressourcenplanung beim Planungsbüro oder beim Subunternehmer, gefährden ungenaue Arbeitspakete und unklare Zuweisungen den Projekterfolg.

3. Terminkoordination: Transparenz und Aufgaben-Priorisierung sind das Um und Auf jeder Terminkoordination. Definieren Sie gemeinsam die Dauer der einzelnen Projektschritte.

4. Wirtschaftliche Planbarkeit für alle Beteiligten: Effiziente Zusammenarbeit ist für beide Seiten von Vorteil, denn reibungslose Auftragsabwicklung wirkt sich positiv auf den Gewinn aus, nachträgliche Streitigkeiten über Leistungsumfang und Deadlines werden vermieden. 

Die neue Arbeitswelt des Ingenieurs 4.0

Digitale Kommunikation via Videokonferenzen, E-Mail und Messenger, die Website als neuer Vertriebspartner und die wachsende Gefahr von Cyberkriminalität. Die Arbeitswelt ist im Wandel und beeinflusst auch das Projekt- und Büromanagement im Ingenieurbüro. So manche Herausforderung ergibt sich aus den neuen Möglichkeiten, aber auch zahllose neue Chancen und Optimierungspotentiale.

Gamechanger Website - Stimmt das?

Gefühlt hat inzwischen auch der Greißler ums Eck ein Content-Management-System (CMS) oder zumindest einen Webshop online. Ein selbst sprechender Domain-Name und eine Website, die alle Stücke spielt: auch für Ingenieurbüros ein absolutes Muss, wenn sie wirtschaftlich erfolgreich sein möchten. Oder? Es gibt durchaus gute Gründe, die dafür sprechen:

• Die Website als digitales Aushängeschild:
  Weil der erste Eindruck zählt – besonders im Internet. Denn Onlinesuche kommt vor dem Erstkontakt.

• Online-Themenführerschaft:
  Mit einer professionellen Webseite setzen Sie den Standard für die Branche – und können mit interessanten Artikeln Kompetenz beweisen und die Themenführerschaft übernehmen.

• Reichweite und Sichtbarkeit:
  Die Webseite ist als Werbemittel unverzichtbar.

• Werkzeug im Sales-Prozess:
  Eine Webseite ist mehr als die Visitenkarte im Netz. Mit geeigneten Mitteln lassen sich Kundenbeziehungen herstellen und pflegen.

• Mitarbeiterbindung & Employer-Branding:
  Attraktive Inhalte spiegeln die Unternehmenswerte wider und sind attraktiv für potentielle Jobbewerber.

IT-Security im Ingenieurbüro - Ein Muss?

Wo Datenaustausch stattfindet, besteht die Gefahr von Datendiebstahl, erpresserischer Datenverschlüsselung und Unternehmensspionage. Das Risiko nimmt am Modern Workplace sogar noch zu, denn die Digitalisierung schafft immer mehr Schnittstellen zwischen der internen IT-Landschaft und der externen Umwelt. Ohne diese Verbindungen zur IT-Außenwelt wären allerdings weder ortsunabhängiges Arbeiten noch die Verwendung von Cloud-Diensten möglich. Dabei wird es immer schwieriger, die Regeln zu definieren, die zwischen autorisierten und unautorisierten Verbindungen unterscheiden, und die Branche der Cyberkriminalität boomt, wie nie zuvor. 

Zusätzlich wird Unternehmen durch die DSGVO ein Katalog an Regeln auferlegt, bei deren Verstoß empfindliche Strafen drohen: Hohe Anforderungen an den Umgang mit Kundendaten, die Aufbewahrungsdauer von Projektdaten und aufwändige Maßnahmen zur Sicherstellung des Datenschutzes. Unternehmen sind daher gut beraten, dem Thema IT-Sicherheit die Bedeutung zuzumessen, die ihm gebührt. 

Diese 5 Profi-Tipps sollte sich jedes Planungsbüro zu Herzen nehmen

1. IT-Outsourcing:

   Holen Sie sich externe Spezialisten, wenn die IT-Fachkompetenz im eigenen Unternehmen nicht ausreicht.

2. Einfache, zentrale Business-Software:

   Ein bunter Strauß zusammengewürfelter Software oder eine digitale Business Lösung wie ingo365? Aus Gründen der IT-Sicherheit ganz klar Zweiteres. Denn ingo365 basiert auf der bewährten Microsoft Standard ERP-Lösung “Dynamics 365 Business Central” und wird auf sicheren Microsoft Azure Cloud Rechenzentren in Europa betrieben.

