Unternehmenssoftware für Mac-Anwendungen: ingo365 als Praxisbeispiel

Sind Sie ein Kleinunternehmer, der im Alltag nicht auf Windows, sondern Mac setzt? Oder haben Sie im Mittelstand einen Teil Ihrer Abteilungen mit einem MacBook und/oder iPad ausgestattet? Bei beidem handelt es sich selbstverständlich nur um eine rhetorische Frage, weil mit Sicherheit viele Unternehmen auf das Apfellogo vertrauen. Oder Führungskräfte sich aus gutem Grund Macs als Arbeitsgerät wünschen.

Und damit sind die Herausforderungen eines Unternehmens in den Prozessen und Geschäftsabläufen schon vorprogrammiert. Zumeist sind es Mischsysteme aus Windows, Apple und Android-Betriebssystemen, die sich in Unternehmensstrukturen wiederfinden. Was bedeutet, dass eine Unternehmenssoftware natürlich auf allen Systemen laufen und den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden soll.

Die allermeisten Business-Lösungen decken Windows als Betriebssystem, auf dem sie funktionieren, ab. Aber kann die Software, welche das eigene Unternehmen benötigt, auch auf den anderen Systemen sinnvoll verwendet werden? Aus diesem Grund mache ich mich in diesem Artikel auf die Spurensuche, wie Unternehmenssoftware am Mac und mobilen Geräten funktionieren kann. Sowie worauf Sie beim Vergleich der Softwareanbieter achten müssen.

Der Anspruch des vorliegenden Beitrags

Ich werde speziell auf die Aufgaben von ERP-Lösungen eingehen. Damit diese gewinnbringend im Unternehmen eingesetzt werden können, müssen sie fast zwangsläufig auf verschiedenen Betriebssystemen laufen. Arbeiten doch alle Mitarbeiter heute zumindest auf einem Smart-Device (Handy, Tablet) und einem Notebook oder PC. Betrachtet man das Ganze analytisch und mit den Augen einer der heutigen Zeit gerecht werdenden Lösung, so kommt man de facto an einer Cloud und speziell Software as a Service (SaaS) nicht vorbei. Aber gibt es in der Anwendung solcher SaaS-Lösungen zwischen Windows und Mac überhaupt große Differenzen?

Um hier nicht nur eine theoretische Abhandlung zu erstellen, sondern das Thema anhand praktischer Beispiele plakativ zu machen, möchte ich konkret auf die Vorteile der newvision-ERP-Lösung ingo365 eingehen. Denn gerade die Branche der Architekten und Ingenieure ist von jeher eine, welche einen Mix der Systeme (Windows, Mac, Android) stets gelebt hat und immer haben wird. Schon jetzt kann ich folgenden Tipp geben: achten Sie bei Ihrem (zukünftigen) Partner auf Betriebssystem-Diversität!

Welche Aufgaben eine Cloud-ERP für Mac zu erfüllen hat

Cloud-ERP-Software – dieser Begriff muss vom unvorbereiteten Leser zuerst einmal verdaut werden. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass schon der Begriff ERP allein bei mittelständischen Unternehmern wie Anwendern Unwohlsein verursacht. Zu negativ vorbelegt scheint das Thema zu sein. Obwohl ich behaupte, dass viele gar keine Vorstellung haben, was hier konkret für sein eigenes Unternehmen gemeint sein könnte. Erklärt man aber den Sinn von ERP anhand praktischer Beispiele, dann leuchtet schnell ein, welche immensen Vorteile man damit generieren kann.

Denn jedem Unternehmer ist wohl klar, dass Aufgaben wie Adressverwaltung, Projektstrukturierung, Ressourcenplanung, Zeit- und Leistungserfassung, Honorarwesen oder Projekt-Kostenverfolgung zwar meist ungeliebter, aber dennoch notwendiger Teil des eigenen Unternehmens ist.

Bekommt man nun ein Tool in die Hand, welches

• all diese Aufgaben integriert,

• sämtliche Daten zentral und projektorientiert im Hintergrund ablegt,

• intuitiv von überall und jedem Endgerät aus bedienbar ist,

• und somit fast schon spielerisch einen deutlichen Wettbewerbsvorteil bietet,

dann verliert ERP sofort seinen Schrecken.

Prozesse im projektorientierten Unternehmen am Beispiel eines Architektur-/Ingenieurbüros

Die Cloud-ERP-Software ingo365 ist hier ein perfektes Beispiel. Nämlich dafür, wie das Thema ERP bei Architekten oder Ingenieuren einfach und zeitsparend abgedeckt werden kann. Damit man sich wieder vorwiegend auf seine eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren kann.

Durchführung von Projekten

Im Sinne des Projektmanagements sollte eine ERP die gesamte kaufmännische und organisatorische Projektabwicklung abbilden. Das inkludiert alles vom Erstkontakt über Angebotserstellung (zum Beispiel HOAI), Planung, Bauüberwachung bis hin zur Endabrechnung.

Aber selbstverständlich auch:

• vollständiges Projektcontrolling inklusive Zeit- und Leistungserfassung,

• Soll-IST-Vergleiche je Projekt oder unternehmensweit auf Knopfdruck,

• Ressourcenplanung plus Subunternehmermanagement.

Buchhaltung

Das integrierte Modul der Buchhaltungssoftware umfasst die

• Verwaltung von Eingangsrechnungen,

• Honorarnoten,

• (Kassa-)Belegen und Kontoauszügen,

• bis hin zur gesamten Buchhaltung.

Schnittstelle zum Steuerberater

Wer will, verfügt über eine Schnittstelle zum Finanzamt (UVA) und kann ebenso die externe Buchhaltung beziehungsweise den Steuerberater (über integrierte Schnittstellen wie BMD und/oder DATEV) auf Knopfdruck einbeziehen.

CRM

Ein solches ERP-Modul hat seine Stärken unter anderem im Bereich der

• zentralen Adressverwaltung aller Projekt- und Kundendaten,

• Angebotserstellung und

• Auftragsgenerierung.

E-Mail-Ablage

Auch die projektorientierte, vollautomatische E-Mail-Ablage (ein- und ausgehend) sorgt für Ordnung im drohenden Chaos. Ja, das gibt es wirklich und funktioniert praxiserprobt bereits viele Jahre nahezu perfekt!

Unterschiede zwischen Mac-Software und Windows-Tools für Unternehmen

Viele Anwender und Entscheider finden die integrierte und abgeschlossene Apple-Welt, in der alle Produkte perfekt ineinandergreifen, die sichere Systemarchitektur usw. bestechend. Andererseits war aber diese „abgeschlossene“ Welt bisher oft auch ein Nachteil. Insbesondere, wenn man sich im Umfeld anderer bewegte und daher nur Lösungen verwenden konnte, die nicht nur unter Windows, sondern auch am Mac liefen. Dadurch war man zuweilen deutlich eingeschränkt und konnte trotz Hilfsprogrammen wie Parallels Desktop oder VMware Fusion nicht das volle Potential ausschöpfen.

Durch den aktuell massiven Trend in die Cloud- und SaaS-Welt, und damit hin zu rein browserbasierten Lösungen, fallen viele dieser Einschränkungen weg. Man ist nicht mehr entweder an die Mac- oder die Windows-Welt gebunden. “Entweder - oder” wird ersetzt durch “sowohl - als auch”. Allerdings nur dann, wenn die moderne Lösung das auch zulässt und unterstützt. Proprietäre Software, die meist in die Jahre gekommen ist, kann dies leider nicht leisten.

Software für Mac in Ingenieur- und Architekturbüros: ingo365

Gerade Architekten, aber oft auch die Führungsebenen in Ingenieurbüros setzen aus gutem Grund auf Apple-Produkte als Arbeitsgerät. Eignen diese sich doch bestens, um die eigene Kreativität optimal umzusetzen und innovative Lösungen in der eigenen Branche zu entwickeln.

Die Vorteile auf einen Blick

Gut, dass da seit einigen Jahren der unaufhaltsame Trend der Cloud und SaaS (Software as a Service) Einzug gehalten hat. Weniger gut allerdings ist dies, wenn man bisher auf Software gesetzt hat, die proprietär nur ein Betriebssystem unterstützt. Womit man die vielen Vorteile von Mac & Co nicht zu nützen vermag.

Für alle, die aber gerade auf der Suche nach der für sie passenden ERP-Software sind, gilt es hier besonders aufmerksam zu sein:

1. Setzen Sie auf jeden Fall auf offene Standards, Cloud- beziehungsweise SaaS-Lösungen und betriebssystemübergreifende Software. Dann sind Sie für die kommenden Herausforderungen bestens gerüstet.

2. Wenn Sie dann noch eine speziell auf Ihre Branche zugeschnittene Lösung finden, sind Sie auf der sicheren Seite. ingo365 - von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt - und mit jahrelanger Praxiserfahrung bestückt, ist so eine Lösung.

3. So haben Sie die Möglichkeit immer und überall, von jedem beliebigen PC/Mac oder Tablet/Smartphone auf Ihre Daten zuzugreifen und damit ihre Arbeitsprozesse zu optimieren. Das Einzige, was Sie (zumindest temporär) benötigen, ist eine Internetverbindung und ein Browser.

Natürlich gibt es bei professionellen Lösungen wie ingo365 aber auch mobile Apps. Diese erlauben Ihnen beispielsweise, die Zeiterfassung dort vorzunehmen, wo sie gerade sind und ihre Tätigkeit abgeschlossen haben.

Das Fazit: Nicht alle Anbieter liefern die Unterstützung für Mac

Die gute Nachricht zuerst: Wenn Sie nicht bereits langjähriger Anwender von ERP Business Software in ihrem projektorientierten Unternehmen sind, haben Sie heutzutage tolle Möglichkeiten. Verschaffen Sie Ihrem Unternehmen mit moderner, betriebssystemunabhängiger Software einen Turbo Booster. Sie müssen dann bei Ihrer Entscheidung “nur” darauf achten, dass die ins Auge gefasste Software Ihre Bedürfnisse bestmöglich abdeckt. Und dass diese offen für alle möglichen Betriebssysteme und Endgeräte ist (SaaS/Cloud-Lösung). Dann gehört die Einschränkung Ihrer Arbeitsweise ein für alle Mal der Vergangenheit an!

Aber auch, wenn Sie bereits Anwender einer unterstützenden ERP-Software sind, heißt das für Sie nicht, dass Sie keine Wahl haben. In diesem Fall empfehle ich, auf keinen Fall den Vergleich zu scheuen und besser früher als später den eventuell nötigen radikalen Schnitt zu wagen. Denn Unternehmenssoftware auf veralteter Basis, welche irgendwie versucht, an Ihren alten Strukturen festzuhalten und durch Workarounds in die moderne Welt einzutauchen, ist fast zwangsläufig zum Scheitern verurteilt. Seien Sie dann nicht der “ewige Testpilot” eines nicht mehr zu rettenden Systems. Selbst, wenn Ihnen versprochen wird, dass alles gänzlich neu programmiert und entwickelt wird. Denn das dauert meist Jahre, um dann erst recht wieder den aktuellen Entwicklungen hinterherzulaufen. Da ist ein Schnitt, gegebenenfalls mit (sinnvoller) Datenmigration praktisch immer das kleinere Übel!