3. Bewährte Cloud-Anbieter:

   Redundante Rechenzentren, ausgeklügelte Sicherheitskonzepte - bei Cloud-Services sollte man keine Experimente wagen, sondern auf die großen Namen vertrauen.

4. Regelmäßige Pen-Tests:

   Checken Sie regelmäßig, ob die IT-Security einem Hack-Versuch standhält. Denn die Cyberkriminalität entwickelt sich ständig und rasant weiter.

5. Mitarbeiter schulen und sensibilisieren:

   Problembewusstsein schärfen und Kompetenzen für den Alltag vermitteln macht Mitarbeiter vom Sicherheitsrisiko zum Sicherheitsfaktor.

Moderne E-Mail-Ablage - Überflutet oder automatisiert?

E-Mail hat die Art und Weise revolutioniert, wie wir miteinander kommunizieren. Binnen kurzer Zeit wurde es zum primären Kommunikationskanal nicht nur zwischen Privatpersonen, sondern vor allem auch im Business-Bereich und hat der schriftlichen, aber auch der telefonischen Kommunikation den Rang abgelaufen. Die Schattenseite: SPAM und unstrukturierte E-Mail- Clients sorgen für ein heilloses, sicherheitskritisches Durcheinander.

Im digitalen Zeitalter rückt die automatisierte E-Mail Ablage - im besten Fall fest integriert in ein zentrales ERP-System - in den Fokus der Projekt- und Büroleiter in Planungsbüros. Denn mit diesem essentiellen Feature herrscht projektorientierte Ordnung und Informationen bzw. Dokumente lassen sich schnell ausfindig machen. 

Integrierte Buchhaltung

Am digitalen Arbeitsplatz findet Buchhaltung nicht mehr als gesonderte Disziplin statt, sondern als integrativer Teilbereich des modernen Projekt- und Büromanagements. So schließt etwa die integrierte Buchhaltung der zentralen Business Software ingo365 die Lücke zwischen Projektcontrolling und Rechnungswesen nahtlos, was in der neuen Arbeitswelt nennenswerte Vorteile hat:

• Zeitersparnis: nie mehr den Zahlen hinterherlaufen - sie können jederzeit aus dem zentralen System abgerufen werden.

• Vollständiger aktueller Überblick: Informationen über den Projektstatus auf Knopfdruck.

• Weniger Fehler: manuelle Datenmanipulation ist fehleranfällig, automatisierte Datenübertragung reduziert die Fehlerquote deutlich.

• Verlässliche Informationen: alle Informationen sind jederzeit ortsunabhängig verfügbar – unverzichtbar für die Zusammenarbeit mit Subunternehmern und Kunden.

• Kosten sparen: die integrierte Buchhaltung ist kostengünstiger durch die Vermeidung von Doppelgleisigkeiten und Automatisierung zeitraubender Tätigkeiten.

Fazit: Mit ingo365 gelingt Projekt- & Büromanagement im Ingenieurbüro

Herausfordernde Situationen verlangen kreative Lösungen. Die beiden letzten Jahre im Zeichen von Corona haben den Trend zu Modern Workplace und zum digitalen Arbeitsplatz befeuert. Damit verbunden rückte die Organisation der Zusammenarbeit von dezentral arbeitenden Mitarbeitern in den Fokus und plötzlich sehen wir auch die bisherige Arbeitswelt in Architekten- und Ingenieurbüros radikalen Veränderungen unterworfen.

Der Schlüssel zur professionellen Bewältigung all dieser Herausforderungen liegt in der Digitalisierung möglichst vieler Prozesse und der Integration von Projektarbeit und Büroorganisation in einer zentralen Plattform, die allen Anforderungen an die IT-Sicherheit entspricht. Verwirklicht in einer maßgeschneiderten Best-of-Suite Business Lösung für Ingenieur- & Planungsbüros, entwickelt in jahrelanger Zusammenarbeit mit Ingenieuren. ingo365 spart bei der Arbeit Zeit und Geld und unterstützt Sie bei allen kaufmännischen und administrativen Prozessen. 

Anders als andere Softwareentwickler steht unsere Lösung nicht im Zeichen der Technologie, sondern der Anwender. ingo365 wurde von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt. Diese machen sich nicht nur Gedanken um bessere Features, sondern vor allem um die einfache, praxisorientierte und selbsterklärende Umsetzung. Denn nicht die Software soll im Vordergrund stehen, sondern der Ingenieur und die Unterstützung bei seinen zu erbringenden Leistungen.

Laden Sie sich daher eines unserer branchenspezifischen Whitepaper herunter und lesen Sie wertvolle Tipps zum Projekt- und Büromanagement im Ingenieurbüro der Zukunft:

Warum Projektmanagement FAQ